浅谈怎样做好档案管理工作

郑小成

摘 要：在社会不断的发展的新形势中，如何做好档案管理工作日益重要，新时期做好档案管理工作，使档案管理工作更加规范化，从而促进档案事业与经济社会协调发展，这是每一个档案管理工作人员所思考的问题。本文探讨了当前在档案管理工作存在的问题及解决措施。

关健词：档案管理；管理观念；管理手段；发展目标

一、做好档案管理工作的重要意义

在我国经济全面发展的今天，档案管理工作是单位管理工作的一部分，档案管理工作的好坏是衡量单位管理水平的重要尺度。科学规范的档案管理，可以有效提高工作效率，促进单位健康发展的需要。单位的档案记载着其发展的历程所取得的优秀成果，可以利于决策层及时掌握单位整体经营状况，可以为其进行科学分析，制定发展策略提供依据。另一方面便于社会各方认定单位整体发展状况和经营成果。为与可能合作的社会各方提供有力的支持依据。所在我们要不断地更新档案管理观念，认真做好档案管理工作，不断创新档案管理手段，将档案管理工作和单位的经营管理有效地结合，对于提高企业的管理效率，使企业在市场激烈的竞争中脱颖而出，实现企业发展目标有着重要的影响作用。

二、档案管理工作存在的问题

1. 对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，档案管理工作人员本身对档案管理工作没能给予足够的重视。一此单位的领导缺乏档案管理意识，认为单位的档案管理工作可有可无，认为档案管理无用，，从而导致整个企业的档案管理意识不强，不利于形成管理层关心、重视档案管理工作的氛围，影响了档案管理水平。

2. 档案管理人员工作能力有待进一步提高。档案管理工作的好坏，很大程度取决于档案管理人员的工作态度。档案管理工作人员在实际工作中对档案管理的重要性缺乏认识，从而对工作没有强烈的高度责任感，档案管理人员责任心不强，只是将材料放人档案盒，而没有将档案资料整理及时进行整理、或是档案资料收集不全、丢失等现象发生。在今天日新月异的形势下，对档案管理工作人员的文化素养以及管理操作能力等方面都有着更高要求。而现在的大多数管理人员对档案管理的理论知识没有经过系统的学习，没有积累扎实的管理档案的基本技能，缺乏专业的档案管理人才。

3.档案管理制度不健全。在工作中档案资料收集、保管、借阅、保密等制度不够健全；或是虽然建立了管理制度，却流于形式执行不严。借出的档案不履行借阅手续，有借无还时而有之，时间一长档案资料就不知去向；还有些人借此机会在档案资料上做文章，私自涂改文字或数据用来作自己有利的证据，这样严重损害了企业档案的真实性和利用价值。

4. 对档案管理方法有待更新。目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。三是虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。

三、做好档案管理工作的建议

1. 提高对档案管理工作的重要性的认识。档案管理工作人员对工作的认识程度决定着他们工作效率、工作质量，是做好档案管理工作的基础，在很大程度上决定着档案工作质量。要把档案工作做好，领导和档案管理人员都必须要充分认识到档案管理工作的重要性。

2. 不断学习，提高管理工作能力。档案记载着丰富的信息，档案管理是一门专业性很强的工作，档案管理工作趋向数字化、信息化发展这些都是在信息社会对档案工作的要求，实现人事档案计算机辅助管理势在必行，利用计算机等现代化手段整理档案，来完成文件的起草、修改、检索、打印、汇集统计等任务，可以有效提高工作效率，这也是档案工作者的必然方向。对档案工作人员的管理工作能力也提出了新的更高要求，作为档案工作人员，通过各种方式如通过自学或是参加培训等学习专业知识，使自己掌握扎实的管理档案的基本技能，不断提高自身的业务素质，积极探索新的管理模式，并灵活运用到实际工作之中，提高档案管理工作的质量，更好地为新时期的档案管理工作服务。

3.加强制度建设，健全档案管理制度。加强制度建设，要建立健全档案管理规章制度。规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

4.运用办公自动化对档案管理方法进行更新。随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都依照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。因此，要发挥计算机的管理优势，减少手工操作，提高工作效率。

总之，在新的歷史条件下档案工作必须要紧紧联系时代发展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设。

参考文献：

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