高校档案管理工作中存在的问题与对策分析

黄雯

【摘要】高校档案管理工作是学校各个时期的面貌的最真实的记录，也是学校教学科研、行政管理、校史编修等工作中的“重头戏”。在整个学校的整体管理工作中，占据着非常重要的位置。近年来，随着科技的发展和信息技术的进步，高校档案管理也有了突飞猛进的发展，在档案工作更快捷、更方便、更翔实的同时，档案管理也面临着新的挑战。本文从强化档案管理工作的宣传，提高档案工作人员专业素质和专业技能，注重对高科技工具和现代化技术的利用与实施，才能有效解决当今档案管理工作中存在的问题，发展和完善档案管理工作。

【关键词】高校档案管理 问题 对策

【中图分类号】G64 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2015）03-0025-02

一、高校档案管理工作对高校发展的重要作用

做好一个学校的档案工作，对记录学校发展历史、调整科研和教学方向、改善学校管理方法等工作有重要的辅助和促进作用，是一个学校有序发展、有效管理的前提，是学校进行各项管理工作的前提，是推进科研和改革教学的依据，是评估教师工作能力和工作成绩的基础数据。严谨高效的档案管理工作，不仅能起到记录的作用，同时也是重要的信息储备。档案管理工作是否规范、档案内容是否齐全准确、归档方式是否科学，都将直接关系到高校的发展。

二、目前高校档案管理工作中存在的问题

1.对档案管理工作的重视程度不够

目前，部分高校对档案管理工作不够重视，认为档案管理工作既不能直接提升学校名誉，又不能带来直观的经济效应，常规的教学和管理工作已经很繁重，委派足够人力负责此项工作会影响其他工作的正常进行，而为档案管理工作聘用专业人才又“不够经济”，没有把档案工作放在其应在的地位上，管理意识淡薄，造成档案管理力度严重不足，各种资料流失严重，相关统计数据准确性差，甚至有用相同材料“凑数”或是杜撰数据的现象。档案工作不被重视，导致部分高校档案管理工作发展缓慢。

2.档案管理的手段和方法滞后以及宣传不够

科技在发展进步，档案管理方法当然也应随之进步。然而目前不少学校的档案管理还只是建立在计算机系统编目和检索上，只是单纯的对档案按日期或类型进行录入，甚至有些学校的纸质旧档案都没有被收入，更不必提照片、音频、视频等多媒体文件，这极大地阻碍了档案管理工作的发展，也不利于为学校的日常管理和发展提供服务。随着现代技术和信息化的不断发展，这样的档案管理方式，是无法满足用户越来越高的要求的。人们对于各类高科技的高准度信息的需求越来越大，而高校的档案则是获取此类信息的一个重要途径和场所。然而，由于目前档案管理部门并不重视对自身工作的宣传，也没有主动增强和外界的沟通，市场意识淡薄，导致需要的人得不到资料，而档案室中的资料又大量闲置。再加上档案管理人员中有很多人还有“档案保密”的陈旧思想，也在很大程度上限制了档案的利用和开放。

三、解决高校档案管理工作中存在问题的对策

1.加强对档案工作的宣传

可通过多种形式对档案工作进行宣传，例如：举办相关展览、召开档案工作会议或发布会，在报刊杂志上发表档案工作的相关文章等等，使不从事档案管理工作的人对此项工作也有一个基本的了解；同时也可以编印宣传册和档案编目发放或在网络上提供下载，这样既可以提高人们的档案意识，又便于需要利用档案的人进行查找，以提高档案的利用率。

2.完善档案管理制度

想要档案管理工作井井有条，效果卓然，就必须建立健全的档案管理制度，或对现有的档案管理制度进行完善。《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》是高校制定档案管理办法、完善现有档案管理制度的依据，档案管理工作的任何方面都应符合该法律的规定。这是档案管理工作高效进行的前提，同時，这也可以保证该工作的健康发展。另外，在对档案管理工作进行完善时，应将各项工作落实到个人，以保证工作的保质保量完成。而只有紧跟时代步伐，才能不断提高档案管理工作的效率和质量，既提高档案利用率，又减少档案管理工作的无效工作量，避免浪费，做到档案编目更明晰易查、归档速度更快、门类分类更合理。

3.提高原始资料的收集能力和整理水平

应保证收集到的内容的完整性和正确性。档案能否被有效的利用，很大程度上决定于该档案的内容是否齐全、完整、正确。只有这样的档案才是符合要求的档案，也才是能给广大利用者带来帮助的档案。因此，在归档时，档案管理人员应对档案的齐全和正确性进行检查，如果不满足要求，则应尽量对其进行补充和订正。但是，若无法对档案进行补齐，则应在档案内附上说明材料，而不是通过凑数甚至编造等方式“补齐”。不正确不真实的档案资料是没有任何价值的。档案是高校发展历史的真实记录，是校园精神的最佳体现，具有较强的凭证性。档案人员应放弃传统的、陈旧的观念，拓宽自己的视野，加深对档案概念的理解，除传统的档案之外，还应注重收集照片、音频、视频等新形式的档案记录方式，并对其妥善加以保存。另外，应积极开展档案编研工作，既可以有效地对目前档案进行精炼，又可以保留下完整的档案资料，对档案管理工作有非常大的作用。

参考文献：

[1]万启存.浅谈新形势下高校档案管理工作[J].商品与质量.2012（S2）

[2]罗小利.如何做好档案管理工作[J].民营科技.2011（05）

[3]王冬梅.档案管理工作中存在的普遍问题及对策[J].黑龙江科技信息.2011（08）