高校档案管理中物联网技术应用的必要性

毕大鹏

摘 要

当前，很多高校在档案管理中还存在一定的问题，尤其是在档案信息化不断加快的今天，传统的档案管理技术已经难以满足现代档案管理的需要。所以本文正是基于这一背景，主要就高中物理档案管理中物联网技术应用的必要性进行了思考。希望通过本文的论述，更好地促进高校档案管理水平的提升。

【关键词】高校档案管理 物联网技术 应用 必要性

高校档案管理中的物联网技术，主要是在高效档案管理中，通过加强信息传感设备的应用，在一定的协议下，实现档案与互联网的联系，从而在交换信息和通信的过程中达到识别智能化、定位自动化、追踪动态化和监管一体化的现代网络技术，从而达到“物物对话”的目的，因而其在整个智慧校园建设中有着不可或缺的作用。

1 应用现状概述

1.1 就实体档案而言

主要是通过物联网技术将实体档案所在的位置实时的反馈出来，不仅能促进手工操作的简化，而且还能从传统的繁琐的档案管理工作中解脱出来。利用这一技术进行档案信息查找时，主要是利用芯片进行信息交换，从而得到想要的信息。尤其是在重要档案管理中，利用网络监控应对其所在地点进行查询，且利用服务器对其调阅记录进行记录，对于出现的异常能及时的进行警报。这主要是因为档案信息在芯片中存储，当储存环境变化时，就能准确的感知，从而实现对其的精准控制和实时预警，对于实现档案管理的智能化和科学化具有十分重要的意义。

1.2 就档案库房而言

通过物联网技术的应用，对整个档案库房实时全天候24小时不间断、无缝的监测，并能结合实际需要，对库房的环境进行调节和优化，从而达到智能化监管档案库房的目的。加上很多档案自身在存放环境上要求较为特殊，通过这一技术对库房环境的监测，就能有效的提高档案管理的安全性，及时的掌握其情况，利用所采集的数据与预先设定的监测指标进行对比之后，就能有效的提出相应的提示和警报，从而更好地利用远程视频对库房的运行情况进行观察。

1.3 就档案馆舍而言

主要是利用这一技术构建互动式的档案馆厅、展览馆和博物馆等，这样就能实现一馆多能多用。

2 必要性分析

2.1 有助于档案管理网络化的实现

要想实现网络化的档案管理，主要是在利用网络将信息化的档案数字信息存储在数据之中，并利用网络为师生提供查询和使用。所有档案的卷宗上均贴上标签，并将其与数据库内的数字信息之间相互对应，加上智慧校园网络的支持，给高校档案管理利用效率的提升奠定了坚实的基础。档案管理人员只需要点击鼠标就能清点和移交档案，并对其进行在线整理、在线发挥，所有校园用户均能对开放的高校档案信息进行查阅。所以高校档案管理中加强物联网技术的应用就显得尤为必要。

2.2 有助于档案管理智能化的实现

在物联网技术的支持下能实现档案管理平台的智能化，主要是因为在档案查询和归档时均能实现自动化的完成，不仅能加强与档案管理人员的交流，而且还能与档案进行直接对话，并对工作环节规范与否进行判断，有效的确保档案的安全。例如在查阅者进入档案馆之后，利用管理系统就能有效的对其身份进行自动识别，并对其权限进行判断，若非法进入，就会及时的报警。这主要是因为档案馆中安装了诸多传感器，能有效的对馆内的环境参数进行实时的采集、分析和监控，利用传感器的性能完成不同的工作。例如利用温度传感器能对馆内的温度进行智能化的调节，既能满足实际需要，又能有效的降低能耗。而光控传感器则能在智能照明系统中调节馆舍的亮度，收集每个位置的光照信息，并智能化的调节灯光的亮度和窗帘的开度。而烟雾传感器则能有效的监控和探测烟雾，一旦存在烟雾就会报警，有效的避免出现火灾事故。即便是出现火灾，也能及时的报警，消防人员就能利用视频监控查看现场情况，并利用灭火器控制单元自动化的远程打开灭火装置，为火灾的初期救援和救援方案的确定具有十分重要的意义。

2.3 有助于档案管理人性化的实现

在日益注重人本理念的今天，在档案管理工作中，要想实现人性化的管理，加强物联网技术的应用就是不错的选择，对于拓展档案管理服务水平人性化的提升具有不可或缺的作用。尤其是在当前档案查询者在信息需求方面更加多元化的今天，为了更加全面、个性化的满足需求，在物联网技术的支持下，就能能自动识别身份，从而更好地对其需求进行联想和猜测，进而结合用户所查询的信息对查找的内容进行优化，有效的节约时间的同时提高效率。

3 对物联网技术在高校档案管理中应用的思考

目前，虽然很多高校已经意识到应用物联网技术的必要性，并在实际应用中加强对其的投入，但是物联网技术的应用是否意味着在今后的档案管理中就能实现一劳永逸呢？答案显然是否定，而现实的存在的，一些高校在引入物联网技术之后，过分的依赖物联网技术，错误的任务物联网技术的引进之后就能高枕无忧，而实际是行不通的。因为物联网技术的应用带来了诸多便利，同时也面临着诸多威胁和不足，所以必须引起高校档案管理人员的反思，尤其是在网络安全威胁、用户访问量剧增和管理人员自身等方面的不足，必须针对性的进行处理和完善。这就需要我们切实加强对其的管理和维护，及时的做好网络安全的防护，尤其是在档案查询系统中，加强对其的防病毒和防黑客等工作，加强对其的安全投入，强化对系统的维护，对系统的开放时间、开放量进行优化和完善，强化现有档案管理人员的教育和培训，不断的提高其自身专业技术水平的同时，还应切实加强现代科学技术的应用，尤其是在计算机技术、数据处理技术、互联网技术和物联网技术等方面，才能更好地将其余信息资源进行有效的整合，切实提高档案管理效率，预防进入先建设后规范、先应用后完善的怪圈，否则将得不偿失。

4 结语

综上所述，在高校档案管理工作中，我们只有切实注重物联网技术的应用，才能促进其档案管理水平的提升。但是这必须建立在应用质量方面，在人员、技术和资金加大力度，才能更好地促进管理水平的提升，从而提供更加优质高效的档案服务。

参考文献

[1]周刚，苏本跃.物联网技术在高校档案管理中的应用[J].安庆师范学院学报（社会科学版），2016（01）：135-137.

[2]尹晶华，王秀娟，崔红.物联网技术在高校学生档案动态管理中的作用[J].吉林省教育学院学报（中旬），2014（12）：130-131.

[3]滕月鹏.物联网技术在高校实体档案管理工作中的运用[J].传播与版权，2015（06）：103-104.

作者单位

南阳医学高等专科学校 河南省南阳市 473000