浅谈如何加强热电厂基建工程项目中档案资料的监管

王学兰

摘要 近几年，各地都建设完成了一批具有一定规模的地方热电厂，不仅合理利用了当地资源，而且为地方经济建设和稳定百姓生活做出了贡献，创造了较好的经济效益和社会效益。但是，相对于新建、扩建地方热电厂的规模和效益而言，企业档案基础管理工作仍是薄弱环节。目前热电厂基建工程档案机构不健全、档案专业人员配置不到位、档案管理不规范，给后期档案整编造成不少困难。因此，对于档案资料的监管，要明确热电厂基建档案的归档范围，克服项目中档案资料监管的难点，针对档案监管存在的问题，完善热电厂基建工程项目中档案资料监管的应对措施。

关键词 热电厂基建工程项目 档案资料 档案达标 规范管理

一、引言

随着我国经济体制和管理体制的建立和改革，档案工作的管理体制也随着发生变化。热电厂基建档案是热电厂基建项目有保存价值的文字、图纸、图表、音像等各种载体的历史记录，它是热电厂基本建设工作的重要依据。国家安监总厅于2007年3月颁布的《基本建设项目档案管理办法》[2007]24号文件指出：项目档案的完整、准确、系统情况包括项目文件材料的收集、整理、归档情况；项目档案的整理、移交是否符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）。

二、基建项目建立档案的作用

1.基建项目档案是项目的前期文件经过鉴定、整理并归档形成的，反映记录了整个项目工程建设的全过程和真实面貌。准确、完整、真实的基建档案是工程进行维护、改建、扩建使用的凭证。不完整、不准确、不系统的档案在其利用时价值会大打折扣，并会影响其凭证依据作用的发挥，甚至会引起反作用，给工作造成损失，所以基建期间必须高度重视档案归档工作。

2.参考借鉴的作用。如某单位某部门需要机组安装的具体位置时，就可以到档案室查阅相关的竣工图纸，这时档案室就发挥了很大的作用，它是工程建设中和竣工验收时的必备依据，也是为投产后生产运行、检修、改建和扩建提供重要依据。它是全部档案的一个重要组成部分，也是进行生产建设和科学研究的必要条件之一。

三、基建项目档案管理存在的问题

1.档案管理人员的管理意识不够强。各部门和领导对档案管理重要性的意识不够，宣传力度不够，对行政各部门、工程各部门及各参建单位缺乏相互沟通和交流，具体的职责没有落实到位。对施工单位的管理没有做到全程的跟踪与监督，收集、整理和归档工作的滞后，对基建档案的管理的要求方面存在一定的问题。

2.档案管理制度不够完善。规章制度不够健全，没有采取规范的管理和操作流程，归档资料不符合档案规范的质量要求。南于工程参建单位较多，基建档案管理工作不规范、不同意，管理不完善。规章制度不健全。档案工作标准得不到统一，如归档的质量要求不一，内容和格式也不相同等等这些，给基建档案部门带来一定的困难。

3.施工单位人员对档案的意识不够强。施工单位工作流动性较大，大多数参建单位存在重视工程建设、轻视档案管理思想，不及时收集、归档和移交比较普遍，甚至发生档案丢失事件，这给档案工作埋下了隐患。由于参建单位人员流动大，一些人员离开时没把档案交接或移交，往往导致档案丢失，等到要向业主移交时，再进行补做，这失去了档案的原始性和真实性。因此，自工程建设开始，，就应该要求参建单位按计划移交档案。

四、完善热电厂基建工程项目中档案资料监管的措施

1.全面提高对基建档案重要作用的认识。热电厂具有专业技术水平很高、在高温高压高速下运行、生产安全要求很高的特点，其工程质量显得特别重要，因此其基建档案也特别重要。首先，档案验收是项目验收的重要组成部分，未经档案验收或验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收；其次，基建档案能反映工程质量，档案质量好坏控制了工程项目质量，通过档案质量管理，可以提高工程项目质量；再次，基建档案具有很好的开发利用价值，项目的缺陷处理、检修维修、技术改造等都需要档案资料作依据。因此，我们要重视宣传教育，全面提高对基建档案重要作用的认识，激发参建人员做好档案工作的主动性、自觉性和积极性，打造一个全员重视档案工作的局面，为做好基建档案打下良好的基础。

2.建立健全各项规章制度。热电厂基建项目一般具有投资大、技术复杂、建设时间长、参建单位多的特点，其档案是南项目法人、设计、施工、监理、调试、质量监督、生产单位等在项目建设过程中共同形成，项目法人（业主）是项目建设的组织者，对档案管理负总的责任，各参建单位按合同的规定均有各闩的责任范围，因此，项目法人应组织各参建单位共同建立健全各项规章制度，奠定档案管理的制度基础。其中，项目法人负责编制的工程文件管理大纲是项目档案管理的纲领性文件，一定要根据项目的特点和建设管理的实际情况编制。其次明确项目分类和归档范围十分重要，它是做好档案收集归档的基础，一定要参照国家热电厂有关标准并根据项目实际情况，认真编制项目分类、归档范围详表。总之，通过建立健全各项规章制度，为实现项目档案管理的科学化。标准化、程序华、法制化打下坚实的基础。

3.加强人员培训，提高参建单位档案人员的业务水平。因为各参建单位负责建设项目大部分的档案收集与归档工作，所以参建单位档案人员的档案意识和业务水平显得非常重要，但是由于参建单位人员流动大，其档案收集与归档容易出现人员脱节和业务不精的问题。因此，业主单位要定期对参建单位的档案人员进行培训，重点是项目分类、归档范围详表以及归档时间、归档要求方面的培训，以最快的速度提升他们的档案业务水平。同时，还要请各专业工程师给档案人员讲授项目生产工艺、设备知识和施工程序等，使档案人员对电厂项目建设过程有深入的了解，确保每道工序都收集到完整真实的记录，从而确保建设项目档案的真实性、完整性和系统性。

4.其他配套措施。（1）进一步完善档案管理制度，实现“统一管理分级负责”。（2）进一步加强档案规范管理，作好统一协调，加强档案知识的培训，不断提高档案人员的业务水平。（3）进一步加强企业文化建设，树立重视档案管理的氛围。（4）积极开发利用档案资源，提高档案利用率。（5）要经常性编研成果和发布成果，要定期對档案制度进行必要修编，让档案制度与企业的改革和发展同步，让档案充分为企业服务。（6）要创造条件发挥档案人员的积极性，规范奖罚制度，提高积极性。（7）要加强数字化档案馆建设，认真学习数字化档案的各项流程工作，学会不同格式电子文件转换、实现现代档案办公，实现远程查阅、远程查看文件、图纸等档案管理知识。

五、结束语

档案作为对热电厂基建项目建设过程中重要的记录载体，是热电厂在发展过程中的重要财富，能够完整、准确、系统地反映工程建设的全貌。作为热电厂档案工作者，应当牢同树立档案工作服务热电厂发展的意识，不断的优化档案管理方法，提升档案管理质量，使档案管理工作严谨规范、责任落实、科学高效，并能有效满足电厂建设及生产过程中查阅利用的需要，为电厂的科学发展做出应有的贡献。因此，加强基本建设档案资料的管理工作，充分发挥基建档案资料在热电厂工程建设、规划、勘测、设计、施工、管理、科研、抗灾、改建、扩建和维修等工作中的重要作用，以确保热电厂基建档案完整、准确与安全，促进热电厂安全生产和经济效益的提升。