互联网视角下高等院校固定资产运行管理机制研究

摘 要：随着我国高等院校办学层次的不断提高和办学规模的不断扩大，高等院校占有、使用固定资产的数量、规模日益增加，固定资产的形式日趋多样化、复杂化，精端、价高的实验仪器设备也日益增多，这对高等院校固定资产的管理提出了更高的要求。互联网技术在固定资产管理方面被广泛应用，但高等院校固定资产管理中存在着管理软件开发滞后、管理不够细化等问题。文章通过分析研究，提出互联网视角下对固定资产管理工作进行系统的规划和建设，健全规章制度，加大研发力度，真正实现管理水平上的飞跃。

关键词：互联网 高等院校 固定资产 管理机制

中图分类号：F230 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2015）05-208-03

高校固定资产属于非盈利性的国有资产，是高校从事教学、科研及行政管理等工作的重要物质基础和保障，是反映高校经济实力和办学规模的重要指标，随着我国教育经费的不断增加，高校占有、使用固定资产的规模急剧膨胀，构成日趋复杂，但长期以来固定资产工作一直是高校管理的一个薄弱环节，制度不健全、家底不清、重复购置、利用效率低下等现象普遍存在。运用现代信息技术，依托校园网，对固定资产进行网络化管理是解决当前问题，实现固定资产管理科学化、规范化和高效化的有效途径。但总体看来，这些固定资产管理软件实现的往往是对原来手工劳动的简单替代，完成的仅仅是单一业务和专门用途资产的管理，未能从根本上改变固定资产管理被动、滞后的局面。基于互联网背景下如何规范和强化固定资产管理，保证资产安全和有效使用已成为高校面对的重要课题。

一、互联网技术对高校固定资产管理的必要性

互联网技术是指以智能化的培育和发展为依据，是一种新的生产力的体现，代表了一种信息技术被各行业广泛应用，资源信息被各领域高度共享，进而使得人们的未来智能、管理潜力以及社会各类资源物质潜力得以充分发挥，单位决策、社会运行和制度设计趋于科学化的理想状态。互联网技术支持背景下，高等院校固定资产信息化管理是通过对与人事管理、教学管理、科研管理、财务系统的完全无缝对接，以固定资产软件管理系统为核心，实现各单元需求功能互补、优势倍增、融合一致的功能效果，使实际操作的整体效用加强，内部要素间协调更加稳定。首先，高等院校固定资产信息化管理有利于高校各单元随时掌握本部门的固定资产运行现状，及时进行固定资产盘点清查管理，便于使用部门和财务部门及时对账，随时进行在线自查，保证高校固定资产的完整与安全，防止国有资产流失，充分发挥互联网作用，提高固定资产利用效率；其次，高等院校固定资产信息化管理有利于领导随时掌握单位固定资产的现状、用途、结构和数量，实时进行动态管理，帮助领导进行正确决策，利于对现有固定资产进行合理配置，避免出现重复购置、闲置、积压现象，尽可能地发挥固定资产的利用效率；第三，高等院校固定资产信息化管理可以保证大型精密仪器设备由各个使用部门共享，也便于教学、科研人员对这些仪器设备信息进行信息采集，通过互联网公示这些仪器设备的图片和技术、参术指标信息，便于相关使用部门选择与使用，保障重要固定资产使用率的最大化；第四，高等院校固定资产信息化管理可以通过与人事部门的软件管理系统进行有关信息融合，给相关实验人员配备必要的设备使用电子卡，随时记录实验人员的工作状态，能够从动态的角度对实验人员设备使用的真实性进行有效的监督，全体教职工也能够通过登录个人固定资产账户进行查询，使每位教职员工可随时获取个人名下固定资产的运行状况；第五，高等院校固定资产信息化管理可以自定义形成全校固定资产的运行流程，使学校财务处及相关的资产管理部门大大减轻年终报表数字的繁琐统计工作。

二、互联网技术背景下高校固定资产管理的缺陷

当前，我国大多数高等院校固定资产来源渠道多元化，表现的形态多样化，类别繁多、数量庞大，分布在单位各个部门。尽管使用了和联网技术对固定资产进行信息化管理，但大多数固定资产的入账、建卡片、调整账户都得依靠固定资产管理员完成的，再加上点多面广，数据库更新不到位，加上相关规章制度落实不力，造成固定资产信息的变动不能及时、准确反映真实状况，固定资产数据信息的完整性和准确性得不到保证。目前在互联网技术条件下高校固定资产管理存在如下问题：

（一）信息流通环节不畅，信息需求功能受限

固定资产的信息流通环节畅通，直接关系到高等院校固定资产的良性运行，也是高等院校实行会计业务核算工作的重要基础。互联网背景下，由于软件开发不完善，造成固定资产信息需求被动，应有的功能受到限制。具体为该管理软件系统权限的设置只能由单位的资产管理人员一人进行具体操作，其下辖的二级资产管理人员只能查询其功能，软件系统所查询的相关设备总账或其明细账也只能反映单位某一时点的结存状况。管理软件系统访问的权限没有结合高校的实际情况进行全方位设计，致使信息流通环节不畅，教学科研及个人录入权限受到限制，无法及时实行信息共享和及时访问，同时对固定资产也不能进行有效的监督和管理。有关使用人员只有通过固定资产管理人员才能进入固定资产管理系统进行了解、查询，其信息需求十分被动。

（二）各高校之间固定资产信息管理系统分割严重，资源无法共享

经济的发展促使社会科学技术水平得以不断地提高，对高等院校的教学、科研也在不断地提出新的要求，那些价值高、技术含量大的大型精密贵重仪器设备需求也就越来越多，但这些固定资产的价值一般较高，特别是许多进口设备，若设备不能共享使用，那使用效率自然就会降低，因此，高等院校之间的业务联系需要十分密切，高等院校固定资产信息系统之间应设置大型仪器设备共享平台，进行信息资源共享。可是，由于各高等院校固定资产信息管理系统大多数是在不同时期设置，各高校特点不尽相同，因此具体从业人员早期开发或建设这些固定资产软件管理信息系统时，大多以业务单元功能为基点进行开发或购买的，这些固定资产软件管理信息系统采用的相关数据库、数据结构以及数据标准有所差异，很少考虑其他高校资源利用，固定资产管理信息系统间不能实行信息共享，从而导致了固定资产不能被充分利用。

（三）固定资产信息管理系统中固定资产信息显示不全面，不利于合理运用

高等院校固定资产基础数据管理是信息管理系统基础的基本功能，通过固定资产的基础数据模块可以清楚地了解高校固定资产的运行状况，比如固定资产的使用状况、磨损情况、剩余净价值等各种信息。现阶段高等院校固定资产管理系统信息的录入，仍处在设备仪器的名称、规格型号、生产厂商、使用单位和采购人等方面，固定资产管理系统并没有对相关固定资产的图片和技术参数等信息进行全面记录登记，针对有关固定资产的增加、减少等变动情况进行处置操作时，不能对其基础数据信息进行及时的更新，不利于使用部门和相关教学、科研人员选择合适的固定资产配型使用，也不利于管理人员及时进行盘点清查，也容易造成集体财产损失浪费。

（四）缺乏固定资产跟踪管理模块，不利于进行动态管理

高校固定资产信息化管理主是指利用先进的计算机技术和高端网络技术，依托校园区域网网络，沟通、协调校内资产管理部门、职能部门以及相关使用部门，对固定资产运行进行各项管理，从而实现管理的科学化、规范化和高效化。目前，在互联网背景下高校固定资产管理中缺乏构建跟踪管理模块，致使固定资产自购置后出现使用频率低、固定资产的维修、维护以及报废等环节管理不严，使用单位对固定资产无专人保管，特别是大型固定资产未落实责任人，致使一些设备在投入使用过程中操作不当导致设备不同程度损坏，又不能及时地维护和修理，或者修理不到位，造成人为报废或出现，期闲置放置几年后作报废处理，没有达到高效使用，浪费严重。

三、互联网技术背景下影响高校固定资产有效管理的因素分析

（一）相关管理部门的信息化管理意识淡薄，重使用轻管理

互联网技术在高校固定资产管理方面被边缘化，不受重视，领导们的信息化意识薄弱，互联网技术高校固定资产管理方面没有被大面积，全方位的应用。部分高等院校只重视学校的教学和科研工作，而对于固定资产的监督和管理不到位，对于引进互联网技术进行固定资产的管理则设计的类别较少。这种“重用轻管、重钱轻物”，“说起来重视，做起来轻视”的思想较为普遍和明显，致使互联网技术在高等院校固定资产的管理方面并没有起到应用的作用，没有发挥出仪器设备是为了更好地辅助教学和科研工作的作用。

（二）相关信息化管理机构设置的不健全、制定的制度不完善，责权不清

当前大多数高等院校的固定资产管理信息化建设，没有独立的机构进行单独管理，由资产处统一管理。而现实情况是，固定资产管理与使用不仅涉及到高校各个部门，而且与学校的全体教职员工联系密切。在实际管理过程中，由于固定资产信息化管理机构没有单独设置，相关管理制度不健全，致使高校固定资产运行过程中牵涉人员太多而不便于针对性管理，出了问题也没有制度制约，这将会带来固定资产管理体制上的混乱，使互联网技术在高等院校固定资产信息化管理遇到阻碍，不利于提高资产管理效率。

（三）开发的固定资产软件信息管理系统针对性不强，缺乏有效的约束机制

在高等院校内部，开发的固定资产软件信息管理系统针对性不强，使资产管理部门对购置回来的各项教学仪器设备的管理使用缺乏系统严密而有效的约束机制，缺少内部调剂意识。各使用部门从方便自己部门使用的角度出发，追求“小而全”的模式，使固定资产管理信息化系统无法发挥全面、敏捷的管理优势，形成了宁可让仪器设备闲置，也不把本部门所掌握的固定资产详细信息录入到固定资产管理信息系统，使资产信息无法共享造成功能相近或用途相同的仪器设备重复购置。

（四）基层信息化管理人员水平欠缺，数据库信息不全，账实核对困难

高校固定资产的入账、报损、报废、变价处理和外调等业务，相关管理人员应及时把信息了入到固定资产管理信息系统中去，以利于定期对固定资产进行核对。由于基层人员专业技术水平欠缺，后续教育力度不够，致使资产数据库数据不全面，基层资产管理人员除了账面能进行管理外，对实物很难进行定期清查盘点，实物失去了制度的约束，不能针对性进行有效的监督，会使基层资产管理人员在认识上产生不重视的意识，资产的管理只停留在表面上，而对那些不能利用或者能利用而又长期处在闲置状态的设备，不能按照有关规定进行处理，从而造成有名无实，数据信息失真。

四、互联网技术背景下解决高校固定资产管理中存在问题的措施

高校固定资产管理信息容量大，如果想实现快速统计资产变化情况，达到响应速度快、操作简单、减少人力物力等诸多优点，互联网技术的采用显得至关重要。建立一个现代化的物联网管理结构和系统，实现全方位辐射定点、定位监控，将极大地降低高校固定资产管理人员繁琐的手工劳动，提高劳动工作效率。

（一）加强大型精密仪器管理，提高利用效率，实现资源共享

大型精密仪器价值高，维护难，是高校完成高水平实验实习任务的重要物质保证，是固定资产管理的重点之一，购置前要进行科学论证，由资产管理部门牵头组织相关专家和使用单位，就仪器设备的规格型号、性能参数、用途、使用效益等情况进行购前论证，通过固定资产信息管理系统进行设备查重，自动筛查校内资产存量中有无性能相同的设备，如果存在使用效率不高的同性能设备，通过资源共享满足教学科研需要，不必重复购置。利用网络信息化管理发挥大型仪器设备的最大效益。各个使用部门通过网络交换信息，将各自的仪器设备使用情况及时反馈给资产管理部门，使资产管理部门对设备利用情况有一个全面的了解，同时各个使用部门可以在网上提交对某一仪器设备使用申请，资产管理部门根据所掌握信息及时给予反馈，通过合理调配，实现资源共享。通过网络信息化管理激励校内各单位资源共享的积极性。目前许多高校都已进行了校院两级财务管理体制改革，各学院利用本院经费指标或课题组利用本课题科研经费购买的设备，其它单位或课题组如果无偿使用，显然有失公平，应该实行内部成本核算，按照校内标准收取一定的资产使用费，根据某单位对其它单位或课题组设备的使用情况，由网络信息化管理系统定期统计打印资产使用费结算单，财务部门据此进行账户之间经费指标的划拨。

（二）建立健全固定资产管理制度，规范管理行为

健全的制度是固定资产管理科学化、高效化的重要保证，各高校在深刻理解国家和上级部门关于固定资产管理法律、法规的基础上，紧密结合本校工作实际建立健全固定资产管理制度，制度要涵盖固定资产的计划、购置、验收、维护、调剂、转让、处置、报废、赔偿、监督检查等各个环节。明确资产管理部门、使用部门的职责权限，保证责、权、利统一。制度要落地，关键在执行，要特别注重制度的实用性和可操作性，必要时制定实施细则，在实际执行中发现问题及时修订，堵塞漏洞。充分利用网络大力宣传固定资产管理制度，让广大教职工对于固定资产管理每个环节、每项流程和相关要求都了如指掌，增强师生员工用制度规范行为的自觉性。

（三）设置关键字，解决对账难的问题，保证账账相符

财务部门和资产管理部门之所以对账难是因为两部门信息缺少可以对接的关键字，通过固定资产网络化管理搭建起连接两部门信息的“桥梁”，实现两部门卡片账和明细账的自动核对：资产部门的固定资产管理系统中设置财务信息关键字“凭单号”，财务管理系统中设置固定资产信息关键字“固定资产编号”或“验收单号”（同时报账的固定资产赋予一个验收单号），固定资产信息实现网络化管理，会计人员进行账务处理时，在财务信息系统中输入“固定资产编号”或“验收单号”，查到这一关键字对应的固定资产卡片信息，将凭单号输入，使得财务管理系统和资产管理系统中互有对方信息，很方便实现卡片账和明细账的自动核对，大大提高了工作效率，保证了账账相符。

（四）利用条形码识读技术，进行固定资产清查，保证账实相符

由于高校固定资产种类繁多、数量庞大、存放地点分散、涉及部门多，彻底清查确实不是件易事，每次清查不仅需要投入大量的人力、物力、财力，而且耗时很长，许多高校并没有按照有关规定每年清查一次，而是什么时候接到上级部门清查文件，什么时候搞一次财产清查。固定资产网络化管理引入条形码识别技术，将大大提高固定资产数据的采集和传递速度，有效地提高财产清查效率。条形码就像固定资产的身份证，包含了“固定资产名称”、“固定资产编号”等重要信息，每增加一件固定资产，固定资产管理系统就会为其生成一张条形码标签，将该标签贴到设备上，进行固定资产清查时，用条码扫描仪对被清查单位的固定资产标签进行逐一扫描，采集的信息与固定资产管理系统中的数据进行自动核对，很方便地发现有账无实或有实无账的固定资产，对这部分盘盈或盘亏的固定资产，查明原因，及时处理，确保账实相符。

（五）加强高校房屋建筑物管理，建立科学有效的房屋分配及调整制度

在固定资产管理信息系统中设置房屋及建筑物管理功能，编制房屋及建筑物目录，建立房产卡片或台账，准确、及时、详细地反映房产的使用、维修及改造情况。学校在取得建筑物所有权时及时登记有关原始资料，如建筑物名称、所处方位、占地面积、建筑面积、实际使用面积、建筑结构、建筑成本、使用日期、使用单位等，通过固定资产网络化管理，使学校各级管理者能够实时掌握房屋的存量、使用、维修及改造情况。

为了督促学校各部门合理、高效的利用房源，各高校要建立科学合理的房屋调配及使用制度，利用经济手段，改现行无偿使用为有条件有偿使用。实行定额分配免费、超定额缴纳房产资源调节费的管理方法，思路如下：一是核定用房定额。办公用房按照各单位事业编制数核定；教学实验课用房按照实验生人数与专业类型系数核定；学生学位论文用房按照各类学生自然人数和实际在实验室停留时间核定；大型教学仪器和装置及其它特殊教学用房由房产管理部门及设备管理部门共同核定；科研用房文科每个专职科研编制10平方米，理、工、农等学科20平方米；高层次人才享受补助用房。二是确定房屋使用费。教学用房及定额内用房免费；科研用房和小于定额20%以内的超额用房按正常收费，超过20%以外的超额用房为正常收费的2倍。三是通过网络实现自我约束。各高校根据本校实际确定房屋分配方案并将房屋分配方案固化到固定资产管理系统中，各单位输入本单位的基本条件，系统就会自动计算出应占房源，并根据实占房源计算出定额外收费，促使各单位自觉合理地使用房屋资源。

五、结语

高等院校的各项固定资产是高等教育资源的重要组成部分，也是高等院校教育教学、科学研究以及后勤保障所必不可少的重要物质基础，在高等院校的后续发展中起着十分重要的作用。随着信息科学和互联网通信技术的日益发展和推广应用，各高等院校建立了包括教学、科研、财务、人事以及固定资产等业务信息管理系统。但这些信息软件管理系统是高等院校各部门根据自身的实际工作需求采用针对性的应用技术开发的，因此产生的背景和时间不同，各信息系统是理解性能较差，相互之间缺乏有效沟通、联系，大部分软件在资源共享和协同管理方面远远满足不了要求，成为一个个所谓的“信息孤岛”。为此，各高等院校实行固定资产管理网络化管理，资产管理处设系统管理员，对网络化的资产管理系统进行全面管理，各使用部门要明确一名资产管理员，根据授权负责网上提交本部门的固定资产信息，如固定资产采购申请书、报废申请书、固定资产卡片信息等录入上传，保障固定资产网络化管理的运行质量，提高利用效率。

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（作者单位：河南农业大学计划财务处 河南郑州 450002）

（作者简介：杜莲珍，高级会计师，从事财务会计研究。）

（责编：贾伟）