浅谈计算机在档案管理中的应用

胡玉荣

摘 要：随着现代化办公管理的需要，计算机在档案管理中发挥着越来越重要的作用，档案现代化的管理得益于计算机的方便和快捷，高效、快速的运行提高了档案管理的效率，计算机网络信息顺应了档案管理的需求。文章主要针对现阶段计算机技术在档案管理中的运用进行简要分析与总结。

关键词：档案管理作用；加强现代化进程；重要意义

1 计算机档案管理存在的问题

1.1 计算机档案管理专业人才缺乏

档案管理作为一种新的管理方式，在对其进行管理的过程中不仅仅需要对专业知识及业务的有效了解，更加要全面掌握计算机相关技术及知识。对于我国现阶段档案管理发展阶段而言，档案管理人才相对比较缺乏。大多数的管理人员并不具备全面的文化素质及相关文化水平，专业的档案管理人员并不能有效的掌握计算机等其他方面的知识，然计算机专业人员却又不熟悉档案管理工作，从而导致计算机档案管理人员的严重匮乏，一定程度上限制了档案管理的发展。

1.2 硬件设备在档案管理中投入不足

从总体情况看、经济发展程度和单位自身条件成为制约计算机大规模应用于档案管理的关键。由于档案部门直接创造的经济效益极其有限，而在市场经济条件下，人们又常常注重眼前利益而忽视档案管理工作的重要性，因而对档案管理方面的投入严重不足。

1.3 档案管理软件在标准化和实用性方面存在矛盾

除去档案部门自行研制开发、本单位自己使用的软件以外，社会上一些专业性的公司开发的软件多种多样，由于没有统一的计算机档案管理系统国家标准可以遵循，档案信息系统和网络建设层次不一，采用的中文环境也不尽相同，数据库结构互不一致，数据格式互不兼容，造成系统通用性差，为联机检索、数据交换、资源共享乃至建立统一的网络和并入国内、国际网造成困难。一些无力研制档案管理软件的单位又很难挑选到最合适自己的管理软件，只能盲目使用，造成档案管理软件使用混乱。

1.4 电子档案的真实性、准确性、安全性存在威胁

档案管理信息化的有效提升，一定程度上虽然推动了档案管理的建设及发展，但对于其自身存储方式——计算机而言却存在很大程度上的“威胁”。档案管理在对信息进行整理及利用的同时，大多通过网络传输对其进行电子存档。这就很可能在传输过程中受到病毒的侵害，档案管理信息的相关数据极易丢失，改变了原有的信息元素，对于档案管理的有效发挥起到了一定的制约作用。相比之下，纸质媒介就不会出现此现状。随着办公自动化的不断深化与改革，档案管理电子存档将作为新的存储方式被广泛使用，在实际档案存储过程中，利用计算机处理及磁盘制作等方式对信息存储，但这种存储方式极易被篡改或是误删，进一步导致了档案信息质量存在某种程度上的缺陷。这将直接影响到电子文件的真实性、准确性和安全性。

2 计算机在档案管理中的作用

2.1 计算机在档案管中的运用是时代发展的要求

改革开放的全面深入与实践，在很大程度上加快了全球一体化的发展进程。从辩证法角度而言，世界的发展是客观的，计算机的普遍使用也是时代社会发展的必然结果。档案管理若想在激烈的市场竞争中获得一席之位，就要加强其科技创新，将计算机技术引入其中，改变传统的存储方式。与此同时，还要加强档案管理模式的创新，利用先进的管理方法不断对档案管理进行实时更新，计算机在档案管理中的发展及应用也是为了更好的促进社会发展。

2.2 档案管理本身依赖于计算机技术

随着档案管理的不断发展壮大，对于信息量的需求也越来越大，传统的纸质媒介记载方式已经很难适应其需要。故此，必须借助于计算机技术来完善档案管理工作。首先，利用计算机技术可以有效的对信息进行整合、收集、分类，这样不仅仅可以节省大量的时间，更能提高工作效率，降低错误率。其次，在进行档案管理过程中，因人为因素而导致的错误现象可以在第一时间内进行有效的更正。

2.3 计算机的运用促进了档案管理的发展

计算机技术的发展在很大程度上提高了档案管理水平，不仅效率有所提升，更可以将庞大的信息进行细致的整理、分类。计算机技术的发展，系统的优化升级都为档案管理工作提供了可靠的发展环境。在此背景下，档案管理也会不断完善，发展壮大，档案系统升级更能方便快捷的为其服务，促进经济社会的发展。

3 计算机在档案管理中的应用

3.1 提供自动检索，节省查阅时间

计算机庞大的系统功能为档案管理提供了方便快捷的查找功能，从而节省了大量的时间；另一方面提供了多种检索功能进行信息的全面整合。在以往的档案管理过程中，针对某一信息进行查找时，要翻阅很多的信息资料，才能进行查询，浪费了大量的时间。而今计算机技术的使用却彻底改变了此现状，计算机查找可以进行多项查询，而且保证准确高效。

3.2 有利于特殊载体档案的保管及应用

计算机因其自身软件特性所决定，可以针对图片及照片进行很好的档案管理，以往的档案管理并不具备此功能，人们在进行照片档案管理时，要将其内容进行一一对照才能很好的进行查询。如，同一类别、主题图片有很多种，在选取中就需要浪费大量的时间才能完成。然计算机技术却可以通过系统扫描在第一时间内将其分类，存储且照片、图片可以进行复制。从长远角度来看，不会出现褪色等情况。

3.3 有利于资源共享

计算机技术实现了档案管理资源的共享化，原始记载中，档案资源根本达不到资源共享的功能，很多档案信息相对比较封闭，得不到信息资源的利用。但是计算机的出现却打破了此现状，使其信息在各个领域之中得到了充分的利用。

4 加快档案管理现代化进程

4.1 分清轻重缓急，循序渐进

档案管理对企业发展建设而言，有着不可替代的作用。但是在档案管理改革过程中必须依据客观实际发展需要，抓住重点循序渐进的进行改革，以便更好提高档案管理的利用效率。在推进档案管理计算机建设时，可以依据档案管理的重要性、价值大小及利用效率优先对其进行档案管理的现代化进程改革，将有价值的档案集中进行整理，信息分类。

4.2 分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

4.3 分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

4.4 要加强档案信息素质教育

在档案管理过程中，不仅仅要注重档案管理的创新改革，同时也要对档案管理者引起足够的重视。不断加强他们的档案管理意识，树立正确的档案管理创新意识，以及提高档案管理者应该遵守的相关法律责任意识。在档案信息整理及传播过程中，要利用现代化专业技术及设备，对信息资源进行获取及有效使用。与此同时，要格外注意信息的保密性。

5 结束语

计算机档案管理工作是必然趋势，伴随着计算机技术的提升，必会实现真正意义上的档案管理现代化。这就要求档案工作者紧跟时代步伐，从管理方法、管理手段等方面进行创新，从而提高档案管理的质量。

参考文献

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