完善电子文件归档管理 推进档案信息化建设进

程张君

摘要：本文针对电子文件归档管理中心的问题，具体提出推进档案信息化建设的几点建议。

关键词：电子文件；归档；档案信息化建设

电子文件的出现加快了档案信息化建设的步伐，但电子文件归档管理问题又必须给予重视，及时加以解决。这是信息时代的呼唤。对此，本文加以探究。

一、影响电子文件归档管理的原因和表现

1.思维方式和观念陈旧。电子文件归档管理是档案工作的重要组成部分，然而有些人却将其拒之门外。我市使用电子计算机进行办公和事务性管理的单位，大部分是处于办公自动化的起步阶段，多数只用计算机起草文件，一般打印出纸质文件，作为计算机当中的电子文件就会被忽视。据了解，市直机关部分单位，已实现人手一台或职工家庭自购计算机现象。为提高工作效率，职工在各自的计算机上起草打印一些不涉密的文件材料，不统一由单位指定部门负责打印，一旦纸质文件到手，电子文件就常常处于无人管理的状态，导致每年产生的很多草稿性电子文件未被保留。而其中的另一部分文件材料虽由单位统一打印管理，存储于计算机当中，但由于对电子文件归档管理重要性认识不足，未及时对其进行整理、归档，长久以来，设备陈旧、破损，导致电子文件遗失。这样，我们将没有像样的档案可以接收，与现代化进程相背离，人类的历史将面临断代。

2.档案管理人员素质亟待提高。对电子文件的归档管理，绝不是仅仅懂得纸质档案的管理理论、原则、方法和技术的管理人员就能胜任。也不是仅仅懂得计算机和网络技术的人员所能胜任的。前者不懂得电子文件制作、存储、传输、利用等技术，就无法对电子文件进行归档管理，无法达到长期保存和开发利用电子档案的目的。后者不懂得档案管理的基础知识、管理原则和管理环节，无法理解电子档案长期保存的功用和意义，无法进行电子文件的收集、整理、鉴定、归档，也不可能采取一切必要的技术和措施，长期保存电子档案，使人类活动的真实记录不受损失。据了解，市直机关的档案工作人员绝大多数也只是前者。我们不能盲目地认为凡是从事纸质档案管理的人员，都能进行电子文件归档管理。也不能机械地认为凡是懂得计算和网络技术的人员，都可以进行电子文件归档管理。

3.对电子文件归档管理设备的资金投入问题仍较为突出。尽管市委、市政府：以文件形式转发了市档案局《关于进一步加强电子公文归档和管理工作的意见》，意见中提出各单位要配备扫描仪、刻录机、统一的数据库管理软件等必要的设备，完成电子文件管理工作。但档案设备资金投入难问题并没有得到根本解决，这仍是电子档案管理难以逾越的瓶颈。一方面，很多单位不能自主创收，地方财政拨款是其资金构成的一个重要来源，这部分资金又对地方财政构成不小的压力。另一方面，各单位所需设备不相一致。有的一直未能给档案管理工作配备计算机及相关设备，有的配备了计算机、刻录机，但又缺少软件等。

这样就需更新原有扫描仪，适应新软件，造成了设备上的重复投入，浪费财力。总而言之，这部分资金不能足额到位，势必影响我市档案信息化建设进程。

二、完善电子文件归档管理的若干建议

1.高度重视，把电子文件归档管理工作放在档案工作的突出重要位置。要从全市经济发展的高度认识促进电子文件归档管理的重大意义。在国家实施东北老工业基地振兴战略的新形势下，充分发挥我市电子档案的社会效益和经济效益，缩短与先进地区的差距，促进各行各业的振兴。广泛宣传，在全社会营造有利于促进电子文件归档管理的舆论氛围。市政府应责成有关部门建立面向全社会的电子文件管理信息平台，利用网络技术，把各行各业联系在一起，宣传国家电子文件归档管理规定，通报工作动态，交流工作情况，征求社会各社的意见，促进电子文件归档管理快速健康发展。要尽快建立健全管理体制，形成相对集中的电子文件归档管理服务体系。加强电子文件归档情况的统计工作，努力做到及时准确地反馈全市电子文件归档管理总体发展变化情况。

2.培养电子文件归档管理专业人才，降低资金供给成本。人才是经济社会发展的基本要素，电子文件归档管理的主导要素无疑是高层次的人力资本，因此我们应有针对性地加大对档案人员的培养力度。可以通过继续教育培训的方式，对档案人员进行各种知识的全面武装。即要让他们掌握档案管理基础知识，如档案学概论、档案管理学、档案保护技术学、文书学等。又要让他们学习电子计算机技术、软件技术、网络技术、设备维护知识等等。针对他们应掌握的这些技能，以考促学，实机操作，做到人人持证上岗。

3.加强对“外脑”的引进和利用。在充分发挥现有档案工作者管理经验的同时，积极适应研究与开发国际化的发展趋势，充分利用现代通讯和网络技术，探索建立虚拟研发机构。高薪聘请域外有关专家和顾问，邀请海外本专业的留学博士、硕士和其他专业人员共同参加相关领域的课题研究，加快“外脑”引进和利用。为我市电子文件归档管理以及档案事业的发展拓展思路，破解难题。

4.增强电子文件归档管理的开放意识。采取“引进来”和“走出去”相结合的战略。着眼于世界电子文件归档管理发展的前沿，大胆吸收和借鉴一切有益的成果、一切先进的管理经验和技术手段，为我所用，不断壮大我市电子档案管理的整体实力。同时，积极探索具有我市特色的电子文件归档管理机制，向全国乃至全世界传播交流。

5.运用电子档案自身优势，努力吸引更多的财力支持。经济社会的快速发展，档案工作的经济效益和社会效益日益突显。电子档案的利用与纸质档案相比，显著不同的是更快捷、更方便、更准确。其查准率和查全率是纸质档案无法比拟的。建议市档案局成立一个对外电子档案（不涉密的）利用查阅机构，并建立相关网站，设电子档案利用鉴定工作领导小组，针对不同查阅对象，对其所利用的电子档案的形式、范围、用途、效益等进行鉴定认证，并根据鉴定情况收取不等价值的有偿回报。电子档案利用自身不等价值取向有三种：一是向利用者提供拷贝；二是网络传输，可以通过互联网以电子邮件的形式来直接满足利用对象的需求；三是网上直接利用，就是在市电子档案利用网站上直接查询，它可为利用者提供技术支援，同通信传输相比减少了大量的管理工作，可以使更多的利用者同时利用一份电子档案。通过以上的这些渠道来吸引更多的财力支持，减轻了地方财政压力，同时也为做好电子文件归档管理工作提供了强有力的物质保障。