新时期提升现代干部人事档案管理的思考

张晶

摘要：随着信息技术在各行业、领域的不断渗透，传统的人事档案管理工作也面临着改革。其中，干部档案工作是我国组织部门重要的组成部分，是记录干部工作、见证人事变化的重要资料。本文针对新时期背景下干部人事档案管理中存在的问题展开研究，并提出相应的改进措施。

关键词：人事档案;人事管理;干部资料;档案信息

改革开放以来，随着我国干部人事制度改革的不断深入，干部人事档案管理出现了许多新情况、新问题。尤其是随着信息技术的不断发展和完善，干部人事档案工作面临着新的挑战。干部人事档案是组织部门档案管理工作的一个分支，也是国家人才资源的重要组成部分。它是干部个人经历、活动、表现等的客观载体;狭义地说，干部人事档案是针对政府部门领导干部的记录资料，想要了解一个干部的过去和判断其未来的发展，干部人事档案是重要的参考。

一、我国当前干部人事档案管理中存在的问题

（一）档案内容陈旧、案卷质量较低

结合当前情况来看，我国干部档案中反应主要问题的内容较少，基本上充当了个人履历的功能。其内容主要包括干部个人教育经历、工作经历、工资水平、职称变迁、党团等材料;而反映干部个人业绩特点、管理才能、驾驭经济工作能力方面材料较少，并不足以作為人才任用的参考。同时，反映干部个人改革开放理理论、政治材料和业务知识方面材料也比较少，这表现出一个突出部分，即档案中记载干部历史的材料较多，现实材料不全;在案卷管理方面，主要依赖的是传统人工模式，不符合时代的特点和精神，在调取方面需要过多的手续和限制，影响相关部门的使用，干部本人更是很少能接触到，保密机制不合理。此外，档案材料内容填写前后不一，档案用纸规格不一，目录书写不正确等问题都直接影响到案卷质量。

（二）管理观念滞后，管档意识不强

组织部门的管理工作具有一定的保密性质，尤其是对于干部档案，由于关系到政治因素，基本属于内部使用，因此从事该项工作要求严格、关注度小，因此容易造成从业人员的心理矛盾。一些人甚至认为人事档案毫无用途，也有人虽然口头上讲干部档案工作的重要性，但实际工作中却不够重视，干部档案意识不强，还有个别干部私自涂改、伪造、抽取档案材料情况。由此可见，对干部档案工作的宣传力度不够，有的单位和领导对干部档案重视不够，认为可有可无，“说起来重要，排起来次要，忙起来忘掉，用起来需要”的观念还没有完全摒弃，个别人员为了个人利益，置纪律和制度要求于不顾。管档意识上的滞后，在对干部工作的服务上不与时俱进。

（三）管理手段落后，运行效率较低

大部分档案管理工作中，由于保密限制等原因，依然采取了人工档案管理模式，同时大部分档案管理部门工作人员年纪较大，对计算机应用知识十分欠缺，管理干部档案的重要性认识不够，一些先进手段尚未完全采用，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低。

此外，绝大多数单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统，主要依赖纸媒记录方式，而当前在文书档案中已经普遍采用的无纸化阅档基本没有实施，资料检索查询仍习惯于手工操作，与行业整体上现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。

（四）档案缺乏调用，缺乏专业知识

目前干部档案为干部人事工作注重收集，不注重信息的开发和分析。查阅的大部分内容是自然情况、简历、职称、工资等，而利用档案发现人才，推荐人才，为人事决策工作提供依据的作用没有发挥出来。提供利用档案主要方式是坐等上门服务，缺乏主动参与意识。相对应地，在档案管理部门缺乏情报专业、档案专业的人才，兼职人员较多，工作形式和方式都不专业。

二、新时期提升现代干部人事档案管理的策略

面对我国干部人事档案管理中存在的种种弊病，亟待利用新关键加以改正，而造成干部人事档案管理问题的成因是多方面的，既包括思想认识误区，也有体制问题。因此，要从多方面综合考虑，更新思想观念，强化档案规范化和信息化管理。

（一）加强干部档案内容建设、提高档案的使用价值

根据中国的国情出发，档案关系到一个干部的政治生命，大部分经历都浓缩在内，是进行人事决策的重要依据;加强干部档案内容建设，不断补充新材料，提高干部综合服务能力，是干部档案工作中迫切需要解决的问题;有大量考核、考察材料没有及时归档，从贯彻执行党的路线、方针、政策的角度出发，完善干部履历、自传等记载干部经历方面的材料，使干部档案能全面、真实、细致地反应出干部的全貌。

（二）健全工作制度、加快依法制档进程

制度建设是做好工作的前提和保证，因此要结合干部人事档案管理工作的实际，进一步完善各项干部档案管理制度，并在抓落实上下工夫，促使干部档案工作有法可依，有章可循。对不遵章守法或私自伪造、涂改档案材料者应进行严肃处理，并追究有关领导责任，使干部档案工作走上制度化轨道。

（三）实现干部档案管理的规范化和信息化

要做好干部档案管理规范工作，信息化手段是必不可少的，同时要有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性，但随着形势的发展和干部工作对干部人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。面对浩如烟海的档案材料，要做到及时收集、归档和鉴别，传统的人工方式显然力不从心。而电子化是手段优势却十分明显，通过检索、归档等方式，可以快速实现查阅和更新。

（四）建设高素质的管档队伍

作为干部人事档案管理人员，要不断加强理论学习，提高自身综合素质，严格的组织纪律，良好的职业道德，树立服务意识，提高职业素质。通过举办各种不同层次、类型的档案人员培训班，来更新观念、更新知识，提高业务水平，满足干部人事工作的需要。同时结合外出参观学习、选送比较优秀的干部档案管理人员到专业院校进修学习等，逐步提高干部档案队伍的专业素质，提高干部档案的管理水平。

三、结语

综上所述，要做好干部人事档案更好地为干部工作，需要从多方面入手，最主要的是改变传统思想观念，充分发挥计算机在干部档案管理工作中的作用，建立和完善干部档案数据库，努力为干部工作提供优质服务，提高干部档案的使用效率。

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