高校行政管理信息化存在的问题及对策探究

摘要：现阶段，高校行政管理信息化过程中存在诸多问题，主要体现在缺乏信息管理意识、信息化管理水平低下、对历史数据的重视度不够等等。为进一步推进高校行政管理信息化建设，建议从培养信息管理意识，提高信息化管理效率；强化行政管理的执行力，全面提升服务质量；做好对历史数据的收集整理工作；制定科学合理的可持续发展的战略规划等方面入手。

关键词：高校行政管理；信息化；管理意识

一、高校行政管理信息化的内涵

（一）高校行政管理

高校基础工作的开展包括三个方面：行政管理工作、教育工作以及科研工作。基于这三方面的工作，行政管理是基础，教育以及科研工作是目的。行政管理工作是高校教育工作以及科研工作的辅助工作，高校三方工作紧密相连。行政管理工作是高校为落实完成教育目标，有计划性的在高校机构及制度的方面采取措施，发挥行政管理职能，由所有的工作人员协同完成教育目标的活动。有关于行政管理的主要内容突出表现为三点：其一，学术及行政关系，也就是说高校老师、其他科研教育工作者和行政部门间的关系；其二，高校功能部门关系，简言之行政管理机构下的高校各责任工作部门关系；其三，高校行政管理人员及创新管理方法间的关系。

（二）高校行政管理的信息化

当下的国内信息技术发展，计算机网络技术、信息通信技术被认为是信息化发展的代表。民众现已认识到了信息化是实施各方面工作高效进行的重要手段，但关于信息化管理的合理性还没有做到深刻的理解。作者认为，当下的社会发展是信息技术发展的社会，联系到高校的工作上来。也就是说，随着信息技术的发展，高校要切实加强自己的信息化建设，使用先进的信息技术强化学校管理，深化提高高校教育教学质量及科研水平等，进而有效的完成高校行政管理各方面工作的信息化[1]。实现覆盖高校各方面的信息化建设要求高校协调学术和行政部门间的组织关系，完善行政管理职能，不断拓展高校信息资源互联共享深度，调整行政管理人员组织结构，创新管理方法，最终实现高校信息化管理的合理性。

二、高校行政管理信息化存在的问题

（一）信息管理意识淡薄，信息化管理效率较低

高校行政管理工作效率低下。有关工作人员责任意识差，管理业务不熟练，不愿意甚至是更本就不懂得怎样使用信息技术辅助行政管理工作，这都是导致高校行政管理工作效率低下的重要原因。首先，当下的高校中层管理人员由过去高校组织安排担任，很多管理人员不了解信息技术，这让他们无从使用信息技术来辅助行政管理工作；其次，有超过半数以上的行政管理工作人员不熟悉信息技术，真实的行政管理工作当中不能熟练的运用信息技术实施行政管理辅助工作，信息技术工作人员不属于行政管理工作部门，也无法参与到行政管理工作当中；再次，现在的很多的高校都是公办院校，高校工作人员由大锅饭思想，不追求高效的学校管理工作，和自己没有直接利益关系的学校工作，工作人员普遍抱着一种无视的态度；最后，以往的高效行政管理工作一直是用纸质文档记载资料信息等，资料信息的保管、维护等都没有得到很好的处理，同时纸质的资料信息也没有及时的更新修改，资料信息的真实性、有效性大打折扣，管理人员普遍认为信息管理系统不安全，也由此降低了使用信息管理系统的主动性。

（二）部门间人浮于事与超负荷运行并存

一些部门工作人员工作流于形式，而还有一些部门工作人员则是加班加点超负荷的工作，这两类部门间的工作人员工作相差很大。发生现象的原因主要有：第一，工作人员岗位安排不合理。目前的高校管理部门岗位安排主要为定职定岗，实行一人一岗制[2]。岗位安排主要是遵循部门设置，没有更加细致的考虑各岗位的工作量大小，从而容易导致个别岗位工作量很大而有些岗位有基本没有什么工作的现象。第二，高校本身就有很多的文件，很多的日常任务，由于管理部门间的联系不紧密，每一项任务安排没有组织好部门所属关系，导致各部门工作人员重复工作现象，额外增加個别岗位工作人员的工作量。第三，行政管理部门间缺乏一定的信息管理与信息积累。在过去的很长一段时间，行政管理部门都没有适当的监理信息数据库，也由此没能实现更好的信息管理。在需要各部门上报任务报表的时候，上报任务就分配给了基层员工，各部门之间本身的联系就不紧密，报表信息等格式、内容不一致，加大了工作人员的工作难度。

（三）对历史数据的重视度不够

高校高层领导一直都很重视高校的领导和决策，当然这也是高校各方面工作的核心内容。实施高校行政管理工作的有序进行，充分的调查研究十分重要。过去决策的历史数据必然会对新的工作决策产生影响。然而因为过去行政管理工作的信息化水平低，信息资料的管理意识较差，过去决策的资料信息没能更好的得以保存。历史资料不完整，决策信息丢失，这都很大程度上影响了当下的领导层决策[3]。

三、推进高校行政管理信息化建设的措施

（一）培养信息管理意识，提高信息化管理效率

有关于高校的行政管理部门其实也是众多资料信息汇集的部门，当下的信息管理和传播速度水平正不断提高，与此相对应的对信息管理人员的管理水平也要求很高，这要求管理人员要拥有敏锐的观察力，能够有效的在众多的资料信息中找到自己需要的内容。现阶段，高校行政管理工作人员组成很复杂，一方面管理人员年龄差距很大的，另一方面管理水平差距也很大，联系到历史各方面的原因，这些人员再次学习信息技术的有效性也不是很大。为使高校行政管理工作更加高效的进行，需要强化本方面工作人员的信息技术训练，训练方式可借助会议、文件等形式开展[4]。此外，还要不断的扩充高效行政管理部门资料信息容量。有关于资料信息的内容包括互联网技术、信息技术等内容，同时要求行政管理工作人员学习认识信息内容的本质，熟悉掌握信息网络技术、计算机基础技术等。以上内容都可以由管理部门组织员工进行不定期的培训，同时工作人员也可在生活实践中学习掌握。

（二）强化行政管理的执行力，全面提升服务质量

我们知道，高校行政管理的根本宗旨是借助于组织、计划、实施等活动来实现人力、物力及财力等资源的有效整合，从而促使其效益最大化。从这一角度上看，有关于高校行政管理工作的本质就是服务，唯有最真实做到以“师生为本”，建设服务性高校行政管理模式，才能更好的为师生利益出发，作出更好的行政管理工作，推动高校健康快速发展。信息化发展的社会大环境，有关于行政管理工作的执行力愈加突出，高校行政管理工作的最终效益也取决于行政管理工作的执行力，唯有将行政管理工作的执行力落实都高校管理工作的实际，才能有效的完成行政管理工作，实现行政管理工作的任务目标。因此，高校管理层要不断强化工作人员的执行力；有效开展岗位责任制，强化所有行政管理工作人员的责任意识，权责分明、权责协调；引导和培养行政管理工作人员的使命感，要求行政管理工作人员和高校教学、科研工作相联系，切实的做到服务师生工作，解决师生现实需要，落实“服务性”行政管理工作[5]。如此，在顺应信息化发展的大势下，实现高校管理工作的良好进行，为社会培养更多的优秀人才。

（三）做好对历史数据的收集整理工作

建设成立由数据库技术支撑的高效决策系统，有效帮助领导层科学决策。现代的数据库技术，包括仓库、挖掘及信息分析处理技术为更好的利用历史信息数据提供方便，现代数据库技术实现了良好的历史信息数据分析、处理，得出正确合理的信息，方便决策的参考，让高校领导层明确的指导该实施怎样的决策，学校工作进行哪里不足，哪里需要改进等，确立科学的发展目标，做出科学决策措施。科学合理的信息数据是领导实施正确决策的核心依据，借助这些信息数据的参考，规划高校发展策略，引导高校积极健康发展。信息化的行政管理工作是实现高效科学管理、深化提高工作效率的重要手段，同时信息化还实现了高校管理结构的扁平化调整，切实保障行政管理工作由强大的信息技术支撑，简化管理人员结构，实现高效率行政管理工作进行。

（四）制定科学合理的可持续发展的战略规划

联系高校行政管理工作的实际，高校行政管理工作有自身的规律。科学制定高校行政管理工作方法要联系高校工作的全局出发，保障信息化战略发展。主要由以下三方面的工作考虑：第一，有关于高校行政管理系统包括高校人事系统、教务系统、学籍系统等，信息化发展的实际联系到高效各个方面的工作，要更加深入的考虑信息系统建设的数据处理工作，要求各信息系统相互联立，保持完整性，一方面接受系統有效资源，另一方面实现系统的高效工作管理；第二，强大的技术支持是高校信息化行政管理建设的必然要求，高校全部的行政管理工作都要和技术相吻合，各方面建设要和技术支持保持同步；第三，外部环境不断变化，社会经济发展，文化建设，政策调整等让高校的发展目标也在不断的变化当中，因此高校行政管理信息化工作的进行也要和学校建设大环境保持一致，制定高校发展的可持续发展战略。

【参考文献】

[1]林阳灿.高校行政管理信息化建设研究[J].长江大学学报，2014（12）：62

[2]陈淑芳.刍议高校行政管理信息化[J].南昌教育学院学报，2011（12）：51

[3]胡塞尔.欧洲科学危机与超验现象学[M].上海：上海译文出版社，1988.159

[4]王竞菲.高校行政管理信息化探讨[J].湖南工业职业技术学院学报，2013（4）：134

[5]吴琳.浅谈信息化条件下高职院校行政管理人员素质培育[J].黑河学刊，2012（5）：66

作者简介：郑焱（1982—），女，河南南阳人，硕士研究生，郑州师范学院教师，研究方向：行政管理理论与实践。