会计电算化条件下的内部控制研究

王淑娥

内蒙古锡林郭勒盟锡林浩特市第三小学 内蒙古 锡林郭勒盟 026000

会计电算化条件下的内部控制研究

王淑娥

内蒙古锡林郭勒盟锡林浩特市第三小学 内蒙古 锡林郭勒盟 026000

随着计算机的普及和信息技术的不断创新进步,当前世界范围内改变了以往传统的落后的会计模式,遵循最为新式的科学的会计电算化系统,在我国也是如此。会计电算化系统的普及使得各个企事业单位内部在进行控制时出现了较以往不同的发展趋势和问题,本文正是基于此点开展研究,对于当前会计电算化系统对内部控制的影响进行了深入分析,并且就控制方法等方面提出了一系列行之有效的建议和策略。

会计电算化 内部控制 对策

1 、会计电算化和内部控制的基本概述

会计电算化是通过计算机来实现以往的会计记账、查账、对账等内容,通过计算机实现信息的分析与整合,它具有速度快、存储数量大、信息资源可共享、查询速度快、会计报表简单明了、数据分析客观等优势,还可以节省大量的人力与物力资源,是当前最为主流的会计模式。内部控制是企业为了提高自身的管理水平,加强信息资源的安全防护而制定的内部管理制度。它是企业进行经济活动的主要考核依据,也是审计人员最常用的审计方法。企业通过内部控制可以实现更为高效安全的经济活动。

2 、会计电算化对会计内部控制的影响

2.1 内部控制的形式发生了变化

会计电算化系统的发展,使得企业内部在进行控制时出现了新的变化。当前进行会计账务的处理时,需要进行集中化,对于一些原始资料的收集、审核、输入等方面是需要和传统的会计模式一样,让相关人员进行,但是对于资料的加工处理、会计报表的相关操作却需要计算机来完成,这是和传统会计模式不同的,所以以往传统的会计模式在当时虽然可以对企事业单位内部进行有效监管,但是当前形势下已经不符合发展需求,需要作出相应的改变。

2.2 内部控制的内容发生了改变

较传统意义上的会计模式来看,会计电算化系统在对企事业单位的内部控制内容上也出现了较大的转变。它牵涉到的内容更加复杂多样,一些属于计算机系统的相关操作需要专人进行,所以需要对当前的会计人员进行专门的培训,并且要针对计算机体系将人员进行细分,包括系统安全控制人员、系统组织操作人员、系统输入输出控制人员等等。

2.3 内部稽核机制发生变化

在会计相关的内部稽查制度中,传统的会计模式对于每一个细分的业务流程都需要跟踪处理,手续比较复杂,对于每一个步骤都能够较为详细的记录,所以对于企事业单位内部控制比较严格,出现问题的几率也不高。随着电算化系统的推广,大多数情况下采用计算机自身的自动化控制,使用程序对相关手续进行监管,所以导致会计工作在权责上面出现变化,很大情况下会计人员没有参与到实际的稽查过程中,所以对于内部控制力度不足,影响着会计系统的监管职能。

2.4 内部控制的重点发生了变化

传统会计模式对内部进行控制的主体是会计人员,而会计电算化系统大多数操作都是通过计算机软件进行的,所以内部控制的重点不再单纯是人员,而是变成了一系列的流程,包括人工处理控制、原始资料的输入、会计信息的输出、人机交互处理、计算机内部体系控制等等。

2.5 信息存储介质和方式的改变

传统的会计模式大多数采用的是在纸上记录相关数据,所以在审计过程中可以通过笔迹、印章等方式进行稽查,但是会计电算化系统中数据被记录在计算机中,这些数据是依托计算机而存在的,在光盘或者是磁盘上进行存储,一旦出现人为性质的篡改和删除,都是很难发现且难以避免的,另外使用的计算机磁盘光盘在很多时候容易损害,信息安全无法保证。所以如何提高计算机数据的安全和防护,保障数据的有效性成为我们研究的主要课题。

3 、会计电算化下会计内部控制的对策与措施

3.1 加强程序操作控制

会计电算化系统需要人来操作,需要系统来执行,所以为了尽量减少在会计事务过程中出现问题,避免发生事故,单位内部要制定严格的操作规范,一般情况下有以下几点需要注意:第一,限定准入人员,只能由专门指定的人员才能进行相关操作;第二,数据的输入需要经过上级部门的审批,并且要保证数据的完整性和真实性,一旦在输入过程中发现数据失真现象,必须报上级部门审核,不能自己主观决定;第三,操作人员应该严格遵守行为规范,不能向其他人透露内部资料;第四,如果在输入数据时出现错误,可以按照系统的操作进行修改;第五,操作人员要坚守岗位,不能在操作过程中离席;第六,会计数据要备份。

3.2 加强组织控制和人员职能控制

会计电算化系统中,组织内部要将电算化部门和其它部门进行严格划分,对于二者要形成良好的互相监管、稽查的机制,保证会计信息的真实性,尽量避免出现差错。电算化部门的分离使得组织内部在进行监管方面出现较大的飞跃,职责分离也符合当前企事业单位发展的需要。

3.3 健全会计档案管理制度

会计档案管理是各单位需要注重的问题,当前企业一般是采用专门的档案管理制度进行监管,其中包括以下几点:第一,档案管理的基本要求是需要会计主管和系统管理员的签章;第二,对于档案管理的安全问题要与时俱进,从档案载体的实际出发制定良好的保管措施,避免档案载体损坏而造成的信息丢失;第三,当前电算化系统的信息载体容易损坏,需要进行检查和备份,避免数据的丢失。

3.4 提高工作人员素质

企事业单位必须严格重视人才的培养,打造高素质、高科技的电算化人才队伍,为企事业单位电算化系统的安全稳定发展提供强有力的支撑。

3.5 加强系统的安全控制

系统的安全控制主要就是对计算机进行全方位的控制,以确保资料数据的安全和真实,避免信息的丢失和泄露。当前系统安全控制主要包括接触控制、环保、安全控制三种。具体的措施主要有:第一,严格制定操作条例,一切操作都要遵循内部制度;第二,计算机权限分级;第三,操作人员需要提供密码才可以继续操作;第四,数据存储和处理要进行分离;第五,接触和操作之间要通过日志控制;第六,机房重地要严格执行相关的安全条例和用电条例,保障计算机的安全。

3.6 加强内部审计

在企业内部控制系统中,内部控制占据着较大比重,在电算化内部监督方面,我们必须注意到,人与计算机的相互对话迫使我们必须对人和计算机都进行监管,才能更好的实现内部控制。具体而言有以下几点要求:第一,对于会计资料进行审查,对于在实际操作过程中是否违法、是否遵循单位的内部控制条例、凭证附件是否规范等方面进行核查,确保会计资料的科学性和真实性;第二,对于纸质资料和计算机资料进行比较,如果发现二者不符要及时进行处理;第三,对于资料数据的保存要进行监督,避免因磁盘的失效而导致数据丢失;第四,对于计算机系统的各个流程进行监管,一旦发现问题要及时补救。

[1]徐伟.浅谈会计电算化条件下的内部审计工作[J].西部财会;2014 (10).

[2]张琳琳,邵华清.会计电算化下内部控制研究[J].商业经济;2014 (02).

[3]杨慧.刍议会计电算化下的内部控制[J].商场现代化,2014(01).