会计电算化内部控制存在的问题及对策

刘春萍

滦南县社会保险局 河北 滦南 063500

会计电算化内部控制存在的问题及对策

刘春萍

滦南县社会保险局 河北 滦南 063500

当前,会计电算化已经得到非常广泛的普及和应用,实施了会计电算化后,会计核算和财务管理的环境发生了很大的变化。在实际应用中,会计电算化系统仍然存在着一些问题和隐患,为此,为实现既定的经营管理目标, 必须建立起一整套适合会计电算化系统的内部控制制度,以确保财务工作有序、健康发展。

会计电算化 内部控制 问题和对策

会计电算化内部控制,是指企业为了保证财务活动的有效进行,保护财务资产的安全和完整,防止、发现、纠正错误与舞弊,保证会计资料的真实、合法,完整而制定和实施的一系列财务措施与程序。当前,会计电算化得到越来越多的普及和应用,会计电算化也凭借其便捷、高效、差错率低等优势,极大地提高了单位财务处理的速度和效率。但也因其内部控制的系统的复杂化而带来诸多问题,因此,加强会计电算化的内部控制管理,优化财务运行环境,规避风险,发挥优势,非常具有必要性和迫切性。

1 、会计电算化内部控制的必要性

1.1 控制内部财务风险

在手工会计信息系统中,会计人员之间很自然地形成一种相互制约、相互监督关系;会计核算信息记录在纸上,直观性较强,不同的笔迹也可作为控制的手段;记录在凭证、账簿、报表等纸介质上的会计记录其勾稽关系较为明确;在电算化信息系统中,会计信息被存储在u盘、光盘等磁介质上,保管不善会导致磁介质损坏,会计信息存在丢失或毁坏的危险。许多业务处理程序由计算机完成,一些内部牵制措施无法执行,导致内部控制效率降低,内部稽核的作用被削弱。

1.2 互联网发展的必然要求

互联网在财务会计中的运用,使得财务数据的收集、加工、处理都可以适时进行,不仅迅捷、而且可以双向交流财务信息。在以高科技为基础的知识经济社会,财务报告中包含的人力资源、环境保护等信息的重要性迅速提高,以附表、附注形式披露的信息不再只是会计报表的补充,以前并不重要的信息或受成本效益原则约束无法披露的信息,都必须进行充分、及时的披露。网络是一个开放的环境,会计信息系统很有可能遭受非法访问甚至黑客或病毒的侵扰。所以,加强会计电算化系统内部控制制度建设就显得十分重要。

1.3 强化审计工作的需要

在电算化会计系统中,会计事项由计算机按程序自动进行处理,如果系统的应用程序出错或被非法篡改,则计算机只会按给定的程序以同样错误的方法处理所有的有关会计事项,系统就可能被地嵌入非法的舞弊程序,不法分子可以利用这些舞弊程序大量侵吞企业的财物。在会计电算化条件下,审计人员要花费较多的时间和精力来了解和审查计算机系统的功能,以证实其处理的合法性、正确性和完整性,保证系统的安全可靠。

2 、会计电算化内部控制存在的问题

2.1 会计核算软件个性化致使内部控制难度大

目前,多数在用的市场化的财务软件都是由不同的财务软件公司自行开发,其数据结构,操作平台、支撑软件不尽相同,编程风格也各有特色,而各财务软件公司为保密其技术,相互间没有交流和沟通,没有业界的协议,不同品牌的财务软件之间没有统一的数据接口,很难在不同系统上实现数据共享。不同的财务软件对软硬件环境要求不同,在内部控制上设计不一致。

2.2 财务数据的不安全性使得数据维护存在困难

在一定条件下,会计数据是绝对保密的。作为财务软件的加密,很多财务软件公司只考虑自身的经济利益,防止盗版,但对用户会计数据保密性、安全性涉及不多。会计基本数据大多是以一种开放式的关系型数据库格式保存。只要懂得数据库操作知识,就能进入账套数据库文件进行非法篡改。这样即使进入系统时加上诸如操作密码、指纹辨识等检测手段和操作权限设置等限制手段,实际上也不能真正起到数据的保密作用,非法篡改能够轻易实现。

2.3 会计人员电算化水平的差异性致使系统维护存在不隐患

会计工作质量依赖于计算机系统的可靠性和会计人员的操作水平。在会计电算化信息系统下,操作环境的改变使传统内部控制方法难以发挥作用,一旦系统由于自身或操作员的失误而崩溃,就可能使会计工作陷入瘫痪。同时,由于会计人员专业水平和电脑水平参差不齐,对会计电算化系统理解、使用、掌握等存在问题,也有可能导致数据错误、信息失真。

3 、加强会计电算化内部控制的对策

3.1 强化会计电算化内部控制制度

一要加强会计电算化业务人员组织控制。在会计电算化系统环境下,对各类会计岗位进行重新的划分,在授权过程中运用内部审计,按照责、权、利相结合原则明确系统内各类人员的职责、权限,建立健全岗位责任制。二要加强会计电算化系统操作和维护控制。会计电算化系统操作和维护控制主要是通过制定一套完整而严格的操作和维护规程来实现的。规程应包括操作的具体流程,各环节的主要分工和职责,注意事项,维护的时间和方面,维护的程序等内容。三要加强会计电算化系统档案管理。会计电算化系统在处理业务时所产生的各种账簿、报表、凭证均应由专人管理,并制定相应的管理制度。磁性介质必须及时进行备份,并做好防止计算机病毒侵袭的工作。所有财务档案均应做好放火、防潮、防尘、防盗等工作,并定期盘点整理。磁性介质还要进行防磁工作。

3.2 加强会计电算化系统业务操作的控制

会计电算化系统业务操作主要包括数据的输入、数据的处理和数据的输出。对数据的输入、处理、输出过程的控制是保证会计核算系统有效的关键。只有经过核准的会计业务经过正确的输入,进恰当的处理和运行,并及时的输出,会计核算系统才能实现自身的目标。

此外,凭证格式标准化控制、凭证顺序号控制、凭证审核控制、重复输入控制、对应科目合法性控制、保留审计线索控制,修改痕迹控制、数据备份控制等都是会计电算化系统的输入控制、处理控制、输出控制的有效方法。

3.3 加强操作人员的职业道德建设

会计电算化系统的实施主体是“人”,但无论软件质量如何优良,规章制度如何完善,作为电算化会计系统实施主体的“人”不能发挥作用,有制度而不去执行,甚至恶意的修改软件程序,修改数据库中的数据,非法取得口令,最终还是达不到内部控制的目的。因此,道德规范、行为准则、能力素质的建设应直接纳入内部控制制度的内容。单位管理者应当重视对财务人员的选用与培养,努力增强财务人员的职业道德水准和业务水平,达到会计电算化系统的主体诚信。

[1]邱保印.从电算化会计信息处理特点看电算化会计发展趋势[J].上海会计,2009（4）.

[2]张凤,仵斌.浅议会计电算化内部控制制度[J].武汉科技学院学报,2005,(01).

[3]申玉白.会计信息化管理中数据安全的风险与防范.中国管理信息化,2007,（08）.