医院后勤档案管理存在的问题及改进措施

毛向阳 张 为* 陈 亮

医院后勤档案是医院后勤活动的直接记录，是后勤管理、服务、基础设施建设等活动直接的信息资料来源。医院后勤档案管理主要内容有医院设计、建设、招标、绿化、装修等建设类的管理，还有水电气、设备运行、食堂运行、清洁灭害等日常运行类管理［1］。大致可以分为文书档案、财务档案、基建档案、设备档案等。这些档案是后勤工作的真实记录，是医院正常运行的重要保证，为医院可持续发展提供强有力的保障。

1 医院后勤档案管理存在的主要问题

1．1 医院后勤各类档案管理存在的共性问题(1)档案意识不强。长期以来，多数医院职工，尤其是领导干部重视医疗，轻视后勤档案建设，不注意档案资料的搜集、整理及有效保存，致使很多重要原始资料遗漏，甚至丢失。(2)规章制度不健全。没有一系列的规章制度作保障，是难以提升档案管理水平的。有的虽然建立了档案制度，但执行不力，缺少对档案工作的监督、检查和考核，使制度形同虚设［2］。(3)管理人员非专业化。医院后勤兼职档案管理员大多不是档案专业毕业的管理人员，多是从医疗、护理或行政改行的，大多没有受过系统的档案专业教育，很少参加档案知识的培训，多是在工作中自己摸索。(4)信息化管理手段普及率不高。虽然计算机及网络技术在医院管理中已广泛运用，而运用计算机及网络技术管理的档案较少，基本还停留在手工收集、检索阶段，特别是设备档案，其使用、维修、保养等信息仍以手工为主。(5)档案硬件建设不够。目前不少医院还只是停留在近乎原始状态的配备。档案室狭小、通风设备谈不上;只是一些简简单单的档案袋、档案夹、档案柜，根本谈不上档案保管的标准，制约了档案的发展。(6)档案宣传力度不够。目前医院档案部门开展档案宣传工作时，因为宣传内容与方式陈旧、落后与单一，难以进行互动，因此造成员工参与兴趣不大。大部分职工对档案认识依旧处在传统印象和陈旧的理解中。(7)档案管理工作规划和医院发展不同步。在医院后勤管理工作中，常常对建筑改扩建、设备更新、人员结构调整等工作进行明确详细和长远规划，但是却很少提及对档案管理工作的改革和档案设备的升级。(8)对档案管理工作的投入相对不足。医院后勤部门认为档案工作很简单，只是保管些材料，负责给档案利用者提供资料即可，所以在经费投入方面，相对其他工作而言，投入的资金非常少，导致档案部门不具备档案保管和整理的最基本的条件。

1．2 医院后勤各类档案管理存在的个性问题(1)文书档案整理时间有限。专职档案管理员隶属于医院后勤办公室的管理，经常因为兼顾办公室的工作繁忙而无暇整理，成了名副其实的兼职管理员，全年大部分时间应付办公室工作，不能系统地进行档案整理。(2)财务档案开发利用率低。财务档案是医院后勤的重要经济史料，目前后勤财务档案管理职能仅停留在收集保管与简单利用方面，而对于档案的开发利用几乎没有开展，难以体现档案的价值。(3)基建档案记录不详细。实际工作中由于临床科室调整、改造以及装修，导致房屋使用功能在不影响使用安全的情况下部分结构发生变化，维修档案却没有及时归档，时间久远后，院内房屋的构造、管线走向等缺少详尽的变更记录。(4)设备档案归档范围不规范。在设备申购至报废的整个过程中，经历了设备的立项、招标、购置、安装、运行、维护和报废7个阶段。在这7个阶段形成了大量的设备档案资料。但由于医院后勤各班组职责不同，档案收集依据缺乏，设备档案材料的购置报告、安装调试、验收、报废材料等资料的收集存在较大的随意性，后勤各班组所收集的设备档案资料也存在较大的差异。

2 提高医院后勤档案管理水平的改进措施

2．1 增强档案意识 强化领导监督 首先，领导思想上要提高对档案管理重要性的认识，将后勤档案管理列入日常工作的重要内容，做到在安排布置各项工作的同时，布置档案的搜集、归类及存档，并做好检查验收工作。其次，提升后勤全员的档案意识。后勤部门存在着业务种类繁多、档案资料的搜集难度大的特征，必须强化相关教育，使后勤每一位员工认识到档案建设的重要意义，更好地支持后勤档案管理工作顺利开展。

2．2 加强基础设施建设 创建良好的管理环境良好的软硬件基础设施和管理环境是后勤档案建设的物质基础。技术基础设施包括软、硬件的建设。医院局域网的建立要立足高起点，不仅要方便内部信息的交流，还应配备扫描、拷贝、打印等系列化配套设备以方便信息的输出。医院后勤部门设立一个具有独立职能的档案室，将文书档案、财务档案、设备档案、基建档案等进行集中管理。

2．3 建立健全组织体系 确保档案工作有序开展为确保医院后勤档案工作取得实效，医院分管后勤的领导应对档案工作高度重视，将推进医院后勤档案工作列入重要议事日程，实行分管院长负责制，后勤部门主要领导负总责，班组长成员按照分工，抓好各自分管班组的档案管理工作，形成一级抓一级、层层抓落实的工作机制。

2．4 完善管理制度 规范管理行为 档案的管理离不开科学的管理制度。各医院后勤结合本单位工作实际，根据《档案法》《医院卫生档案管理规范》等有关法律法规，完善岗位管理制度、档案归档制度、档案(借)阅制度、档案室管理制度等，并将档案管理工作与班级及个人目标考核相挂钩。医院后勤部门规定班组专人负责收集整理所辖范围内的基础资料。班组长作为档案管理的第一责任人，后勤部门根据档案管理的完成情况进行奖惩，直接与班组绩效挂钩。

2．5 加强培训 切实提高档案管理人员素质和业务水平 注重档案管理队伍建设，通过定期或不定期对档案管理人员进行系统继续教育培训，拓展视野，丰富知识。同时，档案管理人员也需要具有创新意识，也就是说后勤档案管理人员必须熟悉医院后勤业务特点和发展规律，运用自身的业务知识，使后勤档案管理与后勤事业发展保持同步。

2．6 采用信息化的管理模式 提高资源利用率信息化、电子化、数字化是医院管理的工作趋势，也是医院的发展方向。要充分发挥电子计算机在档案管理中的作用，利用电子计算机管理信息的收集、传递、开发利用的主要功能。此外，利用现代化的技术手段将档案内容按文书、财务、基建、设备等分门别类地输入进去，不会出现遗漏，形成高效的电子档案的管理模式。

2．7 抓住重要环节进行管理 基建档案管理工作涉及建设工程项目决策阶段、实施阶段和使用阶段3个阶段［3］。其中使用阶段主要是工程维修、改造项目的档案资料管理工作。建设项目交付使用后，不仅要做好土建工程的基建档案管理工作，更要做好对暖通、强弱电设备设施的档案管理工作。

2．8 树立动态收集理念 设备档案管理人员应转变原先的工作模式，将设备档案收集工作贯穿于设备立项、招标、购置、安装、运行、维护直至报废等各个阶段的整个过程。树立档案工作的动态观，形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与、事后跟踪的新的档案工作理念。

1 解锦红．浅析医院后勤档案管理的重要性［J］．办公室业务，2012，21:30．

2 庄甸珍，杨亦军．浅谈医院后勤档案管理［J］．医学信息，2013，26(2):69．

3 贾晓平，陈景．医院后勤档案管理的体会［J］．中小企业管理与科技，2010，33:43 －44．