事业单位电子档案应用研究

卢华丽

( 黄冈职业技术学院， 湖北 黄冈 438002 )

事业单位电子档案应用研究

卢华丽

( 黄冈职业技术学院， 湖北 黄冈 438002 )

随着电子信息技术高速发展、办公自动化广泛普及，电子档案逐步取代传统的纸质档案，并且所占的比重越来越大。如何保管、维护和利用好电子档案，有效发挥其优势，在确保安全的前提下，更好地服务单位的发展，是现代档案管理不可或缺的一个重要内容。

事业单位；电子档案；特点与优势；缺点；需解决的问题

一、电子档案的特点与优势

与传统档案相比，电子档案特点十分鲜明，具有无可比拟的优势，主要体现在以下几个方面：

(一)电子档案信息量大，便于储存和管理

传统的纸质档案体积大、占地广，需要有足够大的空间来储存，因此，古人用汗牛充栋来形容藏书的丰富。如今的电子档案，通过数字处理技术、缩微技术，将数量庞大的档案资料浓缩在一个极小的电子介质之中，体积小但存储容量非常大，一个u盘、一个光碟，就可以容纳数十万、百万、千万乃至亿计汉字、图形的文献资料。同时随着互联网的日益普及，虚拟的馆藏文献可以与世界各地实现信息共享，“秀才不出门，已知天下事”。由于电子档案的体积小，储存和管理起来十分方便，一个电子文件介质、一台计算机、一个网络，就可以高速处理这些文件资料，不仅可以有效避免人工操作中的信息不完整、不准确、不工整等问题，而且可以在最短的时间内对电子信息进行收集、统计和整理，既大大节省了人力物力，也大幅提高了办公效率。[1]

(二)电子档案内容丰富，便于处理和传递

电子档案以集成保存的方式，将文字、声音、影像等内容浓缩在一起, 既具备可读性，也具备可视性,内容十分丰富。在文件处理上，电子档案一方面可以通过计算机实现任意组合编辑，十分方便地进行查漏补缺，这是传统的纸质档案拆了又分、重新组合无法比拟的；另一方面电子文件可以随时拷贝，携带起来十分容易。在文件传递上，电子文件可以在极短的时间内借助网络传遍全球的任何一个角落，即使是最先进的交通工具，也没有其传输速度快。

(三)电子档案具有非直读性，便于借阅和保密

在传统的纸质档案时代，档案往往是整卷保存的，在查阅时只能是整卷提供，尽管查阅者只需查看其中的一份或几份文件，但却能够看到整卷档案内容，这样显然不利于档案的保密。但电子档案不能够直读，在查阅时可以根据查阅者的需要，提供其查阅的文件，其他文件可以让其无法接触，这样有效克服了传统纸质档案借阅的弊端，从而保证文件在借阅过程中能够不泄密。

(四)电子介质材料特殊，便于保管和长期保存

传统的纸质档案对保管的要求较高，要防火、防水、防虫、防潮、防氧化等等，而且时间一长，纸质容易褪色、损坏。电子介质是高科技材料制成，不仅对保管地的要求相对较低，而且可以重复使用，存储时间长，不易受损，有效解决了纸质档案在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的问题。

二、电子档案的缺点

(一)电子档案的真实性难以保障

由于电子档案储存在计算机或电子介质之中，可以任意组合编辑，即使是反复修改，也不会留下什么特殊标记，以致人们不能有效地辨别文档材料的原始性和真实性，加上许多文件没有印章或签名，这给鉴别真伪带来困扰，因此，原始性、完整性、真实性得不到有效保证是电子档案管理的一大难题。

(二)电子档案的安全问题也很突出

互联网的飞速发展，在给人们带来方便快捷的同时，也带来电子文件储存、管理的安全问题，稍不留神，病毒就有可能侵袭电脑，造成系统瘫痪、数据丢失，加上现在的网络黑客水平很高，经常通过木马病毒以及特殊程序拦截相关电子信息，这些都对电子档案的安全造成很大的威胁。

(三)电子档案对管理人员的要求很高

传统的档案管理，对管理人员的要求较低，只要懂档案管理知识，具备细心、耐心等素质就够了。但对电子档案管理人员而言，这些技能完全不能满足需要，不仅要懂得档案管理的相关知识和技能，而且要能熟练地使用电脑，懂得现代信息技术相关操作；不仅要会使用电子信息技术，还要懂得维护，才能适应档案管理电子化的形势。总体而言，电子档案管理需要的是复合型人才，这在事业单位档案管理岗位普遍奇缺。

(四)电子文件的兼容性问题

当前，电子技术发展十分迅猛,电脑硬件和软件的更新换代速度很快,如果新开发的电脑软件通用性差，就会产生电子文件不兼容的问题，导致不同系统生成的电子软件不能识别，或者是难以实现制式的转换，很容易造成电子信息的丢失，也容易缩短电子档案的寿命。[2]

三、事业单位电子档案应用中需要解决好的几个问题

(一)变实物管理为信息管理，解决好思想认识问题

在传统的档案管理中，管理人员管理的都是一些实物，包括纸质文件、图片等等，进入电子档案时代以后，档案管理的重点就转为信息的收集、处理、加工和保存了。面对浩如烟海的信息，面对现代信息技术飞速发展的新形势，档案管理人员一定要更新思想观念，坚持与时俱进，努力学习新知识、新技能，以适应档案管理数字化、信息化的新要求，发挥出电子档案最大效益。

(二)加大档案管理资金投入，解决好钱的问题

电子档案的应用、管理和维护，需要加大资金投入，创造良好的基础和条件。一是改造硬件设施。按照满足需要、适度超前的要求，加强本单位的档案管理硬件设施建设，包括添置一定数量的电脑，购买扫描设备、刻录设备及其他配套电子产品，建立局域网等等，要以相对完善的硬件设施满足电子档案管理的新需要。二是更新软件设施。坚持内部开发与对外购买两条腿走路，一方面立足本单位实际，在条件允许的情况下，组织本单位专业技术人才，开发档案管理软件系统，另一方面通过购买服务和产品的方式，买进档案管理必需的软件，包括正版网络防火墙等，确保电子档案正常运用及信息安全。

(三)加强档案管理队伍建设，解决好人的问题

电子档案的运用关键在人。因此，培养和造就一批既懂档案管理又精通电子信息技术的复合型档案管理人才，是每个单位的当务之急。加强档案管理队伍建设，必须重点做好三件事：一是按照专业人做专业事的思路，多渠道引进专业技术人才，特别是要面向高校档案管理、计算机管理等专业，引进一批创造型、复合型人才，为档案管理提供人才支撑和储备。二是按照干中学、学中干的思路，加强对现有档案人员的业务培训。要强化与档案管理部门的协调，定期组织档案管理人员业务知识培训，尤其是加强电子档案管理方面的培训，使每位档案管理人员成为行家里手。三是按照待遇留人、感情留人的思路，稳定档案管理人员队伍。档案管理人员是事业单位流动性较大的岗位之一，究其原因，主要是政治上没地位，待遇上较低。要从政治上、工作上、生活上关心档案管理人员，适当提高他们的待遇，促使他们安心工作，为档案事业发展做出积极贡献。

(四)建立健全电子档案管理相关制度，解决好过程控制问题

一是建立健全电子文件的标准化制度。制定统一的电子文件管理标准，确保电子文件从收集、立卷到归档保存按统一的标准进行，档案管理人员在接收电子文件时，除了要确认标准是否统一以外，还要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。 二是建立健全电子文件使用权限审核制度。根据不同的使用对象，设置不同的使用级别和权限，规定必须严格按照级别和权限注册登录；对拷贝文件，要根据拷贝者的需求，对其级别和权限进行确认后，才进行拷贝复制，并做好拷贝后的原件回收工作。三是做好电子文件使用登记管理工作。对电子文件的使用进行全过程监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。四是建立电子文件备份制度。主要是将电子档案和纸质档案同时提交保存归档，通过双套管理模式，确保档案信息完整性。

(五)加强电子档案泄密风险防控，解决好安全保障问题

一是加强对档案管理人员的教育管理。明确专人负责电子档案管理工作，加强学习教育，促使档案管理人员树立强烈的事业心责任感，养成恪尽职守、认真细致、精益求精的工作作风，从人员上对电子档案安全进行严格把关。二是加强储存设备管理。对电子处理实行专机专用，定期对设备进行管理维护，对软硬件进行更新升级，结合存贮介质使用，采取物理隔离等安全防范措施，防止“病毒”和“黑客”入侵，通过网络防火墙、身份验证、数字签名等手段,确保电子文件在存储、传输过程中的保密和安全。三是加强电子文件操作流程管理。建立规范化的操作流程，堵塞在人员操作的过程中存在的安全漏洞，确保信息完整和安全。

[1]赵思媛. 浅谈文书档案计算机管理的利弊[J].沿海企业与科技,2010,(12).

[2]沈彦．浅议电子文件及电子档案管理[J]．企业导报，2010，(4).

(责任编辑：孙建华)

Study on the Application of Electronic Archives in Public Institution

LU Hua-li

( Human Resources Department, Huanggang Vocational College, Huanggang, Hubei 438002, China )

With the rapid development of electronic information technology and the popularization of office automation, electronic archives have been replacing the traditional paper archives gradually, and it will take a growing share. How to preserve, protect and use the electronic archives, play its advantages effectively, to serve for the development of the public institution better under the premise of ensuring safety is an indispensable important content of modern archives management.

public institution; electronic archives; features and advantages; disadvantages; problems

2014-12-03

卢华丽(1975-)，女，湖北黄冈人，副研究员。

G270.73

A

1671-4385(2015)02-0103-03