高职院校二级院系教学档案管理现状分析与对策*

张建梅(浙江经济职业技术学院档案馆,杭州浙江310018)

高职院校二级院系教学档案管理现状分析与对策*

张建梅
(浙江经济职业技术学院档案馆,杭州浙江310018)

摘 要:随着高职院校内部管理体制的改革,高职院校逐步推行二级院系管理教学档案。二级院系教学档案是学校档案的基础和重点,反映了一所学校教学质量和教学管理水平。本文就高职院校二级院系教学档案管理的特点、存在的问题和不足进行了分析,并对改进高职院校二级档案管理提出了一些建议和对策。

关键词:高职院校;二级院系;档案管理;对策

高职院校二级院系教学档案是教学第一线的师生在教学实践中形成的,反映二级院系主要职能活动和基本历史面貌,具有保存、查考、利用价值的文字、图表和音像等不同载体的材料。它是高职院校档案的重要组成部分,是真实反映学校教学质量和教学管理水平的重要依据。

一、二级院系教学档案管理的特点

(一)二级院系档案的基础性

随着高职院校二级管理的推进,教学档案也开始实行二级院系管理。由于二级管理调整了学校职能部门的管理内容和权限范围,扩大了二级院系办学自主权,一些原本由学校教务处管理的教学文件下放至二级院系管理,如教学大纲、教师工作量、课程建设、典型教案、试卷、学生成绩、学籍表及毕业论文等,这些在二级院系形成的具有保存、查考、利用价值的文件资料,现由各二级院系完成。

(二)二级院系档案管理的双重性

二级院系是高职院校实施教学任务的主要单位,直接接受和落实学校及教务处的各类教学文件,与一线师生直接联系。由于高职院校内部管理重心下移,它即是教学活动的组织者又是实施者,教学实践中形成的档案成了学校教学档案的主体,也成了学校教学档案管理的主要承担者,其档案管理工作是学校档案工作的重要组成部分。档案管理人员在业务上它受学校档案馆(综合档案室)的指导监督,在行政上又受二级院系管理。一方面要为学校提供档案,另一方面要收集、整理、鉴定、管理二级院系档案。

(三)二级院系档案内容和载体的多样性

二级院系基本上是独立的教学单位,下设综合办公室、系、教研室、研究所(室)、实训室、技能考证中心等,他们在各项管理活动中,会形成内容丰富、数量众多、不同载体的各类档案材料。

二、高职院校二级院系档案管理存在的问题

(一)档案意识薄弱

二级院系长期处在教学的第一线,从院系领导到教职员工普遍只重视教学、科研,根本没有意识到档案的重要性,忽视日常工作中档案材料的收集、整理、管理,存在着各类档案记录不完善、记录分散等现象,只有在上级单位检查或教学评估时才临时突击,重新补充各类材料,应付了事。同时有些老师认为科研、教学成果是他们自己心血的结晶,应该自己保存,不愿上交档案部门,对归档持抵触态度;有些人为了查阅方便,将自己经手的文件材料据为己有,给档案材料的收集增加了难度,这样导致档案收集不够齐全,档案材料质量不高,很难真实反映二级院系教学工作情况。

(二)管理制度不健全

二级院系的教学档案管理工作起步较晚,处于实践探索阶段,二级院系虽然建立了档案分室,配有兼职档案员,但档案管理职责不明确、管理力度不足,缺少一套完整的规章制度和健全的档案组织机构来监督检查。一些二级院系档案工作处于人员不稳定、材料不完整,甚至无人过问的状态,严重影响了整个学校档案管理工作的效率。

(三)管理手段陈旧

随着计算机技术与网络技术的发展,档案工作已不能只停留于纸质文档或实物载体,以计算机盘片、固态硬盘、磁盘和光盘等载体的电子文档的文字、图片材料已逐渐代替或与原始的纸质档案并存,传统的档案管理观念、方式都需要更新与创新。但目前高职院校电子档案的管理还没有受到管理人员的关注,电子文件仅作为资料保存,借助计算机替代人工管理的模式与方法还没有被充分认识和开发,二级院系档案管理方面没有得到相应的人力、物力和财力的支持,档案利用还是传统的服务形式。

(四)档案管理员对档案专业知识缺乏

档案管理工作具有很强的专业性质,但二级院系的档案管理员大多由二级院系教学秘书(或教务员)兼任,基本都没有受过档案管理培训,缺乏档案管理知识,对档案的收集、鉴定、分类组卷、归档、编目等规范程序不熟悉,加之教学秘书(或教务员)工作任务繁忙,没有更多的精力顾及档案工作,基本上是找勤工俭学的学生帮忙整理,导致教学档案资料整理无统一的分类标准,习惯存放,各行其是,重复归档或"档案死角"现象普遍存在[1],严重影响了档案的质量,对高职院校档案管理造成了不可弥补的损失。

三、优化高职院校二级院系教学档案管理的措施

(一)强化档案宣传,提高档案意识

利用学校宣传媒体加强对《档案法》、《高等学校档案管理办法》和档案学基础知识的宣传,使广大教职员工了解档案的价值和作用,认识到档案重要性以及自身工作对院系教学档案的积累和开发利用的责任,使教职员工自觉地维护档案的完整,转变以往"档案与我无关"的观念,通过培养教职员工保护、利用档案的理念,来提高全体教职员工的档案意识。

(二)完善档案制度,规范档案管理

二级院系作为教学档案管理工作的直接施行者,结合综合档案室的业务要求,依据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》,让拥有本专业和学科知识的教师专家自主制定或完善涉及自己专业和学科范围的教学档案管理条例,包括材料的收集、整理、立卷、分类、归档、编研和管理工作,做到有章可循,有据可依,使档案管理体现专业知识、学科体系的科学性和权威性。[2]通过制度来保障档案的规范和完整,使高职院校二级院系的档案管理工作健康有序地发展。

(三)重视档案培训,提升管理人员档案素养

由于档案工作有很强的专业性和业务性,而二级院系档案管理人员基本上全是兼职档案员,本身对档案管理业务不熟悉。要提高二级院系档案管理水平,必须让档案管理人员学习档案基础知识,进行业务指导和培训,通过基础知识的学习和业务培训,使档案管理人员掌握一定的档案管理专业知识来提高自身的档案素养,促使档案管理人员熟知自己的薄弱点并有针对性地改进和提高。

(四)依托网络技术,推进信息化管理

传统的档案管理方式信息共享化程度很低,信息处理的灵活性、时间性和准确性已不能满足日常工作的需要,与学校教育信息化的需要差距越来越大。依托计算机和网络技术,将现代办公技术与教学档案管理相结合,改变过去以纸张、案卷为载体的收集、归档、检索等传统的档案管理方法,实现二级院系教学档案的电子化、网络化管理。建立和完善多种检索渠道,更直接、快捷、方便地满足教师对教学档案的需求,实现档案资源共享,更好地促进二级院系教学档案管理工作的优化进程。[3]

参考文献:

[1]刘璐梅.谈本科教学评估后高校档案工作的改进[J].兰台世界,2005(6).

[2]许娟.新时期高校二级院系教学档案管理工作的几点思考[J].北京档案,2010(4).

[3]刘丽华.构建高校二级院系教学档案优化管理体系[J].内蒙古科技与经济,2009(10).

An Analysis of the Present Status in Teaching Archive Management of the Secondary Faculties in Vocational Colleges and Its Countermeasures

ZHANG Jian mei
(Archives of Zhejiang Technical Institute of Economics,Hangzhou 310018,China)

Abstract:With the practice of two-level management in vocational colleges,the model of teaching archive’s two-level management gradually comes to implement.The teaching archive is the foundation and emphasis of the whole school archives,which reflects the teaching quality and the teaching management level of every school.This paper analyzes the traits,existing problems and insufficiencies about teaching archive management of secondary faculties in vocational colleges,and puts forward some pertinent suggestions and countermeasures about the archive management.

Key words:vocational colleges;secondary faculties;archive management;countermeasures

作者简介:张建梅,硕士,副研究馆员,从事档案管理研究。

基金项目:湖州师范学院2011年高等教育研究项目(GJC11021)研究成果。

*收稿日期:2015- 03- 07

中图分类号:G271

文献标识码:A

文章编号:1009- 1734(2015)06- 0040- 03