ISO9000质量管理体系在高校内部会计控制中的运用研究

肖金芳



ISO9000质量管理体系在高校内部会计控制中的运用研究

肖金芳

摘要：高校内部会计控制是内部控制重要的组成部分，内部会计控制是否有效直接影响了内部控制的质量。文章以南通航运职业技术学院为例，就ISO9000质量管理体系在学院内部会计控制中的运用模式以及基本方法进行了剖析，并对该院的基本做法和所取得的初步成效进行了介绍，旨在对从事内部控制管理工作者有所启示。

关键词：质量管理；体系；会计控制；运用

内部会计控制是内部控制的重要组成部分，南通航运职业技术学院（以下简称“南通航院”）在将ISO9000质量管理体系运用到对航海类专业教学管理进行教学质量控制的同时，将ISO9000质量管理体系运用于学院内部会计控制，取得了一定的成效，并为ISO9000质量管理体系在内部控制中的全面推广运用奠定了基础。

一、ISO9000质量管理体系与内部会计控制的基本内涵

ISO9000质量管理体系是国际标准化组织，即由各国标准化团体组成的世界性联合会（ISO组织）制定的质量管理与质量保证标准，它的基本思路是“质量形成于生产全过程”，“控制所有过程的质量是质量管理的核心。”基于此，ISO9000质量管理体系对“实施过程的控制，预防不合格项；建立并实施文件化的质量体系；质量管理必须坚持质量改进；定期评估质量体系和不断改进；领导是质量管理的关键”等方面提出了明确的管理要求和操作要求，并在全球范围内企业产品生产确保产品质量控制中发挥了巨大的作用，得到了国际的公认。ISO9000质量管理体系有不断运用于非物质生产等管理领域的趋势。

高校内部会计控制是以高校财务部门及会计人员为主体，通过制定和实施财务法规、财务制度、财务定额、财务管理目标等，指导、监督和约束教育经费资金运动或日常财务活动的管理活动。内部会计控制的主体是会计部门和其他利用会计信息来控制资金流动的有关决策部门。内部会计控制的客体是资金运动；内部会计控制的根本目的在于确保高校资金运动的全过程及各个环节都能真实、有效、客观的反应资金运动的情况和符合国家法律法规的规定，最终确保资金运动始终处于健康安全运行状态。

如上所述，ISO9000质量管理体系强调的是过程控制，通过对全过程各个环节的控制来确保防止不合格项的产生；内部会计控制强调的是资金运动过程的控制，通过对全过程和各个环节的控制确保资金运动信息的真实可靠和符合规范，确保资金运动结果的健康安全高效，防止资金运动中的不合格项产生，二者有异曲同工之吻合。

二、ISO9000质量管理体系与内部会计控制的基本目标

ISO9000质量管理体系实施的最终目标是“预防不合格项的产生”，而ISO9000质量管理体系运用于非物质生产等管理领域的基本宗旨就是通过运用ISO9000质量管理体系的特定要求和特殊方法，以确保质量的提升和符合规范。

ISO9000质量管理体系通过贯彻“以顾客为中心、领导作用、全员参与、过程方法、管理的系统方法、持续改进、基于事实的决策方法和互利的供方关系”等八项质量管理原则来达到其最终目标的。内部会计控制的最终目标是为了防止“不合格资金运动项”的产生，包括了资金运动过程中的各个环节和一个周期资金运动的结果，它通过自身管理要求与管理方法的实施来确保会计控制目标的实现。然而，内部会计控制的要求与方法仍具先天局限性，而将ISO9000质量管理体系的管理要求和操作方法运用于内部会计控制，尤其是除“以顾客为中心”和“互利的供方关系”具有明显产品生产特征外，其他质量管理原则均能更有效地弥补其局限，从而更好、更成功地实现内部会计控制的目标。

三、ISO9000质量管理体系与内部会计控制的基本要求

质量手册、程序文件、支持性文件和质量记录是南通航院采用ISO9000质量管理体系进行教学质量控制的四个主要的步骤，这四个步骤均有各自的具体操作要求。

质量手册是学院教学管理质量的总纲领性文件，对教学管理质量提出了总体要求；程序文件是根据质量手册的要求对教学管理的流程性工作提出了具体要求；支持性文件则是国家对教学管理制定的各类规范性文件；质量记录是针对教学管理所有过程所进行的文字或数据登记的文档。ISO9000质量管理体系要求建立的质量体系应当形成文件并加以保存，同时应具有较强的操作性和检查性，对质量体系文件的内容提出基本要求，该做的要写到，写到的要做到，做到的要记录，即“写所需，做所写，记所做”的九字真言。在内部会计控制中，学院制定了学院财务管理办法及内部会计控制的目标管理要求（类似于“质量手册”）；根据学院的具体情况设置了相关会计岗位并明确了这些岗位的工作职责和工作要求（类似于“程序文件”），同时还明确了岗位间的操作流程，上下道工序间的操作时间以及不同岗位人员的替代规定等等；学院执行国家的财经法规和省相关主管部门的办法、条例等（类似于“支持性文件”）；学院按国家规定进行会计核算和进行各类财务会计行为的记录（类似于“质量记录”）。南通航院的实践表明，ISO9000质量管理体系的基本要求与内部会计控制的基本要求近乎吻合，且具体内容和工作要求更细化、更严格，更有益于内部会计控制效果以及内部会计控制质量的提升。

四、内部会计控制中运用ISO9000质量管理体系的实践

1.针对目标管理（质量手册）要求制定总目标和分项目标

主要是认真研究和制定学院年度财务工作（含内部会计控制）的总目标及分项目标。学院教代会是学院的最高决策组织，财务报告是教代会上必须报告的一项重要内容，学院财务部门在向教代会报告财务管理执行情况的同时强调汇报了内部会计控制在财务管理工作中所发挥的作用；另一方面，由教代会研究和决定下一年度财务管理的总目标，财务部门再将总目标进行分解，形成若干分项目标以及相应的内部会计控制要求落实至责任部门，责任部门再制定具体措施，确保实现每一个目标，从而保证实现总体目标。在整个过程中，对每个层面上都必须提出内部会计控制的具体要求，以确保财务管理目标的实现。以上所做的一切都必须按照ISO9000质量管理体系的要求予以书面记载。

2.针对岗位配置（程序文件）要求设置会计岗位

主要是精心研究和制定岗位设置和岗位职责要求并以程序文件形式固化。按照ISO9000质量管理体系的要求，学院会计岗位设置、岗位职责及岗位相互关系，尤其是迫于客观因素导致的会计岗位空缺后的替代必须非常明确。按照此要求，学院财务部门根据内部会计控制自身要求，结合ISO9000质量管理体系的基本要求和学院实际，认真梳理会计管理各岗位的不同需求，并制定出符合各岗位要求的配置，明确各岗位职责，制定A角人员缺岗时B角人员替代的相关规定并执行到位。上述举措有效确保了学院各会计管理岗位遇到任何非正常情况时都能正常运行，有效预防了有岗缺员，混岗混员、职责模糊不清等现象，更有效地保证了学院内部会计控制的存在和有效。

3.针对内部会计控制目标制定实施相关制度（支持性文件）

主要是精心研究、制定和实施外部和本单位制定的一系列的内部会计控制制度。众所周知，按照ISO9000质量管理体系要求，所有内部会计控制的相关行为必须是有根据的。鉴于此，一方面，学院财务部门认真学习贯彻国家财务法规；另一方面，紧密结合学院实际制定内部会计控制规范，明确实施的操作流程和操作要求，细化到具体岗位、人员和事项，以确保学院内部会计控制的所有行为都有据可依。鉴于上述要求，南通航院先后制定了“财务管理办法”、“经费管理暂行规定”、“收费管理办法”、“货币资金管理办法”、“固定资产管理办法”、财会工作岗位职责等；根据南通航院教学特点，学院会计控制业务划分为编制预算、收费管理、申请用款、财务审核、现金或公务卡结算、转帐结算、凭证传递、工资发放及“一卡通”结算、帐目核对等，对这些会计控制业务均明确了工作程序、工作要求、工作流程、操作规范和经济业务的审批权限。

4.针对质量体系评价要求严格内部会计控制行为记录（质量记录）

根据ISO9000质量管理体系要求，南通航院教学质量评价从三个方面展开，即：过程控制确认以及过程控制的准确记录；过程是否按文件规定完全到位；就预期而言过程控制的有效程度。通过综合归纳这三个方面的结果而得出教学质量评价的结果。评价的主要方法是：需做的工作是否已经形成文件？（即把所要做的写下）；所制定的文件是否执行到位？（即是否按所写的做到位）；已经做的工作是否有文档记录？（即记下所做的）需要说明的是，除做好会计核算所做的必要记录外，还延伸到了所有内部会计控制行为的记录。

基于此，学院十分强调和严格内部会计控制行为的记录，并按照ISO9000质量管理体系要求和格式，认真做好内部会计控制的所有行为记录并整理归类，这是评价包括内部控制在内的学院教学管理质量的重要依据之一。由于中国国家海事局负责对南通航院进行最终管理质量的评价考核验收，对此，所有与内部会计控制相关的部门和人员都给予了高度的重视，不得有丝毫的马虎。

五、内部会计控制中运用ISO9000质量管理体系的成效

ISO9000质量管理体系运用于南通航院内部会计控制实践取得了以下初步成效：

1.内部会计控制的重要作用得到普遍认同教学管理是高校管理中重中之重的工作，在高校管理中，内部控制是非常重要的工作，而内部会计控制更是内部控制中举足轻重的工作，它直接影响到内部控制质量和教学管理质量。学院年度工作目标的完成不能没有包括财务管理工作等各方面后勤保障服务，不能没有良好的内部控制的运行，更不能没有内部会计控制做坚强后盾，资金运动的顺畅与否直接影响到教学管理的后勤保障结果，因而内部会计控制必然处于十分重要的地位。如果说高校的各项管理工作是一条封闭式的管理链的话，那么，确保这条管理链不脱节的重要支撑就是内部会计控制。“质量形成于生产的全过程”是ISO9000质量管理体系的立意之基，无疑决定了内部会计控制在教学管理质量控制中的重要位置，具有决定性的作用，任何忽视或贬低内部会计控制必将导致学院教学质量的丢失。多年来ISO9000质量管理体系在内部会计控制中运用的实践，使全院上下对内部会计控制的重要作用形成了共识。

2.内部会计控制促使财务管理水平得到进一步提高

内部会计控制是内部控制重要的组成部分，是财务管理的核心工作，内部会计控制工作得以确保，财务管理的各项工作必将得以确保。南通航院根据ISO9000质量管理体系要求实施管理后，财会岗位设置明确，职责清晰，要求落实，配员到位，岗位替代关系明了，会计各岗位工作井然有序，有效遏制了岗位脱节、岗位无人、岗位混乱、职责不清和不落实的现象，财务管理工作效率、工作质量得到提高。

3.内部会计控制自身的工作质量得以强化

南通航院是一所由省教育主管部门和省业务主管部门双重领导的高职院校，由于管理体制的原因，省级部门对学院的管理和指导鞭长莫及，学院所在地区相关部门的管理与指导问及很少，因而导致了内部会计控制工作难以开展，内部会计控制工作质量难以保障。南通航院ISO9000质量管理体系质量考核验收工作是由国家级层面组织开展的，鉴于考核验收的各项工作和细节都非常严格，因而内部会计控制的日常工作必然得到了全院普遍的重视，尤其是在关联工作中的支持与合作，从而解决了会计人员在提升内部会计控制质量中力不从心的问题。

4.内部会计控制与其他各项工作紧密相联的关系更加凸显

内部会计控制虽属财务管理工作，但资金保障是任何管理工作开展的前提，教学资金的管理也将涉及到管理工作的方方面面。内部会计控制的客体是资金运动，因而学院教学管理质量形成的全过程就是教学资金保障的全过程，即内部会计控制的全过程。从这个意义上讲，高校管理的所有工作都是内部会计控制所涉及到的对象，离开了这些对象，就无从谈起内部会计控制。高校的财务部门虽属独立部门，但财务管理工作特别是资金管理工作绝不是孤立的，它与每个工作都紧密相连。将ISO9000质量管理体系运用于内部会计控制后，强调了质量管理的全过程、全方位和全员，因而这种关系更加凸显了，部门间的配合更加和谐了。一定程度上讲，在内部会计控制中应用了ISO9000质量管理体系，进一步明朗、拉近和维护了这个理念和彼此的关联关系。

5.内部会计控制备受全局关注

就单纯的内部会计控制而言，它的工作要求通常都是按照内部会计控制的规定由会计部门和会计人员自己提出的，即便是纵向或横向的主管部门印发的规章也是如此，因此执行力较弱，特别是不属于会计部门的工作，会计部门将会非常无助。运用ISO9000质量管理体系后，其对内部会计控制的要求与内部会计控制自身的要求达到了统一，较好地解决了这一问题。同时由于内部会计控制工作列入了教学质量的评价，因此必然得到来自学院上上下下的关注和关心，内部会计控制也必然得到各方面的理解与支持。

6.内部会计控制摆脱人为因素干扰的作用开始显现

鉴于ISO9000质量管理体系要求，内部会计控制引入ISO9000质量管理体系后，可以有效地摆脱“人管人、人看人”的老套路，通过ISO9000质量管理体系种种制度化的程序，将内部会计控制与学院的目标、任务、方针、要求等有机地结合在一起，迫使人人都自觉地受制度约束，由他人管变成自己管，人人依法自约，依制度自约，清除了人为因素，降低了随意性，提高了自觉性，制度严格化、制度普及化、制度持久化得以真正落实，进而消除了由于人为因素导致的内部会计控制中的不合理现象。

六、结束语

南通航院在内部会计控制中运用ISO9000质量管理体系只是取得了初步的成功，运用深化和拓展的空间还很大，学院将进一步强化推进的深度，拓展运用的广度，在内部会计控制的全过程、全方位、全员上下功夫的同时，不断向内部控制的各领域延伸，使学院内部控制取得更好的效果。

参考文献：

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[2]李翠莲.ISO9000质量管理与高校财务的内部控制[J].三门峡职业技术学院学报，2007(2):17-20.

[3]王海英，史文新.运用ISO9000标准构建企业集团财务公司内部控制体系[J].金融经济，2010(18):141-142.

（作者单位：南通航运职业技术学院财务处）