医院往来账管理存在的问题与对策

□胡兆礼HU Zhao-li 杨 灵YANG Ling 郑彩霞ZHENG Cai-xia

医院往来账是指医院在医疗业务和经营管理活动中与其他单位、个人产生的，以及医院内部因工作需要与科室、职工之间产生的应收、应付款项，具体包括应收在院病人医疗款、应收医疗款、其他应收款、预付账款、应付账款、预收医疗款、其他应付款等。往来账涉及医院经营的各个方面，往来账的问题可以反映出医院经营管理中存在的弱点和缺陷。强化往来账管理，是做实财务管理的基础性工作，是内部控制功能的重要体现，有利于盘活医院资产、防范财务风险、提高资金使用效率和真实反映会计信息。

背景简介

台州恩泽医疗中心（集团） 2012年在对中心本级及下属5家公立医院的财务检查和外部审计中发现，各家医院往来账均存在累积时间久、跨期长、清理进度慢、往来关系复杂和管理簿弱等情况，已成为财务管理中一个较为突出的问题。为此，中心（集团）在2013年将往来账清理作为财务年度重点工作，由中心（集团）领导督办并多次召开专门会议，针对往来账管理中存在的问题进行了讨论，并分解任务，落实责任，提出清理进度要求。经过专项清理，往来账管理状况得到了明显改善。在此次往来账专项清理中，共清理了往来款项660笔，涉及金额近1000万元。笔者结合此次专项清理，对目前医疗单位往来账管理存在的主要问题以及相应的改进措施进行探讨。

医院往来账管理存在的主要问题

1.记账信息简单，分类不规范。记账信息简单，是指往来账凭证摘要、辅助明细录入简单，以及辅助明细信息不全等情况，例如工资发放退回未具体注明是哪位职工。记账信息简单，不能全面直观的分析了解往来资金的信息需求或出现串户及一单位多户现象[1]。

分类不规范，是指往来款项挂账没有统一的标准，例如预付物资款，有时挂在预付账款，有时又挂在应付账款借方。往来账分类不规范，容易出现债权债务不明确，会发生冲账错误，借贷同时挂账的情况。

记账信息简单，分类不规范，容易造成往来账信息查询与梳理困难，结果导致清理难度大，形成长期挂账。目前医疗单位往来账账龄在3年以上的大量存在，甚至个别医院账龄在10年以上的也不少。

2.处理主观，缺乏信息沟通。处理主观是指财务人员处理往来账审批手续不规范，凭主观判断进行借贷对冲或转坏账等。缺乏信息沟通，是指财务人员在记录往来账信息时，没有及时与职能部门或员工进行沟通，不能及时了解往来款项的性质与信息，只是简单地记录在其他应收（付）款项中，导致长期得不到清理，最终形成不明款项。

3.管理不重视，清理不及时。管理不重视，清理不及时，是指医院管理层对往来账管理意识薄弱，对往来账形成呆账、坏账，造成医院资产损失的风险认识不足，同时，对往来账管理缺乏主动性，认为往来账并不影响医院的收入与支出，只是财务账务处理时间的问题，因此将往来账处理放在次要位置，因而忽视或推迟往来账的清理工作。另一方面，在日常工作中，有时受月度结账时间要求的影响，将部分会计核算业务简单化处理，临时挂账，后期又未能及时跟进，日积月累，往来账金额越来越大，发生笔数越来越多，从而造成往来账管理越来越力不从心，清理难度越来越大。

4.内控不健全，制度落实不到位。内控不健全，是指一些单位缺少往来账管理制度和往来账处理的操作流程，或者说，虽然有往来账管理制度，但是制度内容不够完善，责任不明确，缺乏可操作性和可考核性。如制度规定体检中心负责体检费用的催收，但是对于发生体检费用损失时，又缺乏具体的惩罚措施。

制度落实不到位，是指医院虽然制订了往来账的管理制度，但是对于制度中规定的条文往往流于形式，在实际执行中并没有得到落实，缺乏执行力。如往来账管理制度规定要求编制往来账账龄分析表，但是实际工作中，很少有医院编制账龄分析表。

5.特定环境下形成的往来账。特定环境下形成的往来账，是指医院在特定的经营背景下，因管理因素或政府行为等原因产生的往来账款，如医院“三产”单位，医院内部设立临时机构“眼镜店”、“咖啡吧”等，基建工程所涉及的政府部门，以及医院兼并重组等形式而产生的往来账款。这一类往来账往往由于管理政策先行，而后续操作细则未能及时跟进而产生，清理难度较大，通常需要专项进行清理。

医院往来账管理的改进措施

1. 完整信息，规范分类。针对往来账信息不完整，分类不规范的问题，首先是要详细摘要信息的录入，如职工借款，必须要注明是某位职工以及借款用途，往来账摘要要能表述经济事项的工作过程，其次，往来账分类一般按项目、单位或个人设置明细账，涉及往来单位必须要全称，避免一单位多名称造成多头挂账，然后，对于相同经济事务的会计处理要有延续性，不能随意变换。

2.加强沟通，客观处理。针对处理主观，缺乏信息沟通的问题，关键在于财务人员，要能主动联系业务的经办人员、相关部门进行沟通，做到业务信息的及时反馈及判断。如财务收到财政、科技部门的拨款时，要及时与科教、医务等部门联系，明确拨款的用途。加强沟通，减少不明业务事项，是减少往来账产生的最有效的途径，但这一事项的关键在于培养财务人员的工作主动性与责任心。

3.提高意识，及时反馈。为了提高医院管理层对往来账事项的重视，财务部门必须要主动汇报往来账的管理状况，要让管理层认识到，往来账不仅是账务处理时间的问题，更是涉及医院资产安全、财务风险的大问题。为了掌握往来账的变动情况，以及能及时地发现异常往来业务，财务部门需要定期编制往来账账龄分析表。建立账龄分析表，能让管理者和财务人员较直观地了解往来账业务，同时，这也是推进往来账管理的常规动力，因为财务主管或是主办会计为了账龄分析表的“美观性”，肯定会产生一种有意识地加强往来账管理的主动性和责任心。

4.健全内控，落实制度

4.1 健全内控。健全内控制度，是强化往来账管理的根本途径。涉及往来账管理的内控内容主要有：（1）现金管理。严格现金管理制度，尽量减少借支，会议差旅费等必须逐笔借支。（2）备用金。建立备用金领用和报销制度，备用金年终必须收回，次年再借。（3）欠费管理。病人欠费情况下的费用发生，需建立财务、医务、院长等分级授权制度。同时，设立专人专职负责病人欠费管理。（4）定期编制账龄分析表，定期分析。（5）建立坏账审批流程。（6）票据管理。对于涉及收入的票据要跟踪管理，确保收入及时入账。（7）对账。建立定期对账制度，以防账实不符。

4.2 落实制度。落实往来账管理制度,必须先建立往来账管理制度。往来账管理制度要明确工作流程，强化责任。如明确财务部每月编制在院病人和出院病人欠费情况报表报送医务部，预付账款报表报送采购部门，体检收入欠费报表报送体检中心，涉及其他应收、应付往来款报表报送相关部门，同时，医务部负责在院病人与出院病人欠费的管理，体检中心负责体检费的收取与清欠工作，采购部门负责医院预付账款及应付账款等往来款的管理等。

为了提高制度的执行力，管理制度还需要完善的考核奖罚细则，实现谁经办谁负责。并将管理结果纳入部门、个人责任考核范围，并与绩效奖金联系。如对超过三个月以上的应收体检费、检验费、筛查费等欠费，可根据往来款管理规定编报扣除科室奖金清单，报送领导审批，审批后提交相关部门实施。另外，对往来款清理工作完成情况较好的个人或部门也应酌情给予适当奖励。

4.3 细化职责。细化职责，主要是指明确财务人员往来财务的核算和催收的工作职责。

收入会计主要负责应收医疗款中的医保款、体检费、出院病人欠费、病人预交款、协议单位医疗费、干部保健医疗费等医疗费用的核算，对超过三个月的未收款项应督促相关部门或责任人进行催收。

支出会计主要负责预付账款的核算，对超过一个月的预付款项如设备（三个月）采购、材料采购、预订图书款等尚未结算的预付款要及时通知相关人员进行核对，取得相应发票或做好相应催收记录。

主办会计主要负责其他应收款中的院外往来（如房租、水电费、筛选费等院外往来款、财政往来）、其他应付款中院外往来（如各种押金、质保金）的核算，同时，协调和督促收入会计、支出会计、出纳做好往来款项的结算工作。

出纳负责其他应收款中的院内个人往来的催收，对于院内职工借款需在公事结束后半个月（进修、其他特殊情况除外）内进行结算，同时，协助收入会计负责应收医疗款中的体检费、检验费等收入款项的催收工作。

与此同时，以上各类人员需按月、按季分别编制相应往来款项账龄分析表。对于超过三年以上确实无法收回的或无法支付的往来款项，在年底整理申报资料，提出处理建议并报领导审批进行坏账处理。

5.细则跟进，专项清理。对于在特定背景下的产生业务往来，必须要及时地跟进操作细则，以免因业务先行，而财务处理滞后，造成既定事实的往来账。例如笔者所在单位，前期因重组成立医疗集团，各医院间随即出现大量的物资调拨，同时，集团内无统一的物资调拨规定，期间因流程不合理、手续不规范等情况，形成了院区间物资出入库金额不相符的状况，结果使得往来账清理难度非常大。对于此类的往来账清理，必须要集中力量进行专项清理。

6.内外审计，促进管理。与此同时，为了强化往来账的管理，需要通过内外部审计的监督来促进往来账工作的改进。外部专业审计会对医院内部控制程序设计、对风险进行充分评估，通过抽样审计等审计手段，发现医院业务流程问题、财务数据是否真实[2]。内部审计可通过对账务的常规审计，以及其他事项专项审计，发现内控制度是否完善、结算秩序是否存在缺陷。

通过内外部审计的监督与建议，可以有效地促进医院管理层和相关部门给予财务部门支持、配合进行往来账的管理，因为只靠单独财务部门是无法实现对往来账的有效管理的。

1 李俊磊.对医院往来账管理的思考[J].中国中医药现代远程教育，2010,8(9)：77-78

2 刘玲.经济业务中关于加强往来账管理的几点思考——以医院为例[J].中国集体经济，2012,(27)：138-139