Excel在现代财务管理中的重要性

文/蔡韫



Excel在现代财务管理中的重要性

文/蔡韫

摘要：目前，经济全球化趋势日渐明朗，市场竞争愈加激烈，对企业的发展提出了更高的要求。企业为了更好的应对瞬息万变的市场环境，需要能更快的获得信息并做出及时且正确的反应，同时，企业内部财务管理系统的构建也极为重要，信息化的普及为企业提供了新的思路。现代企业可以使用专门的财务软件来建设财务管理系统，但是由于行业的差距、业务种类的繁多，使得专门财务软件价格昂贵，且不一定适合企业的全部需求，Excel软件能够有效的解决企业的这种窘境。Excel软件免费下载甚至是系统自带，而且有着庞大的数据库，操作简单，全部可根据企业需要自建，也能够对数据进行修订、检索和综合分析。Excel能够建立一整套完整的财务处理系统，帮助管理人员进行分析决策，减少人力、物力、财力的浪费。

关键词：数学函数；账龄；动态数据

一、Excel的必要性

现在，在我国的大多数企业中，一般使用专门的财务软件来进行会计的核算。由于财务软件的专业性强，可以说会计核算也变得简单方便。但是，又有一定的问题。企业的经营范围各异，而且业务内容繁多而且种类几多，很可能会出现财务软件无法解决企业的全部问题。而且会计电算化软件的功能是非常有限的，也不可能解决企业财务管理中出现的所有问题。另一个方面，财务软件是需要企业购买的，价格较贵，一般的中小企业无力负担，或者说没有必要来负担这样的支出。Excel就不存在以上的问题了，免费软件，用户通用，成本低，使用方便。

企业（用户）可以根据自己的需要，在Excel中对数据进行归类和处理，不像财务软件那样有的需要调整或专门设计的财务软件，成本低。Excel软件学习操作比较简单，可以说我们在进行义务教育时就已经学会了基本操作，操作人员可以通过简单的培训就能掌握使用Excel表格核算处理数据的能力。Excel软件是通用型的，是建立在大数据库的基础上的，即使行业不同，业务不同的企业也可以借助Excel来统一数据口径，实现企业间的对比与合作。在进行税收核算时，也能通过口径一致的数据避免纳税核算的错误。

二、Excel的功能

（一）表格处理功能。Excel表格有着极为强大的表格处理能力，它可以通过表格输入以及公式输入法进行数据的处理，其结果不仅可以通过表格展示出来，还可以通过直方图和圆饼图来展示，为工作人员进行数据分析提供了多种形式。而且，公式一旦确立，表中的数据可以根据个别的修改进行自动的调整。

（二）绘图处理功能。Excel的绘画处理功能，可以将表格、文字、图表巧妙的结合起来，为财务人员进行数据分析提供更为直观的数据，有利于制定出策略。

（三）数学函数丰富。Excel中有着大量的数据处理函数，有一般的统计函数和财务函数，使得会计人员能直接快速的处理数据，并且支持数学模型。可以说，Excel可以给财务管理提供多种分析参考的工具。

（四）兼容性强。目前，我们所使用的计算机一般安装的是windows系统，在安装系统的时候，Excel很多时候会自动安装到计算机上。Excel兼容性强，能够导入word的数据，减少人工输入的耗时耗力，甚至出现错误的情况，非常的人性化，因此，适用性极强。

三、Excel在财务管理中的应用

（一）Excel在应收账款上的应用。应收账款是企业的债权，是流动资金的重要组成部分。在市场竞争日常激烈的大背景下，很多企业通过分期付款的那个方式刺激消费者，扩大销量。这种方式就存在着坏账的风险。Excel在应收账款上的应用主要集中在录入基本信息、查询应收账款和分析应收账款账龄上。其中，应收账款的账龄分析是最主要的，普遍认为，拖欠时间越长的应收账款收回的可能性就越小。工作人员可以通过Excel建立应收账款的账龄，并依据不同的客户名称、借方发生次数、贷方发生次数来制作回收表，通过对比，分析出各自的风险，了解可能发生的坏账。企业可以据此制定出针对性的措施，降低经营中的风险。

（二）Excel 在固定资产折旧上的应用。固定资产折旧是指固定资产在使用过程中逐渐损耗而消失的那部分价值。企业中的固定资产折旧涉及大量的运算，人为计算不仅会耗费大量的时间精力，正确率也很难保证。而Excel软件中提供提供的直线折旧函数SLN()、双倍余额递减函数DDB()和年数总和法函数SYD()等进行固定资产折旧，涵盖了企业通常采用的折旧方法，能减少大量的工作量，省时省力。

（三）Excel在工资核算中的应用。薪酬的核算对每个企业和员工来说都是非常重要的，越大的企业，工资薪酬的核算越复杂，涉及的因素也越多。大多数企业都是通过工作管理系统来核算工资的，同样的，由于业务、行业的复杂性，在实际的工作中会有着很大的局限性。Excel就没有局限性，工作人员可以通过Excel软件建立职工基本信息表，职工考勤信息表，薪酬标准信息表，职工工资信息表和工资查询与汇总等表格，并根据本企业的业务需要来进行调整。Excel的自动填充、数据检查、自动计算、排序、分类汇总等都能为编制工资表带来很大的方便。

（四）对会计账簿建立的运用。Excel可以帮助企业建立账务处理系统，其中的会计处理模块都可以用Excel来建立，如会计凭证、科目设置、总账、明细账、报表等。相对与专门的财务软件来说，更加灵活，可以根据企业的需要来进行调整，但这需要会计人员有这丰富的经验。

（五）Excel在财务分析上的应用。Excel在财务分析上的应用主要体现在对财务决策的辅助功能上。Excel能够快速的反映数据间的关系，为管理者决策提供帮助。例如，企业进行融资决策时，Excel可以根据融资基础数据，引入更多的行业数据、参与方数据及其他的相关因素数据，通过多元回归分析等方法，得到更有参考价值的分析结果，来帮助企业进行融资决策。

（六）Excel在动态数据上的应用。工作人员要提供对动态数据的应用能力，在掌握常规的函数和公式运用的基础上，也要学会规划求解、单变量求解和模拟运算表等工具的使用，并能够进行自定义排序、高级筛选、分类汇总表的处理方法，掌握Excel的高级技能，生成动态图标，更好的为决策服务。

四、Excel对财务管理的影响

Excel能够完成信息的准确录入、审核、修改和归档分析等一系列工作，大大提高了人们的工作效率。Excel软件也能够通过编辑公式自行检测数据的正确性，使用者可以较为便捷的找出错误之处并进行修改。Excel中数据可以相互借用，突破了传统手工记账不同账目的重复记录，并能随时查账，对账，自动生成账目。而且，随着版本的省级，功能更加强大。比如说TLOOKUP这一系统功能，使得查账、函数设计与分析的效果更加显著，也能更好的发挥财务分析的辅助作用。Excel 有着强大的绘图功能，通过图表和文字的直观显示，使财务人员更直观的分析数据，制定更为合理的计划，减少决策的错误率。

Excel由于它的普及型和低成本，为中小企业的财务管理提供强力的支持，能够处理很多现实的财务管理问题，根据发生的具体问题来设计合理的账表，提供的资料更具体，更符合企业的实际状况。

五、Excel在财务管理上的发展前景

许多企业，特别是很多中小企业，由于资金的匮乏，无法购买适用的专门财务软件，也就无法推行电算化。这种情况下，Excel软件就是一个非常好的选择。Excel不仅是windows自带的软件，而且有着强大的数据处理功能，具有通用型。用户也能够通过多种途径来获得数据库信息，使用便捷。Excel也有着独特的数据分析系统、财务函数分析系统、图表分析系统等，也能够为决策提供更有价值的数据分析结果。

Excel由于操作简单，成本低而受到很多人们的青睐，但是很多人对Excel的使用仅停留在初级水平上。在Excel中有很多的函数由于不是经常用到而被人们忽视，事实上，它们中的有些是非常有价值的，人们需要进行专门的学习，才能够更加得心应手的使用Excel来进行财务管理。特别是在动态数据这一部分，很多人的专业知识不够，导致数据分析不够综合和全面，很大程度上影响了决策者的信息判断。应该熟练的掌握用自定义动态工作表后可以生成动态的图表，生成数据透视表、数据透视图，更好的进行数据的分析，做出决策。

Excel软件能够为企业的财务管理提供全方位的数据分析和支持，工作人员应该重视Excel的作用，更好的使用它。

参考文献：

[1]宋萍.EXCEL在财务管理信息化中的应用[J].财经界，2014(6).

[2]朱国.EXCEL在财务管理中的应用——投资风险价值的计算[J].赤峰学院学报(自然科学版),2009(4):130-131.

（作者单位：杭州英杰会计师事务所）

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（二）增大垫付资金的财务风险，削弱融资力度

当资金未划拨下来时，而中小学校面临着急需用款的情况，就需要垫付资金，而垫付资金是由中小学校来负责的，且国库集中支付制度不允许向其他账户划拨资金，使得大部分的垫付资金沉淀，不可以将其转入实有资金账户，使得实有资金的账户的财政风险提高。且原本财务资金是存在银行当中，现如今中小学校的财政资金收入基本都存于国库专户中，使得在后期融资中，银行失去了大量存款的利益后，对中小学校的融资投资力度会降低，导致学校的建设贷款一系列贷款活动遇到阻碍。

（三）流动资金活动性受到限制

原先中小学校的资金拨付是按月拨付的，这使得中小学校在面临一些项目的突发状况时，可以进行其他项目的资金挪用和调剂。而在国库集中支付制度下，资金的数目、用途都是固定而且十分精确的，资金的自主权并不在中小学校手中，这使得中小学校在面对一些突发状况的时候无法合理利用资金。

（四）增大了相关财务人员的工作量

在实行国库集中支付制度后，财务部门必须改变从前大收大支的做法，每个月都需要按时编制计划用款，并且要对用款的实际情况进行实时监控；从国库专户中提取资金的过程较为繁琐，财务人员除了要对资金进行正常的核算之外，还需要对资金的申请过程进行录入、审核等等一系列繁琐过程，虽然这么做提高了资金的透明度、利用率和安全性，但是在无形中大大增加了相关财务人员的工作量；一个支付令对应一笔交易，水电费、电话费等等这些繁琐费用的缴纳也使得日常的消费有所不便，公务卡账务因为无法自动办理托收承付收回，还需要每个月都对逐笔的进行申请，稍有不慎遗忘，还可能会形成滞纳金，对学校正常的教学生活造成影响；相较于实施国库集中支付制度前，之后的财务对账又增加了与国库集中支付系统中的支付明细账进行核对的环节，同一笔业务必须要在两个系统当中进行两次的财务对账处理，大大的增重了相关财务人员的负担。

三、结论

综上，我们不难看出，国库集中支付制度在给我们带来便利的同时，也存在着许多仍然值得我们思考和改进的地方，而在国库集中支付制度逐步普及各中小学校的今天，我们应当做的就是要适应国库集中支付制度，进而加强自身的财务管理。（1）要正确认识国库集中支付制度，积极转变观念;（2）对相关的财务法规条例等等进行改进和完善，对国库集中支付制度是一次重大的财政改革，应当有与其配套的财政条例法规来为其保驾护航，从而规范我们的财务活动；（3）对预算的编制应当进一步细化，严格的按照预算执行财务行为；（4）对用款计划应当及时审核，而预算的指标也应当尽快下达，防止对财务项目造成拖滞。只有这样才能更快更好的推动国库集中支付制度改革在中小学校的进程，进而提高学校的财务管理水平。

[1]王洁.国库集中支付制度对中学财务管理的影响及应对措施[J].会计师，2015（02）：42-43.

[2]姜毅，高凤岩.适应国库集中支付改革加强高校财务管理[J].辽宁师范大学学报（社会科学版），2013,36(1):85-87.

（作者单位：广州市越秀区教育局财务结算中心）