加强水务项目档案管理工作的对策建议

丁端锋张 祥鲍善军

加强水务项目档案管理工作的对策建议

丁端锋1张 祥1鲍善军2

工程档案是工程建设过程的真实记录，档案资料对工程进行检查、维护、管理、使用、改建、扩建具有重要作用。因此，加强水务工程项目的档案资料整理工作是夯实基础工作，提高水务工程建设质量的重要保障。

一、水务工程是城市建设的重要基础保障

城市作为一定区域范围内的经济中心、文化中心、物流中心和信息中心，在社会经济生活中发挥着越来越重要的作用。统一管理的道路网、电力网、水网和信息网是城市重要的基础设施和现代化城市的标志。城市水务是城市化地区为水资源开发、利用、治理、配置、节约和保护而进行的防洪、水源开发、供水、输水、用水、排水、污水处理及回用。城市水务是城市建设与发展的前提和基础，是现代化城市管理的重要组成部分。做好城市水务工作，建立城市可持续发展的可靠的防洪安全保证，稳定的水资源供应保障和优美的生态与环境保障，是传统水务向现代水务、可持续发展水务转变的必然要求，对实现现代化具有重要现实意义和深远的历史意义。

1.明确档案管理的基本原则，是做好相关资料归档的首要条件

根据《中华人民共和国档案法》规定，档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案管理的完整与安全，便于社会各方面的利用。在水务工程建设过程中，各相关单位内部的档案机构要对本工程的档案工作实行归口管理和统一领导，建立统一的档案管理制度，对档案实施综合管理。维护档案的完整，从数量上说，要保证水务工程建设档案在内容上齐全配套；从质量上说，要保持档案的系统性和内在的有机联系；在范围上应涵盖工程全部工作活动所产生的各种门类、各种形式的档案文书；从档案的物质安全上说，要努力采取科学措施，对档案进行管理和保护，使其免遭损坏，尽量延长寿命；从安全上说，要加强保密工作，严防档案的丢失和失密、泄密现象的发生，严守档案中所含的涉密事项，保护知识产权，维护企业的合法权益。水务工程建设档案的利用，既是档案工作的基本出发点，又是档案工作的最终目的。档案的利用贯穿于档案管理工作的各个环节和始终，并且是检验档案管理工作质量的根本标准。

2.做好档案管理工作，促进档案开放与运用，发挥档案功能。

水务工程建设档案各参与单位应保存最原始资料，以便核对资料的准确性及查证需要；其次档案管理可以便于建立人事或者项目履历；另外还在于资料保存的完整性和连续性。

三、水务项目档案管理工作中存在的问题

水务工程是水务一体化的产物，工程建设原由多个市政部门负责，水务一体化后统一由水务局管理，原先从业企业、人员对档案资料没有统一的要求，行业间有差异；同时，随着城市化进程的加快，城市水务基础设施建设逐年增多，水务项目档案的现实管理中，存在着一些不容忽视的问题。

1.项目法人对档案工作不够重视

项目法人一般由水行政主管部门组建，按照批准的工程规模、内容、标准、概算等组织工程建设，对工程项目建设标准、建设计划、工程质量、建设工期等负责，一般设置工程科、综合科、财务科，缺少专职科室和人员做好档案工作。工程资料的整理归档工作人员缺乏档案专业知识，资料整理工作难以规范。

研究组患者血糖达标时间短于对照组，且胰岛素用量与对照组相比更低，两组数据互比差异有统计学意义（P＜0.05）。 见表 2。

2.资料收集整理归档的制度不健全

水务项目档案资料收集、整理、立卷、归档贯穿于水务项目实施的不同阶段，形成于各参建单位。及时、准确地收集和整理每个阶段的档案资料是档案资料工作者的重要职责，健全的档案管理制度是实现这一目标的重要保障。水务工程建设档案管理工作主要涉及项目法人、勘察设计、施工、监理、等参建单位，因制度不健全、关系理不顺、责任不明确等原因造成资料收集不及时、资料归档没着落、资料遗失现行屡见不鲜。

3.资料整理缺少统一指导和协调

水行政主管部门的主要业务是水务的建设与管理，虽部门内部设有档案室，多挂靠办公室，主要工作任务是整理归档部门机关的资料，对工程建设资料没有指导和监督的义务，而水行政上级主管部门对这种由地方政府投资的水务项目，也没有管辖的权利和义务，造成水务工程档案资料整理缺少统一指导、协调和验收工作。

四、加强水务工程建设档案管理工作的对策与建议

1.提高认识，档案管理是水务工程建设的重要组成部分

水务工程是国民经济的重要基础设施之一，其行业技术含量高、质量要求严格，一旦出现问题，对广大人民群众生命财产及社会经济生活都会产生重大影响。同时，水务工程具有与其他工程不同的特点，其基础设施大部分属于地下隐蔽工程，检查维修极为困难，因此加强水务工程档案资料的管理具有重要意义。

2.理顺关系，健全机制是水务工程资料整理归档的重要前提

水务工程的档案资料除了要根据《中华人民共和国档案法》《国家重大建设项目文档归档要求与档案管理规范》《科学技术档案案卷构成的一般要求》等国家档案法律法规收集整理外，还要按照水行政主管部门以及同级政府档案部门的要求来整理归档。这就要求水行政主管部门中负责工程建设行业管理的部门积极沟通协调，加强与同级档案管理部门的对接，深入学习国家、同级政府档案部门的档案管理规范及要求，根据水务工程的特点，切实制度符合实际的水务工程档案管理的规章制度，以利于理顺管理，明确任务和要求。

3.依法治档，项目法人要切实重视档案管理工作

项目法人在成立之初，应专门设立档案资料科，负责工程资料档案的收集、整理、归档工作，负责对各参建单位的资料归档工作的协调、指导、督促工作。要深入学习、宣传、贯彻《档案法》等档案规章制度的精神，充分运用奖惩制度，在工程参建单位中间积极宣传档案在经济、社会、管理、建设中的重要地位和作用，把档案管理工作纳入合同管理范畴，作为工程款支付的前提条件，使各参建单位自觉重视和支持档案管理工作，推进水务工程建设档案的收集、整理、归档、保管和利用规范化的开展，切实形成依法治档、依法管档、依法用档的良好氛围。

4.落实责任，切实保障档案资料整理收集的质量

水务工程建设档案管理工作要涉及项目法人、勘测设计单位、施工单位、监理单位等，项目法人要提早动员、落实责任，保障资料归档工作有序进行。项目法人是工程建设的组织者，在工程建设过程中，要加强管理，约束勘察设计、施工、监理等单位的资料收集工作。施工单位是工程施工的主体，是工程质量、进度、资料整理的中坚力量。工程施工的第一手资料，特别是工程竣工图资料是保障工程长效管理发挥效益以及改建、扩建、维修的重要基础资料，要切实认真绘制，及时提交。监理单位要切实担负起工程资料的现场监理工作，在工程质量、进度、投资等三控制的基础上，在做好监理资料的收集归档工作的基础上，增加档案资料质量控制，切实履行职责，协调好关系，确保档案收集的准确性、完整性。

5.验收移交，档案资料管理工作要善始善终

《水利工程建设项目档案管理规定》中明确要求：进行单位工程和分部工程等级评定和工程验收包括单位工程与阶段和竣工验收时，要同时验收归档文件资料的完整程度和整理质量，并在验收后及时整理归档；水行政主管部门在水务工程验收时，要按照该项规定，将工程验收与档案资料工作同管理、同验收、同移交，真正做到善始善终，确保工程效益长效发挥。

6.与时俱进，加强档案资料信息化

随着信息技术的不断进步，档案资料信息化是大势所趋，利用计算机建立相应的工程项目档案资料管理系统，对工程资料进行程序化、科学化、规范化管理，不但可以快速、有效、自动地储存、修改、查找和处理大量的档案资料，而且可以利用计算机进行工程图纸、资料的快速专递和信息沟通，实现档案资料的有效利用。

五、结束语

水务一体化建设管理是一个新课题，水务工程建设是水务一体化的重要载体，虽然目前全国很多城市实现了形式上的一体化，但是离真正的一体化还有很长的路要走。工程资料是水务工程建设的重要组成部分，研究水务工程资料整理的体制机制，对于切实加快城市建设、保障实现现代化具有重要意义

（作者单位：1.江苏省徐州市水利局221000 2.江苏省新沂市水利局221000）