知识对档案管理工作的重要性

张立

摘 要：近年来，人们对档案管理工作的重要性认识程度在逐渐上升，对档案的认识也在全面发展。知识经济时代，档案管理工作面临着新的机遇和挑战，做为企业管理活动的重要组成部分，档案管理工作如何能够有效利用知识，提高档案管理工作的工作效率和质量成为人们关注的重点。知识管理是伴随着经济社会发展的一种新型管理理念，在档案管理工作中能够发挥十分重要的作用。基于此，本文首先探究了知识管理的相关内容，分析了知识管理对档案管理工作的重要性，以期为档案管理工作提供一定的参考。

关键词：知识管理；档案管理工作；重要性认识

当前人们已经对档案管理工作的重要性有着十分清晰的认识，但是知识经济时代的发展对档案管理工作提出了新的要求。知识管理是知识经济时代发展的一种新型管理理念，已经在多项经济社会活动中获得了广泛的应用。在档案管理工作中运用知识管理理念和方法，能够有效提高企业档案管理工作的质量和效率，使得企业档案管理工作更加符合时代发展的要求和企业发展的要求。因此，探究知识对档案管理工作的重要性具有十分重要的现实意义。

1 知识管理的相关内容简介

知识管理是针对知识本身、知识创造者和知识应用进行安排和管理的活动。知识管理理念是随着21世纪知识的大发展兴起的，知识做为新时期企业核心竞争力的重要组成部分，是影响企业生存和发展的重要因素。随着经济社会的不断发展以及相关科学技术的进步，当前的知识管理发展具有两个十分明显的时代特征。首先，知识管理的范围在不断扩大。众所周知，知识包括显性知识和隐性知识两个主要部分。其中显性知识又被称为“言明的知识”，是能够具体看到的文字、图片、数字、符号等等。隐性知识是难以用具体语言、图像或者是符号表达出来的技术、经验、个人思想等等。当前随着相关科学技术的发展，尤其是互联网技术的发展，不论是显性知识还是隐性知识都在极大的丰富额发展，这在一定程度上扩大了知识管理范围，促使知识管理的范围在空前扩大。其次，当前的知识共享性正在不断提高，知识共享同时也是知识管理的核心内容。知识共享能够打破分工、部分之间的界限，促使工作环节、工作流程之间的互相关联，从而能够有效进行知识创新，有利于组织、企业的发展。

2 知识管理对档案管理工作的重要启示和影响

（一）注重档案管理工作中隐性知识的挖掘

当前档案管理工作主要是针对企业发展中的显性知识进行的采集、管理工作，在隐性知识管理方面存在着一定的不足。但是隐性知识管理在促进档案管理科学性、档案管理系统性方面具有十分重要的意义，因此必须注重档案管理工作中隐性知识的挖掘。首先，档案管理人员要积极改变自身的认识，要重视隐藏在企业发展过程中的隐性知识，例如企业战略决策经验总结、企业发展经验总结、企业员工技术创新能力调查等等，档案管理工作人员要认识到这些知识的重要意义，并有意识的对这些知识进行挖掘和收集。其次，档案管理工作人员要与挖掘出来的隐性知识个体、组织建立一种十分密切的关系，搭建隐性知识調查、收集和处理的平台，不断扩大平台的覆盖范围，将全体员工纳入到隐性知识的收集过程中，对员工的思想、经验进行收集和整理，例如针对退休职工建立专门的文档管理，收集这些人员的经验、技术技巧和人生经验等等，这些能够为企业文化建设、在职员工教育培训等提供意义十分重大的素材。

（二）注重知识共享

档案本身就是一种知识，而且这种知识具有一定的保密性特点。长期以来，人们没有对档案的“保密性”形成正确的认识，认为保密就是“藏起来”，导致“重藏轻用”成为档案管理的工作理念。新时期企业生存发展环境的变化要求档案管理工作人员要摒弃这种落后的理念，应当加强部门与部门之间档案知识资源的共享，促使部门与部门之间能够有效沟通、交流，提高档案的共享性。

3 档案知识管理工作的措施和方法

（一）积极转变档案管理工作理念

新的发展形势下，要想促使企业档案管理工作的科学性和有效性，就必须对传统、陈旧、保守的档案管理工作理念进行转变和改进。在知识管理理念开展档案管理工作，注重档案原始知识的重要性、注重对档案隐性知识的挖掘和管理等。积极转变工作理念还要做好档案管理工作与信息化、网络化建设发展的结合工作，促使档案管理工作从过去的被动服务转变为主动服务，将档案管理工作信息化建设工作更加有效地推动开展下去，为档案知识管理工作奠定良好的基础。

（二）构建学习型档案管理工作组织

知识是档案管理工作持续发展的主要动力，加上知识经济时代对档案管理工作提出的新要求，为了提升档案管理工作的科学性，必须在企业内部构建学习型档案管理工作组织，为档案管理工作提供有力的组织结构保障。首先，要提升档案管理工作人员的综合素质能力，尤其是要提升学习能力。档案管理工作人员除了要做好理念创新工作，还要做好知识更新、技术提升工作，新时期的档案管理工作出现了电子化、信息化的发展趋势，这就要求档案管理工作人员能够掌握一定的计算机操作能力和技巧。其次，档案管理工作部门要形成一种良好的知识共享、互利互惠的文化氛围，促使工作人员之间能够进行良好的沟通、交流。另外，档案管理工作人员以及整个档案管理工作部门都要形成良好的学习能力，从个人到整体都要做好学习型档案管理工作组织的建设工作。

（三）建立科学合理的档案知识管理体系

面对当前的知识激增和信息爆炸，档案管理部门在进行知识管理的时候一定要做到人员与技术的相互结合，尤其是信息技术的发展下知识发展的新型特点，要求档案管理工作必须朝着系统化、网络化的方向不断发展。建立科学合理的档案知识管理体系，首先就要对档案管理工作进行战略规划，结合企业发展的实际和当前企业知识管理的状况做好档案管理工作的规划。其次，要在档案管理工作中做好信息技术的融入和使用工作，促使档案管理的信息化建设不断发展。另外，企业相关部门要做好档案管理工作的配合工作，从企业整体上构建档案知识管理体系，促进档案管理工作的有序开展。需要特别提出的是，企业要为档案管理工作提供良好的基础设施环境，其中最主要的就是要做好档案管理工作的网络化建设，这也是新时期知识管理发展的重要要求，网络不仅能够提高档案管理工作的工作效率，而且还能够增加档案管理工作人员之间的沟通、交流，有利于双向信息渠道的建设，提高档案知识的共享性。

4 结束语

新的发展时期知识的发展呈现出管理范围扩大、共享性增加的特点，在这种情况下，如何提高档案管理工作的有效性显得十分重要。知识的新型特点对档案管理工作给予了重要的启示，在新的发展形势下，档案管理工作要注重隐性知识的挖掘和管理，要注重档案知识的共享性，因此要做好管理工作理念更新、学习型组织建设和管理体系建设等工作，促使档案管理工作的不断优化和发展。

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