浅析中小企业存货管理存在的问题及对策

陈红

存货是生产型企业及商品流通企业的主要流动性资产，是为满足企业正常生产和销售需要而持有的必需品，是能够给企业带来经济利益流入的重要资源，存货管理在企业内部控制中属于一个非常重要环节，加强存货管理是保证企业生产正常进行的最基本物质基础，存货管理的好坏将影响到企业的生产经营成本。存货过多，不但造成资金积压，且易导致存货过时、损坏、仓储成本增加；存货过少，则可能因缺货而丧失销货的机会，影响企业利益的流入。因此，注重企业经济利益的同时必须加强企业对存货的有效管理。

经调查研究发现，中小企业对于存货管理主要存在以下方面的问题：一是缺乏一个合理实用的采购计划。有些企业采购比较频繁，采购行为较为随意，缺乏采购实施前的可行性分析调研，缺乏合理、科学、严谨的采购计划，从而导致存货供应不足或存货大量堆积的现象，影响企业的经营效益和资金的日常流转。二是缺少对存货的管理缺乏系统和规范的控制。很多中小企业缺乏规范的存货管理制度和专业人员，例如：存货盘点制度不健全、岗位职责分工不明确，存货的仓储、保管、领用和报废环节等重要环节有缺失，对存货的领用、发放缺乏规范的记录，缺少领用人的相关记录，造成资源浪费。三是未能充分利用“第三方物流”等新派生管理手段。一般中小企业来的物流是自营物流，第三方物流利用率发展缓慢。随着经济社会的发展和信息技术的提高，企业的组织形式和经营管理模式也随之有了很大的变化，但部分中小企业的存货管理模式仍比较传统保守，对第三方物流的利用不足。四是对网络资源利用不足，信息技术在存货管理中应用迟缓。大部分中小企业还是依赖手工人为管理，没更刚好地利用现代化的操作管理系统协助分析管理。

对于以上企业存货中存在的问题可以从以下方面进行解决：一是对存货要正确定位。存货是企业资产的一部分，为企业的利益流入有重大的作用，重视存货的作用。二是制定科学合理的采购计划。要从根本上控制存货的成本，采购部门与销售部门有效沟通预测需求量，采购时做到心中有数，在材料验收入库时做到专人登记保管，领用时也要做好登记，月末总结每个月的用量，为下一个月的用量做参考。三是发挥“第三方物流”在企业存货管理中的作用。寻找一个值得信任的第三方物流，在解决好保护企业商业秘密的前提下，与第三方物流企业开展合作，确保在保证企业正常生产销售需求的前提下，降低企业存货的仓储、管理成本。四是开发适合企业自身特点的存货管理软件。充分利用计算机管理优势，针对企业自身存货的特点，开发存乎管理信息系统，适应当今信息时代的发展，让时代的发展为企业的发展带来机会。

鉴于对保险公司单证管理的了解，企业存货管理也可以从中得到借鉴和启发。一是完善的单证管理制度，有价单证必须由有价单证管理系统进行管理，财务部门和使用部门应建立有价单证管理台账并设专人负责有价单证管理工作；有价单证的入库必须先入财务仓库，财务部在签收送货单前，要检查实物包装是否破损，同时核对送货单和实物是否一致，实物和采购订单流水号是否一致，核对无误后方可在送货单上签字，确认实物当天应在SAP系统中完成收货操作，并记台账。库房内有价单证应按业务系列、单证类型和顺序号分类摆放整齐，可用和不可用单证必须分开存放。财务部应在单证系统中维护使用部门以及该使用部门可领用单证类型和最大领用量。最大领用量原则上为3～6个月的业务用量，有价单证经财务部在系统中发放后才能在业务系统中使用。财务部应在系统中维护使用部门可领用有价单证类型和最大领用量。系统将根据使用部门的实际回销情况自动调整最大领用量。使用部门须书面指定有价单证第一领用人和第二领用人，经部门经理签字后报备财务部。领用人到财务部领取有价单证。如果实际领用人与备案领用人不致，财务部应拒绝发放有价单证。财务部门和业务部门单证管理员每月都应进行单证盘点并经部门经理签字后留存。使用的单证应及时到财务回销并附带签字版的回销清单。每个月财务部门单证管理员对业务部门的单证管理情况出具考核表，主要从台账、领用、回销、盘点等方面进行考核，查缺补漏，争取将单证工作做到最好。二是严格征订流程。保险公司的单证是由财务部门进行专人管理，从订货到收货再到发放，每个环节都控制的很好。订货之前单证管理员会先盘点一下现有的库存，然后询问一下业务部门的需求量，针对业务部门需求先做一个合理性地判断，制定2～3个月的单证用量，经业务部签字认可后，在提交采购订单至财务部门经理进行审批，由财务经理再次把关，从而确保订单量的合理性。三、规范的库存管理。对入库的经办人和出库的领用人都有规范的记录，当业务部门需要领用单证时，须凭经业务部门单证管理员和业务经理签字的领用申请表到财务进行申请领用，财务部门单证管理员在确认领用表后在系统操作发放并登记台账，领用人也要在台账进行签字，同时业务部门也要在自己的台账上进行记录，每个月月初对上个月的库存量进行盘点，做到账实相符，到期的单证及时进行作废处理，并留存作废清单，在作废单证提交销毁以后，由上级领导监督销毁，销毁清单由双方人员签字并留存清单，同时财务部门负责管理的单证管理员定期不定期地进行使用情况调度。四、定期出具单证管理报告。每个月初，在各个业务部门均盘点完成后，财务部门的单证管理员根据当月业务部门单证管理方面的情况进行一个综合的评价、考核，按照单证管理制度包含的方面对各个部门进行考核并留存电子版和打印版的报告，为下个月更好的管理做基础。五、快捷的运输方式，保险公司是由总公司确定印刷企业并由物流公司直接送货到各个分支机构，这样避免了分支机构对单证印刷和运输的工作，集中印刷也可以得到价格上的优惠，第三方物流的集中运输可以减少企业的物流费用。对于中小企业来说，如果仅一家使用第三方物流的话有可能出现费用过高而承担有问题的情况，企业可以借鉴保险公司的印刷和运输方法，和一些信誉好且值得信任的企业合伙使用同一个物流公司，这样就可以保证费用的可接受性，既保证存货的物流也可以减少物流成本，为企业的发展带来利益。

存货管理是企业发展的重要一环，加强存货管理至关重要。对存货的管理要有足够的耐心和细心，只有企业的各个环节、各个部门、各个工作人员都控制配合好才能对企业利益的获得尽到最大的帮助。从存货的征订到收货到发放以及平时的管理，每一步都要做到记录规范清楚，不可模糊不清。存货管理部门不仅要和销售生产部门充分沟通、合作好，也要多和其他的部门沟通交流，只有每个部门相互之间有很高的配合度，通力合作，才能为企业发展带来最大的利益。