利用新木桶理论 做好高校档案收集工作

文/河北联合大学 吴新丽 闫明

利用新木桶理论 做好高校档案收集工作

文/河北联合大学 吴新丽 闫明

把管理学中的“新木桶”理论，运用到高校档案工作中，探讨了高校档案收集工作中遇到的种种困难，以及应对的措施。使高校的档案收集工作早日实现制度化、规范化、科学化。

新木桶理论；高校档案工作；档案收集

一、引言

“新木桶”理论在表述方式上和“旧木桶”理论一样简单，其基本内容表达为：一木桶能够装水的多少，还由桶底的大小决定的。试想桶底很小，木板再长、木板的紧密度再高，也装不了多少水。一木桶能够装水的多少，还由木板和木板之间的紧密度决定。如果木桶的木板之间缝隙很大，也装不了水的。如果木桶的木板之间没有一丝的缝隙，一定可以装水的。

高校档案工作之所以能够不断发展和进步，与学校档案收集的高效率是分不开的。档案收集是档案部门积累档案的一种手段，是整个档案工作中极为重要的一个环节。因此，档案收集工作做得好坏、质量高低，直接影响到其他工作环节乃至整个档案工作的开展。如果把档案收集工作比作是一个木桶，那么就必须整理好桶底的核心板(档案意识)和地基板(规章制度),运用各种途径补齐短板,保持独特优势的长板,利用效的黏合剂(凝聚力)和桶箍(督查催办制度)搭建一个坚实牢固的新木桶(良好的档案收集工作)。

二、做好新木桶的桶底

木桶底板是木桶能否容水的基础，一个完整的木桶,除了木桶中长板、短板，还有底板。正是这谁也不太重视的底板，决定这只木桶能不能容水，能容多大重量的水。这只底板正是提高档案收集工作的基础，即档案意识。档案意识是指对档案和档案工作认识、了解、熟悉和掌握的思维，是开展依法治档的一项重要内容。但是，在很多高校存在着档案意识薄弱的问题，以至于出现不主动收集、不按时归档、甚至遗失等众多问题，直接影响了档案收集的齐全性、完整性。

那么如何衡量承载高校档案收集工作质量这个木桶的桶底是否坚实，使得这只新木桶的盛水量越来越多，成为木桶底板的巨大挑战。

（一）领导重视，提高认识

高校领导对档案收集工作是否重视和支持，是提高档案管理水平的重要保证。只有积极主动争取领导重视，才能为档案收集工作予以人力、物力方面提供保障。也只有领导重视了，才可能把档案工作列入议事日程。高校领导应该通过各种渠道加强宣传，使各个部门处室以及教职工充分意识到档案对学校发展和建设的作用。另外，领导的意识上的重视，对职工就是一种感召，在某种程度上，职工就会变被动为主动，自觉的做好档案的收集工作。这样才能形成领导重视，全员建档、存档、爱档的高度责任意识。

（二）队伍建设，重在坚持

随着全球信息化和高校教育的不断深化和发展，对于档案人员无论从思想上还是业务上都提出了更高的要求。一是要把综合素质较高的人才安排到档案工作岗位上。当今高校档案事业的发展不仅需要政治觉悟高、责任心强的人来承担，而且还要有懂专业、有开拓精神的新生力量参与。二是加强对高校档案人员的继续教育。通过参加培训，全面提高其综合素质及工作水平。三是提高档案人员的地位和待遇，用激励机制留住人才、吸引人才、必须要提高档案工作者的地位，自觉自愿地加入到档案事业建设行列中。

三、黏合剂和桶箍保证桶帮的无缝连接

一个木桶如果出现某块板之间的契合不紧密，就会出现漏水，不仅影响盛水量，而且水桶也会越来越松，最后导致彻底散架。影响档案收集质量的因素有很多，而这个桶帮是由档案收集工作的各个因素所搭建的，一旦出现问题，整个收集质量就会受损。为了解决这个问题，我们从两个方面着手，一方面增加档案部门的凝聚力这种黏胶的黏合作用；另一方面要利用督查催办制度这个桶箍来强化桶板的无缝连接。

（一）增加高校档案部门的凝聚力黏合作用

当今社会,一个高效率的团队是成功必不可少的因素之一,团队成员间的互帮互助、相互协作、取长补短,将为自身和集体的发展提供一个良好的契机。为了，保证高校档案收集的数量和质量，我们可以从以下方面来提高增强档案工作者的凝聚力。建立团队的核心力量，这个核心力量可能是团队的领导（一个值得大家追随的人），也可能是这个团队的共同奋斗目标，为了这个目标，可以大大提高团队的生产效率。制定有效的高校档案收集制度，在长短期目标的感召下，还要建议一套褒奖制度，形成有效地制约机制，另外，还要加强档案部门和各个部门之间的交流，在封闭的环境下很难提高整体素质，再次，还需要开展一些档案收集技能比武，拓展培训等加强团队凝聚力的活动。只有这样团队成员间的关系变得密切起来，大家同舟共济，共赴使命，凝聚力提高与加强了，才是我们做好档案收集工作的保证。

（二）适当引入督查催办制度这个桶箍

督查催办制度就是为了进一步增强学校各部门的全局观念，规范管理，有效地提高工作效率而制定的监督约束机制。为了确保高校档案收集的齐全、完整，保证政令畅通、令行禁止，推动各项工作的顺利开展，必须制定符合本部门的规章制度。若因人为因素造成延误或失误，导致不良后果或影响的，追究直接责任人和负责人的相关责任并通报批评。

总之，加强和提高校档案的收集数量和质量，是高校做好档案工作的基础。高校领导和档案管理者对收集工作予以高度重视，不断改进管理方法，上下齐心协力，增强凝聚力，才能为整个档案工作打好基础，逐渐使档案管理走向规范化、制度化，这样也才能适应高校的发展和建设！

[1]梁建梅,陈少慧.教学档案的管理与信息化建设[M].北京:中国书籍出版社,2013:172-177.

[2]田艳玲.以新木桶理论严把科技查新质量关[J].情报探索,2009(1):72-73.