新医改视角下如何加强医院档案管理工作的规范化

文/暨南大学附属深圳眼科医院（深圳市眼科医院） 黄翠薇

医院的档案管理顾名思义就是针对医院的档案资料所进行的管理工作，医院档案主要包括医院的医疗文件资料和医院发展建设的各项资料，内容涉及也很广，包括日常行政上的管理、医院组织的医学学术研究活动、进行的医疗设备考察引进资料、医疗纠纷等。这些事项的资料都需要作为档案进行规范化的管理，因为这些资料对于医院的医疗发展都具有依据性的作用。

一、医院档案管理工作的现状

医院的管理系统中一直都是将医疗服务作为重点内容在进行管理，对于包括医院档案管理在内的其他工作都缺乏重视，尤其是档案管理，由于相关岗位人员不足、设备设施的缺乏以及资金等方面的限制，使得医院的档案管理工作一直处于疏于管理中，但是医院的技术和服务却在不断的进步发展，相关的档案管理不到位已经十分明显。

（一）缺乏对档案管理工作的重视

在医院的管理系统中，医院的管理者对于档案管理这一方面的内容就缺乏重视。医院档案的管理包括综合的管理和管理考核两大方面的内容，但是很多的医院领导对于医院的档案管理没有重视起来，甚至说有的医院领导认为医院的档案管理是可有可无的。因此在档案管理人员安排上也是不够全面和积极，对于档案管理专业人才的引进也不够重视，对医院现有的档案管理工作人员的培养计划更是被限定在了计划外。领导管理层的不重视就直接导致了档案管理部门的不重视，这样情势下，医院档案管理工作规范化管理就无从谈起了。

（二）医院档案管理工作人员业务水平较差

档案管理也是一项需要专业技能和素养的工作岗位，但是当前大多数医院的档案管理工作人员业务水平普遍较差，甚至有的医院的档案管理人员并不是专业的档案管理专业出身，而是在岗位调剂中调剂到档案管理岗位上的，又没有经过相关的档案管理技能培训，因此他们的业务能力存在着严重的不足。除了业务上无法按照专业的档案管理规范进行档案资料的管理，在法制观念上也相对淡薄，医院的档案管理工作要依据我国的《档案法》等一系列的法律法规规定，但是很多的档案管理工作人员对于依法归档还缺乏认识，在档案资料的收集方面也缺乏系统性和科学性，致使很多的信息都收集不全，或者经过很长时间才能收集完成。

二、新医改后加强医院档案管理工作规范化的对策

医院的档案管理从内容上主要分为行政档案的管理、科研档案的管理以及医疗病例档案的管理等，以下笔者主要对这三大类的档案管理进行对策上的研究。

（一）对医院行政档案资料的管理工作的规范化

首先，建立起档案管理部门，配备专门的办公场所和人员、设备等。档案管理部门的建立能够对档案管理工作进行统一、全面的领导，档案管理部门要在统一领导下对行政档案资料进行集中并且单独的管理。档案管理部门的建立除了为医院的各部门提供各项参考依据和资料，也能够为医院的领导和管理部门提供全面领导的依据和相关资料，对于提高医院的行政工作效率具有重要的保证和支持作用。医院的档案管理部门建立是医院档案管理工作走向专业化、科学化的前提和基础，在部门的工作规划下，档案管理部门还能够为医院的其他各个部门的档案归档和整理工作提供指导和建议，最后形成全面、有序的整个医院的档案资料信息，档案管理部门的建立体现着专业化，专业化的队伍还能够对档案资料进行分析研究，为医院各项工作作出梳理和总结，为医院各项工作的开展提供更为全面的依据。

其次，加强对档案管理工作人员的专业技能培训，提高其档案管理的水平。在医院档案管理中，缺乏专业的档案管理人才对于提高档案管理水平一直是重要的制约因素，在现代的医院管理系统中，档案管理工作人员的个人业务水平直接关系到档案管理工作的完善和提升，因此需要档案管理工作人员用专业的能力和积极的主观能动性去完成。针对当前各个医院档案管理工作人员业务水平不高的现状，医院的领导管理层要重视起对他们的专业技能培养，不断提高其专业业务素质，还要制定有效的机制来促进其主观能动性的发挥，为提高医院档案管理水平奠定基础。

（二）对医院科研档案资料的管理工作的规范化

医院科研活动是关乎医疗技术和医疗水平提高所作出的研究活动，对于与科研有关的档案资料管理是一项十分重要的管理内容，在管理中需要注意以下两点：

一是对于接收的科研类档案资料进行全面、细致的归类整理，档案管理部门要将整理好的科研资料进行规范的登记和编目，还要在接收后做好相关的统计、分类、加工等工作，对于科研成果或者绝密级的档案内容要进行单独的登记管理，做好保密封存。对于已经收录的科研档案资料或者对现有的科研档案资料接收后，还要做好后续的鉴定，结合科研内容组织医院领导和相关的科研成员和档案管理人员，对科研期限是否延长、科研保密等级是否变动等进行研究讨论，形成一致意见后再经过有权主体批准后进行科研档案资料的再管理。

二是对于科研档案的开发事宜要做好服务。科研档案资料的开发具有深远的意义，作为医院档案管理部门，对于接收存放的科研资料要为医院领导、为科研人员、甚至是面向社会，做好服务，为医疗技术水平的提高做好相关的服务工作，提供资料上的支持。医院档案管理在科研资料的管理中不单是要保存，还要进行资料的整理加工，将重要的科研资料分类归档后，编制相应的检索工具，同时配合每项资料总结出相关的摘要、关键词、简介等。医院的档案管理工作主要是为了医院的内部查阅提供服务，对于其他单位或者部门的查阅，需要由相关的部门出具介绍信，并经本医院的领导负责人批准后方可进行查阅，查阅内容限于一般科研档案资料，对于绝密类的科研资料，除经过医院领导的特别批准和严格的审查，一般不得进行查阅或摘抄。

（三）对医院病例档案资料的管理工作的规范化

医院的医疗活动是医院最主要也是最重要的活动，不但具有记录病患病情发展和治疗的功能，也是医院在面对一些医疗纠纷以及相关的法律问题处理中有力的证据资料，近年来，医疗纠纷日益增多，包括一些民事纠纷、伤残鉴定、刑事案件中的取证以及人身保险等法律程序中都需要医院出具相关的报告或者资料，做好病例档案的管理是极为重要的。

第一，进行病例档案的资料库单独管理，病例档案是医院档案中最大量的管理工作，需要在专门的资料库进行单独的管理，资料库的管理有对场所地点的管理，也包括在资料库进行的所有档案保管工作的管理。在资料库房间的管理上，要求建筑标准要符合档案保管的要求，还要做好资料库的专项用途不变，不能用来存放其他的设备设施，还要严格防范火灾、水灾或者污损，为档案管理提供良好的适宜的场所是首要的。在防范火灾、水灾或者污损上可以利用相关的加湿器、除湿器、温度计、通风、灭火等装置，做好全面的防护管理工作。

第二，严格病例资料的查阅和借阅管理。医院在病例管理涉及病人的个人隐私，也涉及医院的资料管理制度，要做好查阅和借阅的管理，同时要严格资料库的出入管理，非档案管理工作和相关人员不得随意进出资料库，对于确有需要进入资料库查询资料的，要在档案管理工作人员的指引和监督下进行相关资料的查询，确实需要借阅的，可以按照相关借阅管理制度借阅，但是要做好相关的登记，包括借阅的时间、方式等都要详细登记记录。

第三，做好病历资料的整理和归档。医院每天都有大量的病历资料产生和更新，做好病例资料的整理和归档不但工作量大，也要进行规范化的整理和存档，整理时主要是进行编号保管，形成完整的体系化的档案资料库，以便今后有需要时能够及时便利的查阅到相关的资料，这一工作内容虽然简单，但是工作量大，需要档案管理工作人员认真、有序的进行管理。

三、结语

医院的档案管理工作要适应新一轮的医改要求，以医院的建设发展和中心任务为内容，不断强化医院档案管理的规范化，做好不同种类档案的管理，形成全面系统的档案资料体系，更好的服务于医院的医疗、科研等工作，提高医院档案管理工作的支持功能，为医院的发展做出更大的贡献。当前我国各地的医院档案管理工作中还存着一些问题，本文在问题分析的基础上，针对医院行政、科研以及医疗档案管理提出了具体的规范化建议，希望能够为医院的档案管理工作完善提供有益的借鉴和指导。

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