浅论教学档案的作用与管理

文/泰山护理职业学院 李华

一、教学档案的重要作用

教学档案是加强学校工作不可缺少的宝贵资源，是评价学校管理水平、考核教师业务能力和职业道德的主要依据。建立教学档案，其作用不仅是为了保存和管理教学过程中形成的有价值的文件材料，为教学决策、教学管理及教学科研服务，而且是为改进教学方法，深化教学研究、提高教学质量提供依据。

首先，学校教学档案可以给学校师生提供真实准确的历史资料，例如说帮助历届校友补办学历提供依据。很多学生在毕业进入社会之后，如果有需要进一步的深造，必须要提供大学期间的学习成绩，而教学档案就成为了唯一的证据资料。作为学校一线的教学管理工作者，必须要努力做好教学档案的收集与整理工作，对教学档案进行有效的管理和充分的利用，让其作用得到全面的发挥，从而不断提升学校的教学管理水平，增强学校教学服务质量。

其次，教学档案很多时候可以作为评估汇报的参考材料。作为学校教学活动过程中逐渐形成的一种最原始的资料，教学档案直接反映着学校的教学管理工作，体现了学校教学活动的面貌，也从定性与定量这两个方面反映出了学校的教学质量与教学管理水平。

最后，教学档案是对学校进行教学评价的重要依据。当专家组进入学校进行考察评估时，不仅仅要对学校教学活动和管理工作进行实地考察，更多的是对学校各种档案资料进行查阅和审核，教学档案就是其中比较重要的内容。因此我们必须要做好教学档案的管理工作，才能够避免在这一过程中出现漏洞，这也体现出了教学档案的重要作用。

二、教学档案的有效管理途径

（一）做好教学档案编辑研究工作

教学档案的编辑研究工作的特点主要有研究性、主动性，编研工作也是深入开发教学档案、提升教学质量的有效方法。对教学档案管理工作者来说，必须要对教学档案中的各种内容进行深入的加工，这样才能够有效的找出其中有价值的信息资源，从而发挥出教学档案的利用价值。教学档案的编研工作主要包含以下两点：

一方面是对教学档案资源进行外化。通常来说是利用档案管理的方法将教学档案分类，并在分类之后分析各个层次档案中的内在联系，从而有效的把隐藏于教学档案中的隐形知识挖掘出来。另一方面是要对教学档案资源进行内化。一般来说应在教学档案信息材料中进行提取与过滤，构建一个全面的档案管理系统，这是档案信息资源内化的直接体现。

（二）不断完善教学档案管理制度

教学档案的管理属于一种动态化常态化的工作，我们应该充分照顾到它与学校其他工作之间的联系和影响，要从学校教育理念和教学实际出发，不断制定和完善教学档案管理制度，同时要明确档案管理工作人员的职责，让档案管理人员具备较强的责任感，努力激发出他们的工作积极性。在开展教学档案的管理活动时，必须要求档案管理和学校工作实现四个同步，即是：教学任务的下达和教学材料档案归档要求的规定必须同步、教学工作的检查和教学档案材料的检查必须同步、对学校教学质量、教学管理活动的评估评审必须和对教学档案的审阅验收同步进行、学校的毕业分配、教师的考核晋升必须与学校档案部门出具相关档案材料同步进行。只有这样才能够让学校教学档案管理工作更加规范化，进而让学校教学秩序以及教学管理机制更加科学有效。

（三）加快教学档案管理信息化建设

随着现代信息技术的发展，要求学校教学档案管理工作也必须要朝着信息化的方向转变。我们也应该将教学档案材料从过去的纸质档案逐渐转变为电子文档，利用计算机对这些教学档案资料进行整理和分类，逐渐建立起教学档案自动化电子化管理系统。学校教学档案自动化管理系统属于现代学校综合性集成信息系统中的重要组成部分。因为电子档案材料的管理与使用主要是通过标准文件（数据）交换来完成的，这就在很大程度上能够帮助我们处理好纸质档案材料管理存在的一些问题。另外，教学档案的信息化建设也让学校档案管理工作有了非常明显的转变，它给我们带来了一个相对公开的教学档案管理环境，有利于教学信息的流通以及教学档案管理工作有效性的提升。

三、结语

综上所述，随着我国教育事业的改革深化，学校教学档案所发挥的作用越来越重要，同时，学校教学档案管理工作的重要性也逐渐凸显。档案管理工作者必须要认清教学档案对于学校教学活动的重要意义，从而准确掌握其特点，积极主动地做好教学档案的管理工作，不断强化自身责任，努力让教学档案的管理工作朝着规范化、现代化和信息化的方向发展，让其真正成为教学工作有效开展的得力助手。

[1]周详.浅谈现代高职院校教学档案管理的网络化建设[J].才智,2013(06):39.

[2]于立华.高校院系教学档案管理的分类和作用[J].山西档案,2007(02):57.