基于知识服务的档案管理模式的理论探索

张艳凤

[摘 要]本文着眼于知识服务化的档案管理背景，以此为切入点，对此种档案管理模式进行了深入分析，探究其相关内涵，最终得出了合理的理论依据。在新时期的环境下，期望本文能够对政府和企业的档案管理模式创新有所启发，有所裨益。

[关键词]档案管理模式；理论探索；知识服务

企业是最早提出基于知识服务的档案管理模式（RMBKS）概念的，在企业的档案管理部门中，经常需要对客户的庞杂信息档案进行系统化的管理，一些特殊企业尤为如此，因此也导致了企业管理客户档案困难的出现，比如中国移动，为适应自身发展就必须建立系统而完善的档案管理制度，以此才能满足公司发展的需求扩张。另一方面，企业的战略目标的实现是离不开公司自身所制定的完善的案管理制度的，有了案管理制度的系统支持，企业扩张才能除去后顾之忧。优良的档案管理理念与完善的管理技术是一个好的档案管理模式的必要组成部分，缺了任何一部分，都复发真正做到构建优良的企业档案管理模式。另外，经验也是一个组织管理运行中关键的部分，政府和企业间的档案管理部门可以进行管理经验交流学习。

一、提出基于知识服务的档案管理模式的背景

作为市场经济主体的企业，其在日常档案管理工作中的一些经验和做法是可以为政府档案管理所借鉴和学习的。基于知识服务的档案管理这一模式，是在我国进入21世纪根据新形势所制定出来的，在当前知识经济的大发展的新形势下，社会发展对于知识信息的依赖性愈来愈强，已使得知识经济成为了社会经济发展的一大支撑。

通过生产、分配、加工知识和信息的促进社会经济发展是知识经济的最大特点，而知识经济发展到一定阶段之后的产物便是知识管理。通过知识创新进并使其得到科学利用以创造社会经济价值的过程，是知识管理最为看重的。经济发展依靠知识创新，在此背景下，对自身创造性变革的要求也渐受到重视，故此种理论创新便是在此背景下提出的。由此也衍生出了很多的企业发展战略，而其最重要的一点即是满足所有部门知识服务发展的需要，此种管理模式要求通过知识创新满足档案管理部门需求，进而满足客户需求，最终尽可能地实现知识价值。

最后补充一点，政府部门档案管理和企业的档案管理是有着本质不同的，因为两者根本性质不同，企业是以盈利为目的的组织，而政府则是服务性部门，这一点无可争议。另一方面，两者之间又是存在着联系的，因为两者的档案管理在本质上的要求是相同的，即借助档案管理使大众得到服务，此外企业需要应对市场的竞争和压力，而政府则有转变政府职能的重担和提升政府服务质量的压力。

二、基于知识服务的档案管理模式的意义所在

了解档案管理模式的定义是研究档案管理模式其内涵意义的第一步，这个模式本质上来说便是借助电子设备对知识模块进行编码和加工，再通过对档案管理范式的建立，以建立起把用户需求作为工作中心，视客户利益为导向，档案作为最重要的信息资源的模式，最终开展对档案的管理。

基于知识服务的档案管理模式，简而言之，可以说成是视档案为资产，即知识资产。此种模式最为突出的特点便在于档案管理，其最大变化是从关注档案实体转向为重视档案信息积累和档案信息评价，继而向用户提供档案知识服务。此种新型模式借助了知识创新，使得传统的档案服务得到了拓展，推动了现有档案管理制度的拓展建设，虽然也在一定程度上提高了对于档案管理相关的人力投入和技术要求，但是由于满足用户需求能力的极大提升，仍然十分必要。

三、知识服务的档案管理模式的理论依据

由于企业档案管理工作和政府档案管理工作有很大的不同，需要研究知识服务的模式及其理论，而其管理模式有三个极为明显的特征：一是强调以用户需求为中心的原则，为客户利益作导向，提供档案管理服务；二是重视编码知识，强调其指导作用；三是区分基于知识服务的档案管理模式与传统的档案管理，以往的档案管理是进行物质实体保存，却忽视了档案本身也是资源，可以进行利用。

知识管理可以从知识理论的角度进行区分，知识理论把知识管理分为两种模式，一是人性化模式；二是编码化模式。两会的信息沟通交流是构建人性化管理模式的基础，通过良好环境下的信息的有效沟通，实现的不仅是对知识的编辑和储存。编码化模式，即把所有资源信息进行编码化的处理，使需求者享受到便捷的检索和下载服务，此种模式的实现有赖于现代信息技术的快速发展，推进了知识编码和存储检索的智能化、现代化，也使其变得更加便利、迅捷，以及廉价。

针对现今档案工作所需要应对的剧烈环境变化和传统档案保管所受到巨大压力，档案学界做出了积极的理论回应，也就是档案后保管范式。档案后保管范式反映了当前形势下档案管理发展的内在规律，也使档案管理演进的必然趋势得到了体现。我国政府的各部门现阶段需要应对各方面的档案管理难题，尤为严重的是那些材料庞杂、管理难度大、管理成本高的档案本文在此提出政府以后再进行档案管理时应该以编码化模式为主、人性化模式为辅的管理模式。这意味着广东移动必须将传统档案管理创新、拓展为知识化的、高级的档案管理模式，也就是编码化知识管理模式。

参考文献：

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