大数据时代档案管理模式变化研究

李恩

摘要：随着电脑信息科技的发展，人们生活进入信息化时代，大数据时代的到来，给人们的生活方式与工作方式带来了新的变化。大数据是指在更大规模的数据上以新的方式在海量的数据中寻找到新看法、新趋势，从而构建新的价值。在大数据技术影响下，给档案管理部门带来了巨大的冲击，传统的管理模式已经不能适应时代的发展要求，其管理方式将发生巨大转变。大数据时代背景下，对于档案管理模式的探索与研究，有利于对于文档信息的保护，优化文档管理流程，提高文档管理水平，最终促进文档事业的发展。

关键词：大数据时代 档案管理模式 变化 研究

随着大数据时代的到来，带来了巨大的数据信息资源。无论是国家管理，还是社会企业对于大数据的引用，甚至是交往方式和个人生活，无不受其影响。科学技术的发展，给大数据时代的到来提供了科學技术的支持。在档案学领域，大数据时代的到来，给其带来了新的发展与挑战。面对庞大的数据信息，档案管理部门如何对如此巨量且复杂的信息进行有效管理是最大的挑战，认清当前的发展形势，改变传统的管理模式，适应时代发展的需求，更好地为人民服务。

一、大数据时代下的档案管理

（一）有关大数据

我们通常所说的大数据，就是指通过一些软件等来获取和处理数据信息所消耗时间的数据集。

大数据时代的类型有很多种，其中主要有三种数据类型，结构化数据、半结构化数据以及非结构化数据。

通常被广大学术界认可的，大数据时代有四个基本特征，数据规模大，种类多，价值密度低，处理速度快。

大数据时代的关键技术就是指从大量的数据信息中，快速有效的获得有价值的信息的技术。其发展过程大致可分为四个发展阶段，大数据的采集，大数据的存储，大数据的挖掘以及大数据的分析。

（二）大数据时代的档案

陈洁明指出，网络信息时代，信息记录就是档案，生成的数字化的记录就是不可删改的档案。任何一条信息的记录都有可能产生巨大的价值，在一些单位中，有一些信息价值偏低而不能被保存下来，加入到档案当中，在大数据时代，保留了信息的完整性，把信息作为一种不可分割的整体，在这一方面发挥了巨大的价值。

（三）大数据时代下档案管理的重要性探析

档案馆要永久性的保存档案，为社科文教等机构提供有价值的服务，保存大量的信息资源，但是由于管理方式落后，在这个行业领域内业务水平高的人才相对匮乏，这些信息资源并没有得到有效的发挥。自2003年起，国家推行智慧城市的建设，档案馆若想融入智慧城市的建设中，需要大数据的技术支持。

随着大数据时代的到来，电子文档增长迅猛，对于电子文档的管理也遇到了前所未有的挑战。需要确立一个机构对于电子文件进行管理，首先要对电子文件进行收集，需要大数据技术，对这些电子文件进行分类归档保存，通过大数据技术的支持，能快速的从海量电子文件中检索出所需要的文件。

在大数据时代，数据规模大，文件数量也很庞大，面临的最大问题是对于文件系统层累积的元数据的管理，如果处理不当，会影响系统的性能。数据技术为档案工作者管理非结构化电子文件的问题提供了解决之道。

二、大数据时代下档案管理模式的变化

（一）档案管理体系的变化

随着大数据时代的到来，档案的数据量激增，对于档案的服务水平要求更高，档案管理者应当顺应时代的发展，转变传统的管理模式。传统的技术以及管理模式已经无法及时处理如此庞大的信息量。我们的理想状态下是把所有信息都能归档，但是迫于人力物力的束缚，传统的管理方式对于信息进行甄别，去粗取精，保留一部分在当时看来是有效的信息，但是这种做法会造成一部分数据的损失。档案管理部门应转变管理思想，树立大数据观念。

大数据是信息科技领域颠覆性的技术变革，但大数据不止是技术的革新，实质上计算机服务时代的来临，对数据的抽丝剥茧、总结结论更体现了计算机行业正从技术供应型转为服务供应型。技术的变革促进了更好的为人们服务，为人民服务好才是最终的目的和意义。

（二）档案数据资源体系的变化

档案数据信息的来源广，且数据内容更加丰富。档案数量越庞大，分类越精准，更能体现出档案的价值，大数据时代下，档案馆的馆藏容量更大，数据类型更多，传统的类型通常是指纸质书籍、声像以及实物展示等，大数据时代带来了电子档案，载体各异，特征多样。同一条信息可以用多种不同的形式表现出来。

伴随着档案信息化，对于档案数据的处理速度加快。传统的管理方式是人工手动管理，效率低，大数据下，人们进入了现代化的档案收、管、用业务流程管理，更加方便快捷。如何从大量的信息海洋中迅速获取有效信息，是一直以来要面对的难题，大数据下的云技术的发展，运用互联网技术、计算机软件、高科技手段提升档案资源的处理速度，解决了这一难题。

档案数据收集的方式也朝着多样化方向发展，除了对于有关部门和单位进行强制收集，还有就是互联网提供的信息。在互联网时代，信息内容丰富，传播速度快且广，更新快，如何在最短的时间内捕捉到最有效的信息，是对档案管理员的一种考验。

（三）档案行政管理体系的变化

党委政府的档案室是最初的档案行政管理部门的雏形，国家在改革过程中推行政企分开的管理办法，档案部门从开始的辅助性部门到现在的宏观整体指导部门，逐渐强化自身的行政管理职能。

以往，档案管理部门是对党政机关、事业单位以及一些社会团体的档案进行专业指导和服务，大数据时代的到来，已经不再仅仅局限于传统的纸质档案的管理了，工作对象变成了电子文档的方式，面对这一改变档案管理人员应积极提高自身的业务水平，从而才能提高更好的服务。

过去档案管理部门只针对党政机关和政府相关部门的档案事物进行管理，且许多档案室需要保密的。大数据时代，提倡资源共享，面向大众实行开放式管理，这种合作方式发生了巨大变化。

三、结语

综上所述，大数据时代的到来，给档案管理部门带来了巨大的冲击，对于档案管理部门来说，这既是一种机遇，同时也是一种挑战。档案管理员应当积极迎接挑战，顺应时代发展潮流，转变传统的发展模式，为社会提供更优质的服务。

参考文献：

[1]陈明洁.大数据时代对档案现代化影响和要求[J].档案管理，2013，（06）.

[2]李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案，2013，（10）.

[3]孟薇薇.信息爆炸时代的新概念——大数据[J].商品与质量，2012，（09）.

（作者单位：鄄城县人力资源和社会保障局）