人事政策落实与档案日常管理

[摘 要]两例人事政策实施，从人事档案与文书档案的关系、人事档案的管理环节两个档案管理的角度，试论提升档案服务能力。着重阐述管理环节的收集、整理、利用诸能力及其与提升档案服务能力的关系。

[关键词]档案服务；人事档案；档案管理；档案服务能力

人事政策的执行落实，关系到社会的安定稳定；人事政策的执行落实，相当程度上离不开档案服务能力的提升。档案服务能力的提升依赖于处理好人事档案与文书档案的关系，依赖于档案的管理环节。

所谓档案服务能力，是指档案专业系统控制并运用档案资源，服务社会各项建设事业、参与社会管理，最大限度地实现档案价值的本领或力量。人事档案的服务能力，往往悠关党和政府的人事政策的落实。这里专门讨论对档案信息有需求的人事政策的落实，其涉及档案服务能力的情形。

人事档案工作是人事工作的重要组成部分。笔者作为一名人事档案员，拟用最近两个人事政策实施的实例，从人事档案与档案馆藏文书档案的关系、人事档案的管理环节这两个日常档案管理的角度，表达对提升档案服务能力问题的认识。

先介绍档案服务成功的实例。由于注重提升档案服务能力，顺利地完成了省赋予的“解决未参保高龄职工老年生活保障和特殊困难人员基本医疗保险”的政策实施。2013年3月15日福建省财政厅等两部门下发《福建省解决未参保高龄职工老年生活保障和特殊困难人员基本医疗保险的实施办法》。县级转发，并对年龄认定、劳动关系认定等档案材料的要求作了细化。其中，属于人事档案材料的有本人招工（干）登记表、履历表、工资表等十份左右原始档案。属于文书档案的有调动表、职工花名册、工资名册等。历史原因，部分本应归人事档案的材料竟移位到文书档案（档案馆）。以教育系统为例，我们考虑到上述实际，把操作步骤具体定为：先到县教育局人事档案室查找个人原始档案，再到县档案馆查找补充。全县本系统第一轮百余人报名，确定上报省部门审核23人，仅获批3人。县报送严格依照原始档案，省审批也准确、完整地依据县送原始档案（复印件）并及时反馈，故档案服务水准不容置疑，档案服务能力倍受尊重。求助档案服务、努力补充查找原始档案，成为社会共识。当事人对上级人事政策理解不深、有关部门操作经验不足，似乎与档案服务能力没有关系。但“至善乃止”。如果档案员主动学透相关人事政策文件精神，提升档案服务主导能力，引导其完整地查找档案材料，而不是依其要求被动提供材料，档案服务能力精益求精，该项人事政策必落实透彻。启示一：档案员要加强学习，甚至要了解一些非档案专业的知识（如人事政策的某些要求），只要有利于档案服务能力的提高，相关知识都可以学习。启示二：亡羊补牢，尤未晚矣——人事档案员带领其前往县档案馆补充查找，档案馆档案员更热情地协助该补充查找，促使其尽快补办成功。无形之中，档案员的档案服务能力得到了提高。

再介绍一个档案服务不尽如人意的实例。是有关“清退的公办、民办、代课教师”的统计、待遇问题，由于各种原因导致档案服务能力拖累人事政策实施的情况。2011年之后，教育部、省教育厅先后下发了关于解决上述人员待遇的文件，市教育局下发了补充通知，不可谓不重视。统计时间跨度大，节点是1962年前后、1979年前后、1998年前后，对原始档案的需求相当严格和浩大。县（区）教育部门进行了实际操作。但是，两年、三年眼看过去，相应人员的统计、待遇仍未尘埃落定。一个重要的原因，是部分基层单位档案缺失严重，无法准确摸底统计。档案服务能力的弱化引发了相关人员及其家属的强烈不满，也给上级及时决策造成了困难。据悉，有的学校仅保有1990年之后的档案材料，档案缺失程度令人咋舌；大部分学校档案材料从改革开放起源。县一中建有专门的校史馆大楼、档案材料可以追溯到解放前，这类单位少之又少。人事档案、文书档案性质的材料都呈稀缺状态。档案如此缺失，怎么能指望相关人事政策顺利实施、有关人员待遇政策及时落实？

人事档案与文书档案的关系，笔者概括为：互相补充，各有长短。保管期限、管档单位不同：人事档案全部是在专门的人事档案室永久保管，不用担心材料到期、销毁；文书档案，有永久、三十年、十年等不同的保管期限，依法移交档案馆之前多由各职能办公室附带保管，有时会出现难以查找甚至已遭销毁的情况。人事档案较单纯（以个人为立卷单元，更稳定，易查找），由《干部人事档案管理细则》规范；文书档案较综合（比较包罗万象、材料丰富，但可能较难查找），由文书档案管理法规规范。

可见，要做好人事政策等工作，就要提升档案服务能力；要提升档案服务能力，就要努力提高档案查找（检索）的能力；要提高查档能力，就要求档案员充分认识和发挥人事档案室和档案馆各自特有的长处，弥补各自的不足。如，部分人士因身份问题、历史问题，其人事档案散失，就只好到档案馆查找线索；上级人事政策文件要求提供多种档案材料时，也可能要求人事档案室、档案馆共同提供档案服务。上文所述补充材料的例证，即人事档案室保管的材料没有其工资信息，人事档案员就必须引导其另行到县档案馆查找文书档案。人事档案员的积极引导，文书档案员的热情再接待，该同志如愿以偿找到了工资材料原件。这里体现的是：人事档案与文书档案的互补互助，人事档案员与文书档案员的通力合作，档案员对提升档案服务能力的自觉性。通过实际工作中对档案服务对象的积极引导、热情接待，潜移默化，档案员的档案服务能力得到了提升。

以上两个事例，也一定程度上回答了日常档案管理中“如何提高档案服务能力”的问题。

一是：要加强身心修养，增强体魄，提高道德水准。上述两例，都是时间性较强的中心工作，要求在规定期限内完成大量查档工作，保障人事政策的按时实施。这就要求档案员有在短时间内进行高强度劳动的强健身体和道德勇气，同时不能收取加班费。档案员面对这种政策性、应急性的档案服务，必须多一点义务思想、雷锋精神，不斤斤计较经济待遇，以高质量完成档案服务为唯一追求。这是提升档案服务能力的主体保证。

二是：要重视协调人际关系，包括与领导的关系，与其他部门的关系。基层人事档案室无法配备多名专职档案员，比如笔者所在的人事档案室，就长期只有一名专职档案员。新颁布的人事政策往往对档案服务要求甚为紧迫。怎么办？除主动加班加点，就只好请局领导临时安排协助查档人员。档案服务过关，紧接着是干部、财务部门的流水作业，这就要与这些部门协调时间安排。良好的协调能力，是提升档案服务能力的润滑剂。

三是：要引进现代化管理手段。本室正在进行的非在职人员基本情况电子材料录入取得初步成果，加快了检索速度。利器在手，何愁服务能力不提升？

一正一反，两个档案服务的例子，体现了提高档案服务能力的必要性及部分实现途径。追本溯源，提高档案服务能力，不是空中楼阁，要从平时抓起、从档案的管理环节抓起。

人事档案的管理有收集、鉴别、整理、保管、检索、利用等八个环节，每一个环节都关系到档案服务能力的提高。这里试析人事档案的收集能力、整理能力、利用能力，以及它们与档案服务能力的关系。

收集能力。笔者平时注重主动出击，养成定时专项通知催收材料的习惯，各种登记表格也力求完善，便于到时即刻准确再次催收。所有通知、表格都收藏在U盘。常年专项催收通知分别与录用人员材料、转正人员材料、年度考核材料等常规材料有关。每年的相应时间即通过宽带教育网专线发出专项通知，收集进度全部登记在专门表格，期限到达立即以手机短信催欠，保持相对高压。这样，档案收集的能力就比较强势，基本能保证档案材料不“欠收”，为档案服务能力的提升打下了物质基础。

整理能力。表现在整理方式的创新能力上。首先是整档工具的“四大发明”：人事档案装订专用穿引钩（摒弃直形针）、目录专用业务条章（摒弃传统抄写）、新录用人员专用电子目录、档案分类专用架。其次是管理程序的统筹兼顾：先由专职档案员做好档案分类等技术密集型步骤，再定期聘请临时人员协助完成上目录、装订等劳动密集型步骤。工具的创新和管理程序的合理化，使得档案整理时间比传统方式减少了50%以上，极大地强化了档案整理能力，也把档案管理员从繁重的体力劳动中解放出来，从而为提升档案服务能力提供了足够的空间。

利用能力。电子档案是重要的辅助手段。本室早在2002年就完成了在职人员基本情况的电子化，近年在不断推进非在职（退休等）人员、未录用人员、原民办人员等诸类人员基本情况的电子化。档案的电子化，推动了档案服务的“实时化”、“高效化”，能直接提升档案员档案服务的能力。

将档案服务能力作为档案事业的核心能力去建设，这是现代档案发展的必然选择。加强日常档案管理，能有效地提升档案服务能力，从而高质量完成人事政策的落实等实际工作；人事政策等实际工作，又会催促档案服务能力的提升。

参考文献：

[1]中共中央组织部《干部档案管理细则》安徽大学陈健论文《论我国档案服务能力的建设》

作者简介：赖晓文，男，1969年7月生，福建省永定县人，本科，馆员；福建省永定县教育局人事档案室副主任（主持），1997年12月开始从事档案工作。