基层央行会计档案管理中存在的问题及建议

毛华静

摘 要：随着会计核算管理体制改革的深化，会计、国库核算业务实行集中监督，会计档案实行集中管理，为更好地利用档案资源，防范资金风险起到了很好的作用，但在实际工作中和调查中发现，会计档案管理中仍存在着诸多困难和问题，影响了会计档案管理整体水平的提高。

关键词：会计档案；保管；销毁

中图分类号：F230 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2014）28-0146-02

银行会计档案是银行各项业务活动的会计记录和重要史料，是金融档案的重要组成部分，会计档案主要包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料。随着会计核算管理体制改革的深化，会计、国库核算业务实行集中监督，会计档案实行集中管理，为更好地利用档案资源，防范资金风险起到了很好的作用，但我们在实际工作中和调查中发现，会计档案管理中仍存在着诸多困难和问题，影响了会计档案管理整体水平的提高。如何使会计档案管理科学、有序、高质、高效，使其真正成为真实、准确、全面反映会计核算过程和结果的档案资料，确保会计档案的规范管理和安全完整，更是会计档案管理部门及档案管理人员的应该深入探讨的课题。

一、基层央行会计档案管理基本情况

（一）会计档案制度建设情况

目前会计档案涉及会计财务、营业部、货币金银、国库、事后监督（内审）等部门，会计档案管理的主要依据是《中国人民银行会计档案管理规定》、《中国人民银行国库会计档案管理办法》、《中国人民银行货币发行业务会计档案管理办法》等制度，同时各部门依据相关业务制定本部门业务会计档案管理制度。从调查情况看，综合会计档案保管部门及相关业务部门在会计档案制度建设方面总体情况较好，都建立了较为完善的会计档案制度。

（二）会计档案的日常管理情况

1.收集、整理情况。事后监督部门负责对会计集中核算业务、国库业务进行监督，并对凭证账表进行整理、归档。同时，事后监督部门对货币发行业务的会计凭证进行事后监督，业务监督完成后，将发行业务凭证全部返还货币金银部门，由货币金银部门负责其档案的整理和归档。

会计财务部门履行职责形成的财务凭证、会计账簿、会计报告、基建会计档案、集中采购档案、账户资料等，由会计财务部门自身进行整理、装订和归档工作。

2.移交、保管情况。事后监督部门当年监督的业务凭证形成的会计档案、会计财务部门和货币金银部门本部门当年形成的会计档案，在会计年度终了保管一年后移交综合档案管理部门统一保管。

综合档案管理部门对所有会计档案进行统一保管。定期对档案进行检查，严格履行档案交接登记、查阅管理等制度，对保管期限届满的会计档案会同业务部门提出销毁意见，按程序完成档案销毁等工作。

会计财务部门作为全行会计管理部门，负责对中心支行已到期会计档案的销毁请示工作，并根据上级行批复，与综合档案保管部门、业务部门一同做好已到期档案的销毁工作。各业务部门对本部门已到期会计档案进行认真核对，保证已到期会计档案销毁工作无误。

二、会计档案管理存在的问题

1.会计档案的保管设施不达标。我区部分中支及辖属县支行办公楼基本上是20世纪80年代的建筑，档案库房空间辖小及设施陈旧，有的中支对档案库房设施进行了局部实地改造，仅安装了档案密级架或只是购置了一些普通的文件柜，达不到控制温度、湿度的要求，也基本做不到“七防”。

2.各基层行对磁介质会计档案的管理重视不够。随着科学技术进一步发展，计算机在会计核算领域的使用不断增多，磁介质会计档案的管理显得越来越重要。但是由于磁介质会计档案产生的时间较短，对其管理经验比较欠缺，自上而下也没有一套合理的管理办法。《中国人民银行会计档案管理规定》中明确规定，“磁盘保存的会计档案应半年检查并复制，磁带保管的会计档案应一年检查并复制一次，光盘、缩微胶片保存的会计档案每两年检查并复制一次”，因此各级行需要对磁介质档案每半年或一年复制一次，复制与检查的工作量相当大，县支行很难完成上述工作。另在实际工作中，由于考虑到数据保密的因素，有的磁介质保存的数据是加密钥的只能导入业务系统中查询，如会计报表管理系统、固定资产管理系统、基建系统等产生的数据，而综合档案管理部门一般不安装相应的业务系统，对此类会计档案定期检查、复制就难以执行。

3.会计档案销毁申请部门不明确。《规定》第十五条规定：“保管期限届满的会计档案由会计档案保管部门会同业务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册”。在具体操作过程中也会出现问题，由于各业务部门当年形成的档案，在年度终了后，暂由业务部门或事后监督部门保管一年，期满后移交本行综合档案管理部门统一保管。因此，保管期满的会计档案都在综合档案管理部门，那么销毁档案时该由哪个部门向上级行报请示，制度中未明确。如现在有的地市中心支行货币发行部门、国库部门的档案需销毁，是统一由本行会计部门向上级行会计部门报请示，或是由综合档案管理部门向上级行报请示，还是由业务部门向上级行报请示均未明确。由此以来各部门互相推委时有发生，保管期满的会计档案未及时销毁，占据大量库房空间。

4.部分重要会计档案保管期限未作明确规定。在日常会计核算工作中根据内控管理的要求以及系统设置形成了种类繁多的登记簿和报表，如重大会计事项登记簿、印章保管使用登记簿、内、外部账务核对登记簿、会计人员操作口令登记簿等，《中央银行会计集中核算系统》日终处理形成的发出业务清单、接收业务清单、凭证信息核对表等，这些重要会计资料在《中国人民银行会计档案管理规定》中未明确保管期限，导致在会计档案保管中，无法确定保管期限，基层行在管理中只能根据自己的理解来确定，造成各自为政。档案资料的保管种类不明确，造成档案保管人员理解上的分歧，会影响到档案收集的完整性和准确性。

5.档案管理的要求与会计档案人员的素质不相符合，影响会计档案质量和规范管理。据调查，地市级中支大部分办公室综合档案管理人员只有1人专职，各县支行及各部门会计档案管理员全都是兼职，没有既懂会计业务、计算机技术又精通档案业务的复合型档案管理人员，加之很少对会计档案管理人员进行培训，因此档案人员很难以满足日前会计档案管理的工作需要。endprint

三、措施和建议

1.完善会计档案管理制度。建议对《中国人民银行会计档案管理规定》及相关档案管理制度进行进一步修订和完善，明确各部门在会计档案管理流程中的职责关系，使档案管理各项工作均能有章可循。同时会计档案管理制度的建立与完善应当适应新形势和新要求，考虑集中核算和集中监督的新特点，把涉及业务核算需要集中管理的会计资料全部纳入保管范围，统一档案管理的各项规定，避免不全面、不详细、不清楚的情况，尽量使新的制度办法具有全面性、完整性、明确性和可操作性。

2.强化会计档案基础设施及场所建设。会计档案室是纸质档案存放的重要场所，安全、规范的档案场所能够有效减少档案损毁的风险。建议针按照规定要求保障档案室有足够的空间和条件，统一会计档案管理硬件设备配置，达到档案管理“七防”要求，切实防范档案保管风险和满足会计档案保管需要。

3.提高会计档案管理人员素质，满足档案管理需求。一是要把人员的配置、岗位的确定、职责的要求、培训的开展作为提高会计档案管理人员素质的重要方面，使档案人员在岗位、职责、知识结构等方面，更加专业化，能更好地满足档案科学化、信息化建设的需要；二是加强事后监督影像系统的功能培训，增加事后监督人员、网点操作员及检查人员相关知识学习和操作，促使其利用网络资源，利用影像系统进行档案调阅及查询查复，方便检查人员及各县支行网点的查询和调阅，减少会计档案保管部门的工作量，同时又提高档案利用率。

4.完善磁介质会计档案管理的相关规定，提高档案电子化管理的水平。一是建议加强电子档案系统的开发、维护与升级，按照电子会计档案管理的要求，充分吸纳计算机及其网络技术成果，进一步完备数据查询功能，建立相对集中的电子档案库，规范电子会计档案的管理，实现电子会计档案资源的信息共享。为内外部检查提供实时的在线账务检查和查询平台，以达到逐步替代以调阅纸质档案进行查询的现状，最终实现档案调阅和查询的办公无纸化；二是在《中国人民银行会计档案管理规定》中补充和完善磁介质档案管理的有关规定，对磁介质档案管理的范围、期限、调阅、移交和销毁等做出具体规定，对于超过保管期限或者因原应用系统停用等原因造成磁介质档案无法进行数据恢复的应及时予以清理和销毁，以减少复制和检查的工作量。

5.加强会计档案保管和销毁的规范性和统一。一是要把档案管理水平的提高与业务的发展紧密联系在一起，保证业务与档案管理发展的同步性。还应根据业务系统更新变化情况，在会计档案保管期限中及时规定新增会计档案的保管年限和保管的会计档案的种类、内容等，以利于会计档案的规范化管理。二是统一、规范、明确会计档案销毁的流程、审批及部门，使会计档案的销毁便于操作，渠道畅通，会计档案能及时得到清理，减少档案保管成本，提高档案场所的有效利用。

6.加强会计档案安全管理。增强会计核算资料传递交接中的风险防范意识，严密交接手续，防范资料传递、交接、查阅等环节的管理，确保会计档案安全、完整、有序，防范会计档案管理风险。

参考文献：

[1] 中国人民银行吕梁市中心支行会计科课题组.当前基层央行会计档案管理中存在的问题与建议[J].长三角，2009，（8）.

[2] 马利.对基层央行会计档案管理工作的思考[J].西安金融，2009，（8）.

[3] 林成.会计档案科学管理工作中存在的问题与解决对策[J].经济研究导刊，2009，（8）.[责任编辑 吴明宇]endprint