关于常见干部档案管理工作中的难点和解析

王叶

摘 要：干部档案是记录干部信息的重要载体，是相关部门在进行培养、选拔、任用干部等一系列工作中，进行详细内容记录的原始资料文件。加强对于干部档案的管理工作时非常重要的。企业应加强重视干部档案的管理工作，统一档案管理的编排，提高档案管理人员的综合素质，为干部档案管理工作系统化、信息化的顺利进行，作出贡献。

关键词：干部档案管理 档案材料 信息化

近些年来，虽然干部档案受到越来越多的重视，但是在常见的干部档案管理工作中，却存在着一些管理的难点，这些难点阻碍着干部档案管理工作的有效进行，因此本文也就主要总结了几点常见干部档案管理工作中的难点，并就如何解决这些难点提出了相应的几点对策。

一、常见干部档案管理工作中的难点

（一） 缺乏高度的重视程度

在平常的工作中，干部档案的管理其实是一件非常普通、繁琐，而且没什么太突出性的工作，不像其他工作一样吸引人注意，而且在干部档案的管理工作中也不会取得太突出的业绩，因此很多人认为其是没有什么大意义的工作。虽然国家的相关部门也在逐渐认识到干部档案管理工作的重要性，但仍缺乏高度的重视性，而且也没有将其真正纳入到日常工作的日程上来，导致很多人不愿意从事这项工作，在此岗位上的人员流动性也比较大，更是缺乏专业的档案管理人才。

（二） 材料的收集工作难度较大

在常见干部档案的管理工作中，档案材料的缺失是一种非常普遍的现象。造成档案材料缺失不仅有历史的原因，也存在一定的人为因素。例如之前由于对干部档案的管理不规范，造成档案材料的收集归档也存在着一定的漏洞，档案资料送来就接着，接着随手一放，之后需要用到的时候再找就找不到了，甚至有的单位存在这样的现象，不知道什么材料应该归档，留着也占地方，干脆就当废纸卖掉了。

而近年来，虽然我国相关部门也制定了一些收集归档工作的制度，但在实际中执行起来依然存在着一定的难度。主要的原因还是在于没有对档案材料收集工作的预见性。如果下属级别的单位不能主动的上交档案材料，则上级单位很难进行有关资料的收集，造成档案材料的归档很不及时，甚至有的过了几年了材料才归档，这样就会给档案的整理工作带来很大的难题。

（三） 档案材料缺乏真实性

對于干部档案来说，材料应该是对其客观、真实的反映。但实际情况下，普遍的因为在填写资料时比较随意，不注重材料的真实、客观性，导致很多干部档案的材料中其中与实际状况不符。这种情况的发生则会直接导致干部档案不能发挥其原有的价值。

（四） 档案材料的制作具有不规范性

按照相关的档案规范要求来看，干部档案中的材料必须要做到整齐规范，必须使用16K规格的办公用纸。但是近几年来，在干部档案的材料中又时常会出现A4规格的用纸，这些材料在进行裁剪的时候就非常难以把握，稍有失误就会裁掉文字或者边框。这也是存在于干部档案管理工作中的一大难点。

（五） 档案转递的漏洞

根据国家的相关规定指示，凡是干部档案需要转递的都要经其他人手或者是专人进行送取，本人自带或者进行邮寄是不允许的。但是在实际的情况中，却经常会出现这样的情况：在涉及到档案转递时，档案管理部门只是象征性的发出调档函，实际还是由干部本身提取档案，并没有派专人进行送取，这样做其实就是为了省事，但是极不符合规定，而且很容易就涉及到干部档案的安全性。

（六） 无法完善档案管理的电子化

随着我国社会科学技术的不断进步，现在各个领域中都广泛应用了计算机技术，在对于干部档案的管理工作中也不例外，但是，先进技术手段的实际应用还是存在着一定的难点。虽然说在干部档案管理工作中也配备了一些像计算机、复印机这样的设备，一些干部人事档案管理的相关软件。但是，在实际的运用中却存在着一定的阻碍，比如说使用这些高科技的技术不仅需要大量的人力、物力、财力的支持，而且还需要浪费大量的时间，就拿扫描来说，需要将档案材料进行逐一拆开、放平、继而进行正反面的扫描，然后在进行装订工作，虽然听起来感觉很容易，但是由于干部档案涉及到的资料非常多，可能一天也完成不了几个档案的扫描。如果要进行目前现存所有档案资料的扫描，更别提要浪费多少时间了。

所以有的单位只是将档案的序号检索输入到计算机中，在调阅档案资料中还是使用手工操作，这样由于反复的进行使用，长期下去会导致纸张脆弱、字迹褪色，直接影响到档案资料的完整性。

虽然说在2012年，国家也建立了全国性的公务员信息库，这也算是一大改革了，但是建立的信息库就需要有专业人才进行保管与维护，如果不能做到严格的进行监管，很容易造成信息泄露，而且信息库也要随着时代的发展不断进行更新升级，否则也会出现一定的系统漏洞。

二、解决干部档案管理工作难点的相应对策

（一） 提高对干部档案管理工作的重视程度

干部档案的管理工作是国家管理任务中不可缺少的一个重要环节，也是为了更好的为人民群众服务，做好干部工作的基础，是全面考察一个干部的重要依据。因此必须要引起高度的重视。

（二） 做好干部档案的建设

首先应该做好档案的收集归档制度。相关的工作人员一定要加强对于干部档案资料的收集、监督、与检查工作，及时发现收集归档工作中的问题并予以解决。

其次要对收集来的档案材料进行严格审查、认真鉴别，防止有虚假材料进入档案，在坚持党性原则的基础上确保档案的真实性。

最后，只靠相关的管理人员进行努力使不够的，各个相关的部门之间要进行密切的合作，并形成一定的规范制度，做好干部档案的建设。

（三） 统一档案材料的编排

在对干部档案管理工作中，对于档案材料的编排一定要具有科学、合理、统一性。坚持从实际出发的原则，认真解决档案编排中遇到的难点，力求提高档案材料的准确度。目前就我国出现的一些干部档案重复归档、职务变化等填写不一的种种情况，为实际的工作中带来了很多的麻烦。因此在对干部档案材料的收集、归档时就应该解决好档案存在雷同、档案规格不一的现象。

（四） 干部档案的管理队伍建设

在新形势下，对于干部档案的管理工作也要进行人才队伍的建设，通过专业人才的队伍加强对于干部档案的管理工作。对于干部档案管理的工作人员要求，不仅要具备高素养的品质，而且还要忠于职守，坚持原则，在不断的工作中能注重对自我的提升，不断的提高自身的文化水平，而且对干部档案管理的人员录用不能任人唯亲，应该引入竞争机制，择优录取。

三、结束语

总之，在常见干部档案管理工作中的难点问题是由各种历史原因、人为原因综合导致的，从根本上来说也是由于国家相关部门没有提高重视程度，干部档案管理工作制度也没有进行规范化形成的。而就这些难点来说，正是需要我们不断进行探索与解决的难题，只有采取合适的措施，加强信息化的建设，积极的就这些难点问题进行改进，才能保证干部档案管理工作顺利的发展。

参考文献：

[1]宋丹.论人力资源管理模式下的干部档案管理工作[J].经营管理者，2013（14）.

[2]李慧权.在新形势下如何做好干部档案管理工作[J].城建档案，2013（10）.