抓好企业档案管理基础工作实现企业档案管理现代化

文/四川省威达煤业有限责任公司 周桂芳

一、企业档案管理基础工作存在的主要问题

企业档案管理基础工作存在的主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；二是案卷题名不规范，有题名，但题名内容不能反映主题内容，或题名缺少基本要素，甚至没有案卷题名等现象较为普遍；三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以得到利用；四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；五是组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的、也有按职能部门管辖权限组的、还有按文种组卷的；从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件；需要尽快地、科学地解决这些问题。从科学与经验中都可以获知要想提高企业档案管理的水平，就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

二、全面普查案卷，去糟取精

这是实现企业档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案室由于多年来未做全面的清查，加之移交、整理单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件。所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

（一）重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

（二）结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案室（馆）的条件存在差异，再加上计算机管理又提出了新的技术性要求。所以各个档案室（馆）应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本企业著录工作的著录细则。

（三）统一分类号，保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再根据企业具体情况，制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度，以便及时校正分类人员的错误。

（四）规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准。因此在著录时要统一规范题名。规范题名应掌握的原则与要点是，在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些建档时间较长的综合性档案室（馆）来讲，由于馆藏案卷多，著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（一）分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案室（馆）在推进计算机管理的过程中应先根据重要程度、价值大小、利用率高低分批次整理录入。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

（二）分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案，进行文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

（三）分门别类，充分利用档案原基础案卷目录

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引；而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

四、总结

企业档案承载了企业发展，传承了企业文化，早日实现企业档案全面现代化管理，才能实现档案价值：“记录历史、服务当代、昭示未来”；才能体现一代又一代档案人浓缩的是历史，续写的是未来，功在当代，利在千秋的无私奉献。