浅谈档案保密工作思路及其管理方法

文/大庆输油气分公司 籍莉

一、正确处理档案保密与档案利用的关系，理清档案保密工作思路

档案工作中普遍存在“重保管轻利用”的现象，大多数人认为不用涉密信息是最好的防止泄密的方法。因此大多数利用者对涉密档案尽量避而远之，长此以往大量有查考利用价值的档案信息被束之高阁，得不到充分的利用，这无疑是对档案资源的一种浪费。事实上，涉密档案保密是关键，但保密的目的之一是为了更好的利用。因此，档案管理人员应在理清档案保密与使用关系的基础上，改变工作思路，从传统的保密观念中解脱出来，为档案利用者与涉密档案架起一座桥梁，在严格做好保密工作的同时，做到涉密档案的科学使用，切实履行自己的工作职责。

二、加强电子档案的科学管理及利用

随着信息化及计算机技术的普及，档案的形式已不只是传统的纸质模式。取而代之的是各种电子表格、电子文档。因此，对于电子档案的管理工作也不容忽视。电子计算机的使用给档案管理带来便捷的同时也带来了诸多安全上的隐患。例如，目前对电子档案的管理没有做好防消磁、防损坏及备份副本的工作，导致不能正常使用；存有电子档案的计算机没有做到内外网分离，导致电子档案信息在网上泄露等等。因此，加强电子档案的科学管理，根据电子档案的密级进行有效的管理，明确借阅制度、使用权限、知悉范围，同时对存有涉密档案信息的计算机，存储载体与互联网进行物理隔离，才能有效的防止电子档案失泄密事件的发生，保证电子档案的安全管理和正常使用。

三、提高涉密档案管理人员的素质

涉密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守国家秘密肩负着比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。涉密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中的秘密过失泄露。避免在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。

四、从发展的角度做好档案密级的调整工作，把握档案保密工作的管理方法

首先要做好档案的保管期限与保密期限的划分工作。确定保管期限的原则是正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本单位工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

此外，档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。档案的密级调整工作由于各个档案的特殊及所涉及的内容不同，随着时间的推移和文件情况的贯彻而变化，档案保管过程中的密级常常会发生变化，一旦秘密保管期限届满，便失去他的保密价值。我们就不能按原有的保密文件进行管理，而应按照公开文件进行管理，因此我们应根据实际情况从发展的角度定期调整档案的保密期限和秘密等级，以方便档案利用。密级的变化通常有三种基本变化形式：升密、降密和解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数的，总体趋势是降密，直至解密。其变化原因有三：一是保密范围的变化；二是密级文件作用的变化 原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应，已失去了指导作用，为此立档单位废掉了此类文件，密级自然消除了。三是保密时限的变化。原馆室所存档案涉密文件，只标有密级而没有保密时限，多数都是超期服役，例如，50年代的绝密文件大都需要按照《保密法》关于划定密级和保密期限届满自行解密的要求去做，这既反映了历史上划密工作的不足，也说明进行档案解密划控工作的迫切，因此应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。密级的调整标准主要是解密化控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准等，在调整密级的同时，档案管理人员要主动接受保密部门对调密工作的监督和指导。切实处理好涉密档案的鉴定，做好密级调整工作，把握调整方法，做到万无一失。为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。

五、结语

档案保密工作的任务是艰巨而光荣的，作为一名档案工作者我们要认清新形势下的保密形势，在工作中理清工作思路，不断积累工作经验，完善档案管理工作。