人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略探讨

文/中共怀化市委党校 林伟红

人事档案资源在社会资源中扮演着重要的角色，同时它还是人才选择的凭据。现如今，在信息化、网络化不断普及的情况下，社会经济的变革不断加深，与此同时人事档案管理工作的本质也发生了变化。加快信息化建设是当今形势所需，同时为了更好的实施科学发展以及可持续发展观，让人事档案管理工作满足来自社会的不同需求，加大人事档案管理信息化建设的工作力度是必需的。

一、人事档案管理的信息化建设的好处

在信息化、网络化不断普及的当下，计算机、办公软件等已经被广泛使用，然而对于人事档案管理工作来说，对人员还是有很大的需求，需要他们把很多时间以及精力花在各类信息保存、浏览、查找等繁琐的工作上，为了解决上述问题，更好的改善工作效率、确保工作质量，加大人事档案管理信息化建设的工作力度是必需的。第一，人事档案不仅反映了个人的成长过程，同时它还是企业相关部门管理与挖掘、利用的凭据，一定要确保档案处在安全的环境下以及信息是完好无缺的，由于打印版的档案资料在浏览的时候易受到损坏，所以应该将这种形式的信息转变成电子形式的信息，只有通过这种方式，才可以更好的保障信息的完整性、档案资料的安全性。第二，人事档案信息以电子信息的形式保存下来，不但减少了人力、物力等方面的投入，避免了由打印版档案文件带来的麻烦，而且还可以在电子文件的基础上设置一定的访问权限，使用人员可以根据自己所具有的权限进行某些操作，所以，和其他方法相比，人事档案管理信息化建设可以更好的利用信息资源、促进信息更换的速度。第三，在开展人事档案管理工作时，一定要把人作为中心，确保档案上的信息是准确无误的，开展人事档案管理信息化建设有助于建立更为融洽的劳动关系，不仅如此，它还是提高人力资源管理工作能力的渠道。

二、人事档案管理信息化建设的三个目的

（一）初始目的

人事档案目录数据库的主要作用是用来存储人事档案中的所有基本信息，并把每份材料作为一个模块进行相关信息的收集和存储。目录数据库中的每个模块都要有如下内容：人员姓名、材料名称、资料份额等8项。

录用人员可以通过编码，对建立时间或者是材料名称进行排序，从而浏览员工的相关信息。譬如，如果想要进一步熟悉新入职的员工往年的绩效考核成绩，可以通过与该员工相对应的编码找出他所有的档案资料，然后再把“绩效考核”作为关键字实施进一步的筛选，以材料的先后顺序进行排列，就可以清楚的了解到该员工的所有绩效考核情况。

在交接人事档案材料的时候，只需要依据规定建立移交目录数据库，直接汇集到网络总库，就可以在较短的时间内达到实时更新查询目录的目的。

（二）中期目的

人事档案信息化建设的中期目的主要有：对所有的人事档案资料进行扫描并予以拍照存储；将资料和目录数据库建立超级链接处理；管理者利用计算机工具浏览资料的原件。

初始目标期间，制作的目录数据库具有的特点主要为简洁、快捷，因此它所涵盖的信息量是有限的，虽然对目录数据库的查询、筛选可以得到大量的、规律性材料的信息，但是却无法向读者展现材料的全部信息。

将所有的人事档案资料进行扫描并予以拍照存储，之后再利用先进的计算机技术将电子信息和目录数据库建立链接，通过这种方式，管理人员就可以利用自己所拥有的权限对存储的资料进行相关操作。因为扫描以及拍照所消耗的时间远少于采集和录入文字信息所需要的时间，不但如此，它还包括了材料的所有信息，所以在一定程度上加快了信息化建设的步伐。

（三）终极目的

当前，有很多企业都创建了适合自身发展的独特的人力资源管理信息系统，即HR系统，包含了所有员工的全部信息。在这个系统刚开始运行的时候，采集、记录并使用到的员工信息项中，只有少量的会关联到报表的批量信息和规律信息，很多信息在第一次采集、记录的时候都被遗漏了，又因为这部分信息对报表的提取以及人才的管理没有多大的影响，导致接下来的采集和完善的目标不清晰，使得该系统在人力资源管理工作中不能充分发挥其作用。

对于以上所提到的问题来说，人事档案信息化建设的终极目标是一个很好的解决方法，当公司领导人员利用SAPHR系统来查询某位工作人员资料的时候，不但可以了解到该员工的基本信息，例如工作经验、兴趣爱好、所学专业等，而且还可以利用编码，查看更详细的信息，例如得奖凭证、个人照片等，从不同的角度全面的了解员工的工作情况，做出正确的决定以利于公司、员工的发展。

三、人事档案管理的现状

（一）人事档案隐秘性弱

依据我国人事档案管理体制的要求，“不论是什么人，都不允许查看或者是使用本人以及与本人有亲属关系的其他人的档案资料”。人事档案之所以对本人进行保密主要是因为充分考虑到了安全性以及管理方便性，然而正因为这样反而使人事档案的真实性以及可靠性大大的降低了。

（二）管理制度跟不上人事制度改革

在人事制度改革不断加深的情况下，人才流动一再的发生，择优以及录用人才的手续变得越来越简单。因为人事档案管理的体制不先进，无法及时的进行修改，在一定程度上制约了人才的流动。乃至某些单位为了不让优秀的人才跳槽而选择扣留其档案，使得人事档案材料不齐全，因而给招录单位带来了不必要的麻烦。

（三）领导对人事档案管理的重要性缺乏足够的重视

领导对人事档案管理缺乏足够的重视，主要体现在人事档案管理工作中，有很多的领导缺乏正确的认识，觉得人事档案管理工作主要就是对资料进行保护，在资料不弄丢、不泄密的情况下，只要搞好外调、查看的工作就好了。所以，忽略了人事档案工作的重要性，确实如此，档案存在的不足也不能给予解决，其工作场地、费用、工作人员无法得到保证的前提下，档案工作也会受到影响。

管理是一项集专业、政治、机密于一身的工作。人事档案资料需要有专门的负责人员予以管理。但是，因为人事管理人员编制相对较少，而人事档案管理的工作量又非常繁杂，在这种情况下，一般都是由人事机构的工作人员来分担，这部分人并不是专业的管理人员，而且人员变动较快，管理能力较低，管理技术不先进，所以在很大程度上制约了人事档案的管理能力。

管理技术不先进，在档案管理方面，因为缺少专门的人事档案管理软件，管理者通常都是使用手工进行操作，导致人事档案无法按时整理出来并放到档案库里面，造成档案资料不齐全的现象产生。在对档案进行调阅的时候，仍然使用的是最初的手工操作手段。

管理人员没有熟练掌握业务操作，很多的档案管理人员都没有进行较为专业的培训，业务不能熟练的掌握，很难胜任人事档案管理的工作。

（四）人事档案存在造假行为

人事档案必须真实、可靠，在当下的人事档案管理模式下，造假行为无处不在。例如考大学、择业、考取研究生等，有的人会在人事档案的姓名上做手脚以达到自己的目的。还有的人为了升职，会选择在学历上造假。还有的单位领导人员会利用档案对公司的员工进行报复，致使公司员工的利益受到损害。各种造假行为不断出现，致使档案管理制度的真实性、可靠性受到威胁。

（五）人事档案材料不齐全

人事档案材料不齐全，例如工资情况、绩效考核、奖励与惩罚等缺失。产生这种现象的主要原因是档案管理部门的负责人缺少责任心，不能及时的采集材料信息，致使档案材料缺失；有的时候，他们只是收集并保存了档案材料，并没有对材料进行审核以及归档，致使材料不完整。

部分工作人员缺少对人事档案的正确认识。他们在填写相关信息时，有的怕麻烦能不写就不写；他们认为有些资料在自己手中更安全，例如学历、等级证书等，不想将它们放在档案管理机构。

四、怎样达到人事档案管理信息化建设的目的

（一）建立人事档案管理信息化建设队伍

无论什么时候，都要坚持把人看作中心，建立人事档案管理信息化建设队伍，以达到人事档案管理信息化建设的最终落脚点在于人，同时信息是一种辅助工具，所以，应该坚持实施“以人为本”的原则，建立一支专业的、综合型的人事档案管理信息化建设队伍，充分发挥其作用。应该让单位充分意识到综合型人才的重要性，隔一定的时间就安排相关课程以培训优秀人才。所选择的培训内容不仅要涉及到技术方面，同时还要涉及到管理方面；培训要有针对性，通过培训，不仅要使他们的理论知识得以提升，同时还要他们掌握相关技术。不仅如此，人事档案管理人员还应该提升自身的综合素养，不断开拓自己的视野，逐渐丰富自己的专业知识，从而提升人事档案管理能力，更好的服务于人事档案管理信息化建设工作。

（二）增加对人事档案管理信息化建设的投资

正如人们所说，意识是由物质决定的。如果要想实现人事档案管理信息化建设，不仅需要意识，还需要物质，应该增加对人事档案管理信息化建设的投资，只有这样，才能保障人事档案管理信息化建设的成功实现。其中最为关键的就是现金方面的投入，所以，有些单位应该努力探寻新的筹资的方式，以便用更多的金额来改善人事档案管理的现状。不仅如此，还应该按照单位的现状，合理使用其科研成果，进而更好的开展人事档案管理信息化建设。除此之外，单位还应该善于发现人才，科学、合理的为其安排工作，通过这种方式，不仅有助于开展人事档案管理信息化建设，而且在很大程度上还削减了投入的成本。

（三）实现人事档案信息“三化”

通过开展人事档案管理信息化建设，以达到“三化”的目的，也就是所谓的管理人员专业化、服务利用网络化和档案信息数据化。服务利用网络化主要是通过计算机来达到人事档案管理信息化的目的，更有利于资源共享的实现。档案信息数据化主要是用电子信息来摆脱之前的纸质版的档案信息，更利于查询和保存。实现人事档案管理目标的主体是人，所以人事档案管理信息化要求管理者不但要熟悉理论知识，同时还要会使用相应的技术。只有在“三化”目标实现的基础和前提下，档案管理信息化的目标才可以实现。

终上所述，在信息化、网络化不断普及的当下，加大人事档案管理信息化建设的工作力度是必需的，它是实施科学发展观的要求，是当今形势所需，同时还是改善服务质量以及提升管理能力的渠道，在这种情况下，就需要充分合理使用较为先进的科学技术，把科学技术作为支柱，不断改变管理理念，把人作为中心，增加资金方面的投入，建立一批综合型人才，逐渐改善人事档案管理质量，以便更好的为实现人事档案管理信息化建设而努力奋斗。

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