关于事业单位档案管理信息化建设的研究

文/秦皇岛市人民政府节约用水办公室 聂菊

档案信息管理工作是指在保持档案原有内容的基础上，借助计算机对原有的档案信息和档案形式进行信息转化，以电子档案的方式储存。这种信息化的方式与传统的纸质档案管理具有很大的优势，不仅减少了管理的成本，而且对档案的提取提供了极大方便，管理者和当事人可以随身携带。社会的不断发展，档案的管理对个人和单位来说影响逐渐重要。因此档案的有效管理是事业单位急需解决的问题，对单位管理人才的工作具有重要作用。

一、我国事业单位档案管理工作中出现的问题

档案信息化管理工作主要由档案管理工作的规划、档案信息平台的建设和对信息进行有效的数字化处理三方面构成。但是在现实工作当中，很多单位虽然建立了档案信息化管理的系统，但是却出现对系统的使用频率和效率很低的情况，造成很多单位出现信息管理工作人员素质较低、信息化平台更新速度慢和信息化平台为得到很好的利用的问题，影响了单位对人才的管理并没有得到应有的作用。

（一）单位信息管理人员的素质较低

事业单位的信息化管理工作是一项繁重的工作，但是在现实工作当中，很多单位的信息管理人员的专业技能并没有达到要求，很多人员亟需提高个人的综合素质。虽然很多单位在对档案管理工作建设中投入了大量资金，但是很多档案管理人员并不是专业人才，有的甚至是从其他岗位调过来的，对这项工作缺乏最基本的认识和技能。比如在信息管理工作中，很多人员并没有对计算机技术有一个很清楚的认识，而且对计算机信息管理的知识相对匮乏。随着单位的信息化工作逐渐增多，信息管理工作人员工作态度也有待提高。

（二）档案管理信息化工作平台更新较慢

虽然目前我国很多单位都建立了职工档案信息化管理的系统，但是由于缺乏对这项工作很好的认识，因此在档案信息化系统更新的速度较慢。这容易导致一些刚进入单位的工作人员信息没有很好的更新和完善，对单位进行优化人才的工作产生不利影响。

（三）档案管理信息化平台未得到充分利用

事业单位建立档案管理信息化的平台是为了提高工作效率和降低运营成本，提高对档案提取的速度和使用效率。但是在现实工作中往往出现档案管理信息化平台的使用效率低下，并没有充分发挥它应有的作用。

二、加强单位档案信息管理工作的措施

档案信息化管理工作对单位进行人才优化的工作具有重要影响，同时也在对单位人员进行培养和考核的工作中发挥着巨大作用。对现实工作中出现的问题提供一些帮助的措施，以便推动信息化管理工作更好地进行。

（一）加强对档案信息管理工作人员素质的提高

档案信息管理工作者的素质对档案信息管理工作起着重要的作用。工作人员素质的高低直接影响着管理工作的好坏。所以在日常工作中要加强对工作人员素质提高的工作，增强工作人员的专业技能。提高工作人员使用计算机的技能，提高他们的个人素质，有利于推动档案信息管理工作的进行。

（二）加强档案管理工作人员与网络技术人员的协调性

对档案进行高效的管理需要档案管理工作人员和网络技术人员的协调配合。网络技术人员对档案进行正确及时的输入，同时也需要档案管理人员对储存的信息进行及时的维护和更新，以便有利于对档案的使用提供便利和帮助。所以，在档案管理工作当中要建立有效的互通机制，从而有利于档案管理人员与网络技术人员的协调配合，从而推动档案管理工作的效率的提高，提高信息的更新速度和使用效率。而且在日常工作当中要培养信息管理工作人员拥有良好的服务态度，让他们认识到自身工作的重要性，以便使自己的工作更加的规范，从而更好地为他人提供帮助和服务。

（三）加强对信息管理平台的推广

信息化管理平台目的在于为了更好地满足广大信息需求者的需要，为他们提供便利、优质的服务。所以在实际工作当中，单位的领导和信息管理工作人员要加强对信息平台的推广和使用，以便提高信息平台的知名度和影响力。而且也需要借鉴其他企业推广信息平台的经验，从而更好地推动信息化管理平台的建设和推广工作。

三、结语

为了加强事业单位的人才管理工作，建设事业单位的档案信息管理工作是必不可少的。加强事业单位的档案信息管理工作，是适应信息化时代的要求，同时也是适应社会市场经济发展的要求，这对事业单位进行人才管理的工作具有重要的作用。因此在未来进行人才管理工作中，应该采取有效的方法和措施对档案信息化管理工作进行健全和完善，从而推动档案信息管理工作的有效进行。

[1]项静瑶.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].科技资讯,2013,30:214+216.

[2]王红.浅论事业单位档案管理信息化建设的途径[J].兰台世界,2013,S2:137.

[3]蒋前前.关于事业单位档案管理工作的思考[J].山东档案,2013,03:32-33.