机关单位档案管理改革探讨

文/河北省大清河河务管理处 杨晓云

档案是全面记录机关单位职责履行情况的重要载体，档案管理是维护机关历史面貌的重要工作。近年来随着网络信息化的快速发展，对传统的文书工作带来了巨大的冲击。无纸化办公在成为践行国家机关节约政策的重要手段的同时也给传统的档案管理工作带来了巨大的改变，为了适应新时期机关事务的开展，档案管理工作改革迫在眉睫。

一、当前机关单位档案管理工作滞后的突出问题

1.机关单位对于档案管理缺乏应有的重视，对于国家有关“同步管理”规定的要求缺乏行之有效的行动，从而未能切实实行档案工作与相关管理工作的“同布置、同检查、同考核、同验收”。

2.因办公空间所限，档案室库房建设及设备设施的配备距离国家的认定标准仍有较大差距。

3.档案的开发利用与信息化建设落后，档案数字化、电子文件归档、网络化服务未能实施。

4.档案室未能很好地发挥单位档案资料信息中心的作用，咨询或利用效果反馈登记达不到全年利用总数5%。

二、机关单位档案管理工作改革措施

（一）健全组织，落实档案管理目标责任制

明确分管档案管理工作组织领导。有处级以上的领导主管档案管理工作，从组织上提高对档案管理的重视程度。各科室须安排负责与档案室对接的档案管理人员，以保证档案管理工作组织系统严密，较少疏漏。档案室实行定人定岗，所有专兼职档案管理人员具有明确的档案管理岗位职责。对档案管理中的重要事项须提交处长办公会商定，及时解决档案管理中的困难和问题。

（二）加强管理措施，建立严谨的档案管理制度

严格管理措施，组织全体专兼职档案管理人员热真学习《档案法》及有关资料，制定档案管理的相关制度。对机关各科室的文件材料进行全面的收集和整理，做到统一立卷、统一编号、统一规格，并完善形成了一整套规范的档案管理制度。具体规定档案的立卷归档要求、分类方案、保管期限、安全保管和查阅利用等内容，实现了各门类档案的集中统一管理，从制度上、措施上有效地保证档案工作地顺利开展。

（三）立足基础，加强档案室的软硬件投入建设

社会的发展进步在改变传统办公模式的同时，也给档案的存放管理工作带来了翻天覆地的变化。加强档案软硬件配套设施建设，应按照创建省级档案室标准，加大对档案室建设的资金投入，及时解决工作中的问题和困难，设置档案专用库房和荣誉陈列室，购买密集架、微机、扫描仪、空调、自动化装订机和防磁柜等设备，进一步扩大档案库房面积，实现办公室、查阅室和库房的三分开，满足档案室防火、防虫、防盗、防鼠、防潮、防强光、防霉变等七防的要求，为档案的保管与利用提供了极大方便。

（四）完善档案管理制度，推进档案管理的科学化、规范化、制度化

单位应积极组织学习《档案法》等政策、法规，补充和完善《档案室管理人员岗位责任制》、《档案安全保管制度》、《档案登记统计制度》、《档案保密制度》、《档案利用借阅制度》等，依据国家档案局和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合本单位的实际情况出台《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》并进行实施，对处属各科室的归档材料范围、归档时间、责任人、负责人应做出明确的规定和要求，促进领导干部和职工的档案意识，使兼职或专职档案人员在归档过程中有章可循、有据可依，让查档人员明白自己的责任和义务，避免了应归档资料的流失，推进单位的档案管理工作进一步科学化、规范化、制度化。

（五）加强学习，提高档案管理人员素质

重视对档案管理人员政治素质和业务技术的提高，注重提升专兼职档案人员掌握现代化的知识结构和档案管理技能。档案管理人员应积极参加省档案局及相关的档案管理技术培训，结合工作实际学习档案管理知识。普及计算机操作知识，加强档案管理的“七防”安全教育。档案管理部门积极订阅《档案学通讯》等刊物，举办档案管理技能培训班，系统学习《档案管理规定》、《验收管理规定》、《档案验收管理办法》等，对档案管理工作中发现的有关问题进行研讨，提升档案管理人员的业务素质。

三、结语

时代在进步，技术在发展，档案的管理模式也应该随着时代的进步而有所改革创新。作为机关事务的重要组成部分，做好机关档案的管理工作对于干部的选拔、聘任、职称评定以及单位工作业务的开展具有重要意义。