提升档案馆档案利用服务能力的途径

董锦锦

摘 要：发挥好档案馆档案利用职能为社会和民众服务。海北州档案馆馆藏档案结构不合理、服务范围狭小、档案宣传力度不大等原因致使没有充分发挥档案馆的利用职能，解决的途径有加强档案馆档案资源建设、创新服务形式、提高现行文件中心档案利用效果、推进本地区档案文化建设，使档案馆利用职能得到充分发挥。

关键词：档案馆；档案利用；服务能力；途径

中图分类号：G270 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2014）21-0297-02

档案馆是爱国主义教育基地、档案安全保管基地、档案利用服务中心、政府信息公开中心、电子文件管理中心。其“五位一体”的功能定位准确、科学地指出了现代化、信息化社会发展中所需要的档案馆工作目标，即今后各级档案馆都要以这“五位一体”作为基本要素来打造具有现代化水平的国家档案馆。而充分发挥各个地区档案馆档案利用服务中心、政府信息公开中心两大功能通过一定方式使档案资料直接为社会组织和公民服务显得尤为重要和迫切。笔者以青海省海北州档案馆2010—2013年全国各级档案馆档案统计年报为依据，对我州档案馆档案利用服务情况进行年度综合对比：

从对比表中 可以看出，档案利用率最高年度是2011年，最低年度是2012年，每年的利用率始终未能超过3%。五年间利用档案228人次，总利用卷次为1 875卷次。调卷利用目的中编史修志294 卷次，占总利用的15%；工作查考259卷次，占总利用率的13%；经济建设195卷次，占总利用率的1%；宣传教育139卷次，占总利用率的7%；社会保障181卷次，占总利用率的9%；其他760卷次，占总利用率的40%。由此看出，馆藏档案利用率不高，说明档案馆为社会组织和公民及时高效服务的职能未能得到充分发挥。

一、档案馆职能未能充分发挥的原因

（一）从馆藏档案结构看，档案馆为社会和民众服务的根基不坚实

以2013年为例，我馆馆藏档案20 050卷，以件为保管的档案225 166件，其中文书档案 12 144卷，占总藏量的60 %；会计档案3 551卷，占总藏量的 17 %；科技档案3 899卷，占总藏量的 19 %；声像档案251盘（张），实物档案 564件、照片档案 159 册（15 972）张，专门档案6种456卷，从中比对出馆内保管的档案以机关文书档案为主，（地方历史、人文、资源、旅游）特色档案和涉及（医疗卫生、养老、就业、住房、社会保障、民族教育、环境保护、涉企、涉农）的民生档案馆藏量较小，档案馆还没有科学整合各种档案资源，没有准确得把握广大人民群众日益增长的档案利用需求，造成档案利用率下降。

（二）档案馆服务层面狭窄，具有明显的局限性

我们常感叹社会档案意识不强，影响了本地区档案工作的展开，却很少深刻反省我们自身的工作是否到位。在实际工作中，档案馆一直把为党政机关团体作为主要服务对象，这一定位使得档案工作的服务层面具有明显的局限性。从我馆的各类档案查阅记录表明，2010—2013年档案利用者主要是当地组织部门、政研室、政协办公室、党史办、地方办等机关，利用的目的也多是工作查考、编史修志，而与当地涉及民生的社会保障、经济建设的档案利用不高。从而反映出档案工作还存在重机关团体利用、轻个人利用，重机关团体服务、轻群众服务的观念和认识。

（三）服务形式单一，宣传力度不够，造成公众对档案馆工作职能认识模糊

社会公众对档案馆馆藏有哪些门类的档案、尤其是涉及民生档案种类有哪些、怎样查阅档案、怎样利（下转316页）（上接297页）用档案来维护自身的合法权益知之甚少。这与我们的服务意识不强，宣传力度不够有直接关系。其实档案馆收集、整理、管理各门类档案的最终目的就是为了服务于社会、服务于民众，利用档案开展学术研究、维护公民利益，解决民众生活中遇到的问题。每年档案宣传月虽然也在宣传档案工作的意义和档案文化，社会档案意识尚未普遍提高。

二、提升档案馆服务职能的途径

（一）加强档案馆档案资源建设

档案馆馆藏档案资源建设是档案利用工作的基础，直接关系到档案利用的成效。档案是一切社会活动最原始的记录，具有相当高的真实性、凭证性。档案工作的目的不仅是在于保存历史记录，更重要的应该是通过提供利用发挥其价值和作用。因此，必须拓展收集渠道，扩大收集范围。（1）加强政府机构中公共服务重点部门和各企业、事业单位民生档案资源的收集力度，涉及到群众就业、社会保障、住房、教育、物价、困难救助等与民生息息相关的档案及时归档并接收进 馆。（2）继续做好具有地域性、历史性、特色性档案的征集工作。如近年来，我州加大了旅游资源的开发力度，“中国第一个核武器验制基地”——神秘原子城和世界名曲“在那遥远的地方”创作地——浪漫金银滩都在此地，形成了相关“红色旅游”和“生态旅游”的不同载体档案急需加紧收集整理；（3）一些重大活动档案，特别是党的群众路线教育实践活动的档案必须做到档案馆提前参与、主动作为收集好、保管好；（4）及时接收，先进人物、地方名人档案及非物质文化遗产项目档案；（5）继续与各专业主管部门加强沟通与协作，切实建好、管好专业档案，只有不断丰富馆藏档案资源，单调、封闭的“政务档案馆”才能成为走进大众、服务民生的“民众档案馆”。

（二）创新服务形式，为利用者提供优质高效的服务

进一步简化档案查阅利用手续，方便人民群众查阅利用。尤其是民生档案，提供“一站式”服务。在主动服务上狠下功夫，要广泛利用展览、网络、社交媒体等各种形式和手段，提供多样化、个性化、常态化的档案服务；同时，档案管理员要做到熟悉馆藏、查档迅速，对利用者一时查不准的内容，应当主动提供多方面有用信息，满足利用者的需求；充分利用档案信息资源共享平台宣传政策法规以及各种信息，使档案利用者及时掌握有用的档案信息。

（三）让现行公开文件查阅中心架起政府与百姓沟通的桥梁

随着社会保障制度的不断完善，社会各行业的广大群众为维护自己合法权益，需要及时了解、掌握相关政策、法规现行文件。为了满足这一社会需求，我馆自2003年成立了现行文件查阅中心以来，收集了42个单位近4 000份现行文件，利用者只要凭合法证件就可以查阅现行文件。从查阅记录来看，与老百姓生活相关的劳动和社会保障、劳动工资、伤残抚恤、再就业培训、新农合、廉租房申请等的文件查阅率较高，所以现行文件中心必须和相关部门协调好及时公开现行文件，是“红头文件”解决人们的后顾之忧。

（四）努力推进本地区档案文化建设

（1）通过对馆藏各类档案的编研、加工、提炼，努力把档案转化为各种形式的文化产品。如涉及民生的《海北州惠民政策文件汇编》、涉及矿产资源的《海北州矿产资源普查汇编》、涉及人文历史的《解秘原子城》、涉及先进人物的《海北荣誉》、涉及自治州每届（次）“三会”文件汇编、涉及本地区作家、书画家的《海北籍书画、作家作品汇集》等，推出有档案特色的文化产品，不断扩大档案文化的社会影响力。（2）继续组织好每年的档案宣传活动，围绕宣传主题开展内容丰富、形式多样的宣传活动，提高全社会的档案意识。（3）发挥好海北州原子城全国爱国主义教育基地宣传作用，利用“红色档案”为广大人民群众特别是青少年宣传“两弹”精神，进行社会主义核心价值观教育。（4）抓好档案利用效果汇编工作，通过档案利用效果典型事例的宣传，提高公众主动档案利用的意识，使档案馆档案利用职能得到充分发挥。

[责任编辑 魏 杰]endprint

摘 要：发挥好档案馆档案利用职能为社会和民众服务。海北州档案馆馆藏档案结构不合理、服务范围狭小、档案宣传力度不大等原因致使没有充分发挥档案馆的利用职能，解决的途径有加强档案馆档案资源建设、创新服务形式、提高现行文件中心档案利用效果、推进本地区档案文化建设，使档案馆利用职能得到充分发挥。

关键词：档案馆；档案利用；服务能力；途径

中图分类号：G270 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2014）21-0297-02

档案馆是爱国主义教育基地、档案安全保管基地、档案利用服务中心、政府信息公开中心、电子文件管理中心。其“五位一体”的功能定位准确、科学地指出了现代化、信息化社会发展中所需要的档案馆工作目标，即今后各级档案馆都要以这“五位一体”作为基本要素来打造具有现代化水平的国家档案馆。而充分发挥各个地区档案馆档案利用服务中心、政府信息公开中心两大功能通过一定方式使档案资料直接为社会组织和公民服务显得尤为重要和迫切。笔者以青海省海北州档案馆2010—2013年全国各级档案馆档案统计年报为依据，对我州档案馆档案利用服务情况进行年度综合对比：

从对比表中 可以看出，档案利用率最高年度是2011年，最低年度是2012年，每年的利用率始终未能超过3%。五年间利用档案228人次，总利用卷次为1 875卷次。调卷利用目的中编史修志294 卷次，占总利用的15%；工作查考259卷次，占总利用率的13%；经济建设195卷次，占总利用率的1%；宣传教育139卷次，占总利用率的7%；社会保障181卷次，占总利用率的9%；其他760卷次，占总利用率的40%。由此看出，馆藏档案利用率不高，说明档案馆为社会组织和公民及时高效服务的职能未能得到充分发挥。

一、档案馆职能未能充分发挥的原因

（一）从馆藏档案结构看，档案馆为社会和民众服务的根基不坚实

以2013年为例，我馆馆藏档案20 050卷，以件为保管的档案225 166件，其中文书档案 12 144卷，占总藏量的60 %；会计档案3 551卷，占总藏量的 17 %；科技档案3 899卷，占总藏量的 19 %；声像档案251盘（张），实物档案 564件、照片档案 159 册（15 972）张，专门档案6种456卷，从中比对出馆内保管的档案以机关文书档案为主，（地方历史、人文、资源、旅游）特色档案和涉及（医疗卫生、养老、就业、住房、社会保障、民族教育、环境保护、涉企、涉农）的民生档案馆藏量较小，档案馆还没有科学整合各种档案资源，没有准确得把握广大人民群众日益增长的档案利用需求，造成档案利用率下降。

（二）档案馆服务层面狭窄，具有明显的局限性

我们常感叹社会档案意识不强，影响了本地区档案工作的展开，却很少深刻反省我们自身的工作是否到位。在实际工作中，档案馆一直把为党政机关团体作为主要服务对象，这一定位使得档案工作的服务层面具有明显的局限性。从我馆的各类档案查阅记录表明，2010—2013年档案利用者主要是当地组织部门、政研室、政协办公室、党史办、地方办等机关，利用的目的也多是工作查考、编史修志，而与当地涉及民生的社会保障、经济建设的档案利用不高。从而反映出档案工作还存在重机关团体利用、轻个人利用，重机关团体服务、轻群众服务的观念和认识。

（三）服务形式单一，宣传力度不够，造成公众对档案馆工作职能认识模糊

社会公众对档案馆馆藏有哪些门类的档案、尤其是涉及民生档案种类有哪些、怎样查阅档案、怎样利（下转316页）（上接297页）用档案来维护自身的合法权益知之甚少。这与我们的服务意识不强，宣传力度不够有直接关系。其实档案馆收集、整理、管理各门类档案的最终目的就是为了服务于社会、服务于民众，利用档案开展学术研究、维护公民利益，解决民众生活中遇到的问题。每年档案宣传月虽然也在宣传档案工作的意义和档案文化，社会档案意识尚未普遍提高。

二、提升档案馆服务职能的途径

（一）加强档案馆档案资源建设

档案馆馆藏档案资源建设是档案利用工作的基础，直接关系到档案利用的成效。档案是一切社会活动最原始的记录，具有相当高的真实性、凭证性。档案工作的目的不仅是在于保存历史记录，更重要的应该是通过提供利用发挥其价值和作用。因此，必须拓展收集渠道，扩大收集范围。（1）加强政府机构中公共服务重点部门和各企业、事业单位民生档案资源的收集力度，涉及到群众就业、社会保障、住房、教育、物价、困难救助等与民生息息相关的档案及时归档并接收进 馆。（2）继续做好具有地域性、历史性、特色性档案的征集工作。如近年来，我州加大了旅游资源的开发力度，“中国第一个核武器验制基地”——神秘原子城和世界名曲“在那遥远的地方”创作地——浪漫金银滩都在此地，形成了相关“红色旅游”和“生态旅游”的不同载体档案急需加紧收集整理；（3）一些重大活动档案，特别是党的群众路线教育实践活动的档案必须做到档案馆提前参与、主动作为收集好、保管好；（4）及时接收，先进人物、地方名人档案及非物质文化遗产项目档案；（5）继续与各专业主管部门加强沟通与协作，切实建好、管好专业档案，只有不断丰富馆藏档案资源，单调、封闭的“政务档案馆”才能成为走进大众、服务民生的“民众档案馆”。

（二）创新服务形式，为利用者提供优质高效的服务

进一步简化档案查阅利用手续，方便人民群众查阅利用。尤其是民生档案，提供“一站式”服务。在主动服务上狠下功夫，要广泛利用展览、网络、社交媒体等各种形式和手段，提供多样化、个性化、常态化的档案服务；同时，档案管理员要做到熟悉馆藏、查档迅速，对利用者一时查不准的内容，应当主动提供多方面有用信息，满足利用者的需求；充分利用档案信息资源共享平台宣传政策法规以及各种信息，使档案利用者及时掌握有用的档案信息。

（三）让现行公开文件查阅中心架起政府与百姓沟通的桥梁

随着社会保障制度的不断完善，社会各行业的广大群众为维护自己合法权益，需要及时了解、掌握相关政策、法规现行文件。为了满足这一社会需求，我馆自2003年成立了现行文件查阅中心以来，收集了42个单位近4 000份现行文件，利用者只要凭合法证件就可以查阅现行文件。从查阅记录来看，与老百姓生活相关的劳动和社会保障、劳动工资、伤残抚恤、再就业培训、新农合、廉租房申请等的文件查阅率较高，所以现行文件中心必须和相关部门协调好及时公开现行文件，是“红头文件”解决人们的后顾之忧。

（四）努力推进本地区档案文化建设

（1）通过对馆藏各类档案的编研、加工、提炼，努力把档案转化为各种形式的文化产品。如涉及民生的《海北州惠民政策文件汇编》、涉及矿产资源的《海北州矿产资源普查汇编》、涉及人文历史的《解秘原子城》、涉及先进人物的《海北荣誉》、涉及自治州每届（次）“三会”文件汇编、涉及本地区作家、书画家的《海北籍书画、作家作品汇集》等，推出有档案特色的文化产品，不断扩大档案文化的社会影响力。（2）继续组织好每年的档案宣传活动，围绕宣传主题开展内容丰富、形式多样的宣传活动，提高全社会的档案意识。（3）发挥好海北州原子城全国爱国主义教育基地宣传作用，利用“红色档案”为广大人民群众特别是青少年宣传“两弹”精神，进行社会主义核心价值观教育。（4）抓好档案利用效果汇编工作，通过档案利用效果典型事例的宣传，提高公众主动档案利用的意识，使档案馆档案利用职能得到充分发挥。

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摘 要：发挥好档案馆档案利用职能为社会和民众服务。海北州档案馆馆藏档案结构不合理、服务范围狭小、档案宣传力度不大等原因致使没有充分发挥档案馆的利用职能，解决的途径有加强档案馆档案资源建设、创新服务形式、提高现行文件中心档案利用效果、推进本地区档案文化建设，使档案馆利用职能得到充分发挥。

关键词：档案馆；档案利用；服务能力；途径

中图分类号：G270 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2014）21-0297-02

档案馆是爱国主义教育基地、档案安全保管基地、档案利用服务中心、政府信息公开中心、电子文件管理中心。其“五位一体”的功能定位准确、科学地指出了现代化、信息化社会发展中所需要的档案馆工作目标，即今后各级档案馆都要以这“五位一体”作为基本要素来打造具有现代化水平的国家档案馆。而充分发挥各个地区档案馆档案利用服务中心、政府信息公开中心两大功能通过一定方式使档案资料直接为社会组织和公民服务显得尤为重要和迫切。笔者以青海省海北州档案馆2010—2013年全国各级档案馆档案统计年报为依据，对我州档案馆档案利用服务情况进行年度综合对比：

从对比表中 可以看出，档案利用率最高年度是2011年，最低年度是2012年，每年的利用率始终未能超过3%。五年间利用档案228人次，总利用卷次为1 875卷次。调卷利用目的中编史修志294 卷次，占总利用的15%；工作查考259卷次，占总利用率的13%；经济建设195卷次，占总利用率的1%；宣传教育139卷次，占总利用率的7%；社会保障181卷次，占总利用率的9%；其他760卷次，占总利用率的40%。由此看出，馆藏档案利用率不高，说明档案馆为社会组织和公民及时高效服务的职能未能得到充分发挥。

一、档案馆职能未能充分发挥的原因

（一）从馆藏档案结构看，档案馆为社会和民众服务的根基不坚实

以2013年为例，我馆馆藏档案20 050卷，以件为保管的档案225 166件，其中文书档案 12 144卷，占总藏量的60 %；会计档案3 551卷，占总藏量的 17 %；科技档案3 899卷，占总藏量的 19 %；声像档案251盘（张），实物档案 564件、照片档案 159 册（15 972）张，专门档案6种456卷，从中比对出馆内保管的档案以机关文书档案为主，（地方历史、人文、资源、旅游）特色档案和涉及（医疗卫生、养老、就业、住房、社会保障、民族教育、环境保护、涉企、涉农）的民生档案馆藏量较小，档案馆还没有科学整合各种档案资源，没有准确得把握广大人民群众日益增长的档案利用需求，造成档案利用率下降。

（二）档案馆服务层面狭窄，具有明显的局限性

我们常感叹社会档案意识不强，影响了本地区档案工作的展开，却很少深刻反省我们自身的工作是否到位。在实际工作中，档案馆一直把为党政机关团体作为主要服务对象，这一定位使得档案工作的服务层面具有明显的局限性。从我馆的各类档案查阅记录表明，2010—2013年档案利用者主要是当地组织部门、政研室、政协办公室、党史办、地方办等机关，利用的目的也多是工作查考、编史修志，而与当地涉及民生的社会保障、经济建设的档案利用不高。从而反映出档案工作还存在重机关团体利用、轻个人利用，重机关团体服务、轻群众服务的观念和认识。

（三）服务形式单一，宣传力度不够，造成公众对档案馆工作职能认识模糊

社会公众对档案馆馆藏有哪些门类的档案、尤其是涉及民生档案种类有哪些、怎样查阅档案、怎样利（下转316页）（上接297页）用档案来维护自身的合法权益知之甚少。这与我们的服务意识不强，宣传力度不够有直接关系。其实档案馆收集、整理、管理各门类档案的最终目的就是为了服务于社会、服务于民众，利用档案开展学术研究、维护公民利益，解决民众生活中遇到的问题。每年档案宣传月虽然也在宣传档案工作的意义和档案文化，社会档案意识尚未普遍提高。

二、提升档案馆服务职能的途径

（一）加强档案馆档案资源建设

档案馆馆藏档案资源建设是档案利用工作的基础，直接关系到档案利用的成效。档案是一切社会活动最原始的记录，具有相当高的真实性、凭证性。档案工作的目的不仅是在于保存历史记录，更重要的应该是通过提供利用发挥其价值和作用。因此，必须拓展收集渠道，扩大收集范围。（1）加强政府机构中公共服务重点部门和各企业、事业单位民生档案资源的收集力度，涉及到群众就业、社会保障、住房、教育、物价、困难救助等与民生息息相关的档案及时归档并接收进 馆。（2）继续做好具有地域性、历史性、特色性档案的征集工作。如近年来，我州加大了旅游资源的开发力度，“中国第一个核武器验制基地”——神秘原子城和世界名曲“在那遥远的地方”创作地——浪漫金银滩都在此地，形成了相关“红色旅游”和“生态旅游”的不同载体档案急需加紧收集整理；（3）一些重大活动档案，特别是党的群众路线教育实践活动的档案必须做到档案馆提前参与、主动作为收集好、保管好；（4）及时接收，先进人物、地方名人档案及非物质文化遗产项目档案；（5）继续与各专业主管部门加强沟通与协作，切实建好、管好专业档案，只有不断丰富馆藏档案资源，单调、封闭的“政务档案馆”才能成为走进大众、服务民生的“民众档案馆”。

（二）创新服务形式，为利用者提供优质高效的服务

进一步简化档案查阅利用手续，方便人民群众查阅利用。尤其是民生档案，提供“一站式”服务。在主动服务上狠下功夫，要广泛利用展览、网络、社交媒体等各种形式和手段，提供多样化、个性化、常态化的档案服务；同时，档案管理员要做到熟悉馆藏、查档迅速，对利用者一时查不准的内容，应当主动提供多方面有用信息，满足利用者的需求；充分利用档案信息资源共享平台宣传政策法规以及各种信息，使档案利用者及时掌握有用的档案信息。

（三）让现行公开文件查阅中心架起政府与百姓沟通的桥梁

随着社会保障制度的不断完善，社会各行业的广大群众为维护自己合法权益，需要及时了解、掌握相关政策、法规现行文件。为了满足这一社会需求，我馆自2003年成立了现行文件查阅中心以来，收集了42个单位近4 000份现行文件，利用者只要凭合法证件就可以查阅现行文件。从查阅记录来看，与老百姓生活相关的劳动和社会保障、劳动工资、伤残抚恤、再就业培训、新农合、廉租房申请等的文件查阅率较高，所以现行文件中心必须和相关部门协调好及时公开现行文件，是“红头文件”解决人们的后顾之忧。

（四）努力推进本地区档案文化建设

（1）通过对馆藏各类档案的编研、加工、提炼，努力把档案转化为各种形式的文化产品。如涉及民生的《海北州惠民政策文件汇编》、涉及矿产资源的《海北州矿产资源普查汇编》、涉及人文历史的《解秘原子城》、涉及先进人物的《海北荣誉》、涉及自治州每届（次）“三会”文件汇编、涉及本地区作家、书画家的《海北籍书画、作家作品汇集》等，推出有档案特色的文化产品，不断扩大档案文化的社会影响力。（2）继续组织好每年的档案宣传活动，围绕宣传主题开展内容丰富、形式多样的宣传活动，提高全社会的档案意识。（3）发挥好海北州原子城全国爱国主义教育基地宣传作用，利用“红色档案”为广大人民群众特别是青少年宣传“两弹”精神，进行社会主义核心价值观教育。（4）抓好档案利用效果汇编工作，通过档案利用效果典型事例的宣传，提高公众主动档案利用的意识，使档案馆档案利用职能得到充分发挥。

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