保密工作在涉密档案管理中的应用

关洪山

摘 要： 档案管理工作纷繁复杂，特别由于历史原因没有实施《档案法》以前，档案管理工作无法可依，也没有先进的手段和专门的人员对档案实行有效管理，造成档案管理工作存在很多不规范的操作，丢失、泄密现象给国家、社会、个人造成巨大的不可估量的损失。随着制度的完善，在档案管理过程中的保密工作尤为重要。

关键词： 保密工作 涉密档案管理 应用

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，对研究历史及社会主义精神文明和物质文明建设有至关重要的作用。作为档案管理者做好档案管理过程中的保密工作，防止信息泄露，是重中之重。档案管理者必须严格遵守党和国家的保密制度，确保档案的政治安全。另外，还应该从以下几方面加强保密工作。

一、档案的存放

因经济发展和社会进步，档案逐步从纸质形式向电子形式发展，目前两种形式并存，出于保密的要求，我们要采取不同方式对档案进行保存。存放纸质类档案的库房应该单独设立，并且尽量远离闲杂人员经常出入的地方，同时要对库房的墙体加厚，门窗加固。结合档案的种类、保密级别、保密年限等要求，将档案分门别类予以存放，配备必要的灭火、控温、通风设施。但在通风口必须安装防盗设备，有条件的机构要单独设置档案存放地。对于电子档案采用单独的存储设备，并且必须按照规定予以备份，切不可使用可以接入互联网并且没有高等级防火墙的电子设备存储档案。

例如：县及县级以上政府都建有档案馆专门存放保管各类档案，各级行政事业性单位也都设有专人对本单位的档案进行管理，但档案库房建设因经费问题、办公场地问题等限制有的还不规范，很容易导致泄密现象的发生，随着国家对档案工作的重视，应该加大此方面的建设投入力度。

二、档案的运输

随着人员流动及各级相关需求，档案的正常调动时有发生，但是一定要严格按照程序规范执行档案的运送方式。作为各种数据的真实记载，运送过程中须预防灭失、篡改等事件的发生。档案保管机关在档案发出前必须查验档案封装袋内的各种记载事项是否齐全，内装物品与档案袋外标注是否相符，无误后将绳扣编花打结，贴好封条，并加盖骑缝章。各级档案原则上不允许个人携带，不允许通过社会快递公司、物流公司邮寄。出于保密需求，必须填写中国邮政机要函件发运单，并通过此渠道运输。电子档案的传送必须考虑保密工作的需要，不能通过日常QQ、MSN、电子邮件传输。同时作为电子文档必须进行专业的加密工作。档案寄达接收单位后，档案管理员务必按照程序检查封条、印章、外包装粘和处有无异常，确认无异常后，认真填写接收记录单，将调入的档案归类保存。

如大学生毕业后档案需要发送至工作地点，出于“省事”的考虑，让本人随身携带档案，最终导致伪造档案、添加虚假荣誉、抽出违纪记录、篡改成绩记录等事件的发生，失去档案真实性的特质。

又如档案管理员不执行规范要求，利用民营的快递公司寄送本应由邮政专营的机要递寄业务，运输过程中的各项防范、监管、交接制度不健全，执行不到位，很容易导致档案丢失、损毁。

三、档案的调阅

档案根据重要程度分为三种保密级别：绝密、机密和秘密。在调阅档案时，一定要严格审查调阅者的查看权限，切勿越级调阅，超过审批范围查阅，避免内容的泄密。档案管理员的工作枯燥乏味，但十分重要。管理者必须拥有强烈的责任心和较高的政治觉悟，在实际工作中不能因上下级关系、同事朋友关系等违规进行档案的调阅，不得复印、抄写档案，更不可以带出档案室。档案回收后应立即锁在保险柜里，不得在外存放。当今社会关系错综复杂，敌对势力通过各种办法向我方渗透，企图刺探我国经济情报、军事情报、对外政策等信息，一旦泄密必将给国家、社会、个人带来不可估量的损失，因此必须把好审查关。

如政府职能部门的人事安排是一个十分敏感的问题，经过组织部门考察推荐，拿到常委会上讨论通过，每个人的表态都会以会议纪要的形式存档，这些一般属于机密档案，一般工作人员是无权调阅的，即使是领导干部，未经授也不得调阅，否则很可能导致同事间的不团结，影响正常的工作和生活。

四、档案的解密

在涉密档案的保密期内，根据国家发展建设需要，有很多涉密档案有一定的保密期，在保密期内能接触到档案内容的任何集体和个人都有责任和义务保守秘密。并按相关保密级别处理相关事宜。但档案有其特殊性，保密期限结束，需要解密的应该及时履行相关解密手续，以便更好地为社会发展和经济建设服务。

如涉密档案根据密级大体上可以分为三类，绝密级保密期限不超过三十年，机密级保密期限不超过十年，秘密级保密期限不超过三年，保密期限是长期的必须报中央相关部门批准。因此，保密期限已过的，档案管理员应该及时报批对档案进行解密，以便供查阅、引用、研究等。

总之，档案管理工作中，特别对涉密档案的管理，不但要有严格的保密制度，而且要根据不同情况，尽可能将保密工作落到实处。

参考文献：

[1]1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正.中华人民共和国档案法.

[2]1990年4月25日国家保密局发布的.中华人民共和国保守国家秘密法实施办法.