关于职业学校档案管理工作的思考

薛花

摘 要： 档案管理工作如何顺应时代发展和职业教育改革的发展趋势，以便更好地服务职业学校的建设和发展，服务经济社会，是各职业学校急需思考的问题，也是各个职业学校面临的一项重要而紧迫的任务。作者将从职业学校档案管理工作的重要意义、职业学校档案管理工作的现状、存在的问题及提升职业学校档案管理水平的对策建议等方面进行思考与探索。

关键词： 职业学校 档案管理 工作创新

职业学校办学规模的扩大，办学层次和教学管理水平的提升，对职业学校档案管理管理的要求越来越高。档案管理工作是职业学校中一项十分重要的基础性工作，是支撑学校健康发展的基石，也是衡量学校办学水平的重要因素，可谓责任重大，意义深远。

一、职业学校档案管理工作的作用与意义

档案管理工作是职业学校全局工作的重要组成部分，是学校改革与发展不能缺少的重要管理工作。学校档案室在服务学校和社会的过程中，发挥了档案信息中心的独特作用，为教学、科研、管理工作及校史志的编撰、学校评估、重大纪念活动、历史和传统教育、对外宣传及个人资历凭证的查考等，提供了可靠的证据和翔实的材料。从档案的功能和作用看，档案具有育人、存史和凭证等功能和作用，是其他任何工作不能替代的。不重视档案工作的结果将可能导致一个学校失去历史记忆，对未来的发展后患无穷。因此，我们要按照科学发展观的要求认识和对待档案工作。

二、职业学校档案管理的现状及存在的问题

1.档案管理意识不强。当前，职业学校不断扩大招生规模，师资队伍迅速膨胀，档案管理工作的任务随之加重。基于此职业学校的档案管理工作应该变被动为主动，这样才能适应职业学校发展的新形势。然而，大部分职业学校，并未配备专用的档案库房，未设立单独的编制，未配备专业的档案管理人员，仅由各部门的有关人员兼管档案工作，对档案工作年初没有部署，年中没有检查，年末没有总结，出现用时想到，不用时不要，评估考核检查时突击整理的现象。档案工作处于可管可不管的被动状态，使其难以发挥应有的作用。

2.档案管理人员素质有待提高。信息化是目前高职档案管理的必然趋势，信息化使档案管理的技术和手段有所提高，同时对管理人员的水平和素质提出更高要求。但是大部分职业学校并没有为档案部门聘请专门的管理人员，而是让其他部门人员兼管档案管理，但这些人员几乎都未接受过管理专业的专门培训，缺乏档案管理及档案信息化的基本理论、基本知识和基本技能。由于没有配备专职的档案管理人员同时也疏于对兼职管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，造成众多职业学校高素质档案管理专业人员匮乏。

3.档案管理手段落后。当下，大多数职业学校对档案管理主要依赖的仍旧是传统的手工管理手段和技术，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象却不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。具体表现在：从文件材料的形成和积累，到文件材料的立卷分类，再到整理组卷，最后拟写案卷标题装订成册、填写卷内备考表，已经形成一套比较成熟的以纸张、案卷为载体的收集、归档、检索等方法。殊不知，随着电子文件的不断增加，如果再继续按照传统的管理模式，则档案管理工作将需要准备大量的打印纸、文件档案柜，还要增加工作人员，所耗成本之大，给教学管理、教学组织都带来一定压力。总之，传统的档案管理手段和技术已经不适应现代社会的需求，档案实现信息化、数字化势在必行。

三、提升职业学校档案管理水平的对策与建议

1.提高对档案管理工作的认识。历史是一面镜子，职业学校办学所走过的曲折道路、艰难困苦、经验教训，无不反映在一个学校的档案材料中，所以档案工作的重要性应灌输到每一个档案人员的潜意识中，使之化为主动工作的行动动力。由于我国基层档案管理收集管理的法制还不完备、健全，我国现阶段管理模式正在不断改革和完善之中等因素的影响，管理层，特别是学校的主要领导更应加强档案工作重要性的学习，真正从思想认识和工作行动方面关心、支持档案工作的构建。

2.提高档案管理人员的综合素质。现代化的设备大大提高管理效率，但先进的设备操控在不同水平层次的人员手中，达到的效果是截然不同的。所以要让组织档案人员进行业务培训，提高业务水平。档案管理人员除了有良好的档案工作素质外，还要有主人翁态度和服务意识。档案管理内容涉及学校的各个方面、涉及材料多、人员广、许多管理人员缺乏应有的态度和意识，这就要求档案工作人员本着从学校利益出发的高度责任心和主人翁态度，主动服务上门，协助档案材料的整理、收集，以自己的工作态度和热情感染他人，保证档案收集的完整性和高质量。

3.提高档案管理信息化水平。随着信息化程度的不断加深，职业学校传统的档案管理模式已不再适应职业学校快速发展的形势与任务。因此，职业学校必须尽快用现代化管理手段替代传统的手工管理，以提高工作效率和服务质量。档案管理人员要认真研究与解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题，研究解决文档一体化问题；职业学校相关领导应当努力采取多种形式，主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，为教学、科研服务，使职业学校档案管理工作不断上台阶、上层次、上水平，实现管理手段方式的社会化、多元化和优质高效化。

4.加强档案管理工作的规范化。教育行政主管部门应该重视学校的档案管理工作，进一步强化档案管理工作的地位和作用，建立完善的检查监督机制，将档案管理工作列入日常检查、学期常规考核体系中，对档案管理工作进行严格的检查和监督，并对档案管理工作中出现的难题进行有效指导。对档案管理工作中的每一个环节均进行严格的检查监督，一旦发现问题，就及时地指出纠正，如果行为严重，就应该给予相应的惩罚，明确责任制，进而保证档案管理工作的规范化。

总之，随着职业教育改革的深入发展，职业学校档案管理工作的创新势在必行，必须提高档案管理工作人员的管理意识和专业化水平，优化管理手段，提高管理层次，从而使职业学校档案工作建设向更深、更广的方向发展，使职业学校的档案管理工作水平迈上一个新台阶。