办公自动化中的信息技术应用探讨

摘 要：由于科学的发展，社会的进步，信息技术在办公环境中也得到了广泛的应用，因此也大大地减少了人力资源的浪费，显著地提高了工作效率。本文主要阐述了信息技术在办公自动化中的应用。

关键词：办公自动化 计算机信息技术 应用 管理

中图分类号：G40文献标识码：A文章编号：1674-2117（2014）12-00-01

1 前言

由于科技的快速发展和社会的不断进步，传统的数据处理具有非常大的信息量而且结构模糊，并且对它的技术处理比较困难，因而先进的信息技术和办公设备得到了广泛的应用。信息技术可以把音频、图像、文字和数据等整合在同一个系统当中，因此在办公过程中具备了优秀的信息综合处理的能力。现有的组织管理机构通过办公自动化得以实现，协同办公能力则可以通过管理机制的调整和工作效率的提高得到增强。在办公自动化中应用信息技术，可以有效地利用信息资源，以达到提高生产效率、工作效率的目的，取得最佳效果。

2 在办公自动化中信息技术的地位

随着人类文明的进步，新经济时代已悄然来临，而各个企业和机构对信息的时效性和精准性的要求也随之提高。正是由于精确、及时的信息可以为企业带来巨大的核心竞争力及经济效益，才凸显出网络和信息技术在办公自动化中的基础与核心地位。作为信息科学的载体和核心，信息技术在办公自动化中的作用也越来越重要。以信息技术为核心的办公自动化中，发达的通信技术以及现代化的办公设备都获得了其广阔的发展空间。信息的广泛使用，迅速收集以及全面的加工处理和存储，内部网络的建立，都为企业内部人员的信息共享做出了卓越的贡献，使工作效率明显提高。因此，信息技术的普及也变成了一项非常重要的任务。

2.1 如何应用信息技术来提高工作效率

对于信息技术的应用使得内部网络得以建立。部门领导和单位领导可以通过其内部网络及时地发现并解决问题。而且，各种文件信息和编号归档都可以通过网络系统快速实现，并使文件可以及时的上传和下载，从而提高工作的有效性。由此看来，无论是上级领导还是下层工作人员都可以通过网络系统方便、快捷地掌握各个科室的办公情况，并进行监督检查，从而达到提高工作人员的工作效率的目的。工作人员应用信息技术对文字进行处理，利用网络传输功能可以完成文字的录入和校对，还能一次性完成文件的版式设计和制作，大大地提高了工作效率，节省了人力资源。快速有效、高质量的整理加工信息并进行分析和存储是信息技术在办公过程中的特点。而通过计算机还可以有效地完成文件的传输和管理。信息技术在办公过程中的应用可以形成一个人机统一的信息系统。信息资源、工作人员和单位领的紧密联系可以通过计算机局域网络来实现，可以形成一个良好的、高效的交流环境，从而使工作人员出色地完成各项任务，工作效率也会有明显的提升。

内部网络的建立使办公室内部资源共享得以实现，人力、物力、财力可以得到最大化的利用。获得管理员的允许后，每个单位都可以从数据库中获得其所需要的信息，直接获得高质量的打印文件，避免了传统办公模式中多人合作，资源浪费的问题。

2.2 文档管理中信息技术的应用

大量的不同类型的文档可以通过信息技术快速地处理，一些需要永久性保存的文档也不会因为时间过长而造成查找不便和使用不便的问题。合理的文件存储方式和文件存放空间的紧缩，还有移动硬盘、光盘的使用都可以管理和存储文档。但是，一些单位或机构都或多或少的有一些文件需要保密，所以访问权限的设置也就显得尤为重要。设置访问权限，可以避免无权访问的员工对其进行操作。也就不用担心其他员工对相应文件的修改或浏览，更不会进行打印。

内部网络的建立可以将所有计算机连入局域网，可以将其中一台计算机设为代理服务器。而一台打印机连接在其中一台计算机上，其他计算机即可共同使用该打印机，一体化的文档管理也就可以实现。每位员工都可以及时准确地阅读文件或通知，当然，该文件需要在局域网中共享。而局域网还具有文档传输较快、节省工作时间而且避免人力和物力浪费等特点，从而大大地提高了工作效率，减少了公务开支。

2.3 信息技术在信息检索中的应用

21世纪是一个信息化的时代，全面而时效的信息是影响领导决策的重要因素。而网络可以随时快捷地提供各类信息，但是如何快捷地在信息海洋中获得有用信息是非常重要的，计算机在信息检索中的重要作用也就被人们发现并重视。计算机是由软件和硬件共同组成的，因此只需在计算机上安装可靠的检索系统并通过网络与其他检索引擎连接，我们可以有效地在国内、国际各类复杂混乱的信息当中获得我们所需的有效信息，从而使领导更加自信地做出决策。

3 结语

科学、先进的文档资料管理方法，可以使文档的检索与使用更加方便，这可以通过信息技术的应用实现，准确的文字处理和图形、图像处理和分析也可以通过信息技术实现。但是我们知道在目前的情况下，信息技术的功能和优点我们还没有完全的认识和利用。然而，即使这样，信息技术还是给办公系统带来了明显的巨大的变化，大大地提高了工作效率，还使得领导层、决策层有了更多可靠的依据作出决定。相信在不久的将来，信息技术在办公自动化中的应用会给我们带来越来越多的惊喜。

参考文献：

[1]罗华群.办公计算机集中式安全管理的研究[J].信息通信,2013(8).

[2]方依晨.私企办公计算机日常管理与维护研究[J].科技视界,2012(13).

作者简介：王宏飞（1985-），男，中学二级教师，主要研究方向为信息技术、计算机应用技术、摄影技术等。

endprint