高校图书馆档案建设与管理分析

摘 要：图书馆档案管理工作是高校图书馆建设工作的重要组成部分，对高校图书馆的长远发展起到重要支撑作用。虽然近年来我国高校图书馆档案建设取得了长足发展，但也存在许多严峻问题，针对这些问题，高校需要采取一定的管理对策来加强档案建设与管理工作的进一步发展。本文从以下三个方面对高校图书馆档案建设与管理工作进行分析，即高校图书馆档案建设与管理的现状；高校图书馆档案建设与管理存在的问题以及改进高校图书馆档案管理工作应采取的对策。

关键词：高校图书馆；档案建设；档案管理

作者简介：刘雪琴，女，湖北襄阳职业技术学院图书馆。

[中图分类号]： G250 [文献标识码]：A

[文章编号]：1002-2139（2014）-09--01

随着我国教育事业的不断发展和普通高等学校办学规模的扩大，高校图书馆的建设也在发展壮大。图书馆在高校中处于一个重要的地位，它為师生们的科研工作提供了大量的资料和宝贵的资源。高校图书馆档案管理工作同样是高校工作的重要组成部分，对图书馆档案管理的好坏程度是高校的建设和管理水平的一个直接反应。

一、高校图书馆档案管理工作现状分析

目前大部分高校图书馆档案管理工作存在着一定的问题，现状不容乐观。首先，高校图书馆的管理工作缺乏一个统一的管理标准，没有成文的规章制度，包括文件材料没有分门别类的整理归档，没有明确的索引；还有涉及对这些档案资源进行数字化的精细管理工作也是比较滞后。其次即使是已经归档的文件也没有一个明确的查询方式，在查找的时候也有很多的困难和不便，这样就给使用者带来很多的不便之处。第三方面就是一般高校对图书馆档案管理工作不够重视，从学校高层到一般的业务部门，归集的档案材料的不完整、不系统，对各业务部门的档案没有统一的要求，或者是没有按照要求来完成，这就影响了档案的装订工作，试想在基础资料整理阶段都没有规范，那么整理出的文档自然也就无规范可言了。

图书馆档案是一所高校的宝贵的历史资料查询处，对图书馆的管理有重要的用途，也有极高的参考价值，对学校师生的科研和学习工作有重要的影响。档案的管理工作是一项长期的工作，不是一时一刻就能完成的，面对大量的图书馆档案资料，不能任凭其堆积起来而不理睬，这样只会造成档案建设和管理工作局面更加被动，原有的资料没有整理清楚，新的资料又会源源不断而来，所以要设法扭转当前这种对图书馆档案的放任管理状况。

二、高校图书馆档案建设与管理存在的问题

然而目前许多高校图书馆档案管理工作还非常滞后，需要做的改进的工作还有很多，针对目前的一些高校的图书馆档案管理工作，发现其中存在的问题如下：

首先，档案管理制度建设落后。高校的图书馆档案管理制度没有健全的体系，没有严格的规章制度就造成了管理工作比较随意，只是凭个人的意识管理，没有做到科学的精细化管理，不利于图书馆档案建设和管理的长久发展。

第二，档案管理工作没有达到精细化的程度。图书馆档案管理工作没有受到应有的重视，从学校的高层就没有起到一个宣传的作用，其具体表现在：一是缺乏专职档案管理人员负责图书馆档案的管理工作，很多高校图书馆档案工作大都是办公室人员兼职，这样就容易造成没有责任追究制度；还有就是领导对图书馆档案工作的重要性没有进行必要的强调和宣贯，大家对图书馆档案资源不够了解，所以重视程度也不够。

第三，档案信息资源没有得到充分的利用。目前由于对档案工作的不重视，同时对档案资源的宣传工作做的不到位，导致很多在校师生对图书馆档案没有充分的认识和充分的利用。这样就造成图书馆档案资源的浪费。

第四，档案结构设置不够科学合理。对档案没有进行分门别类的管理，查找和实用不够便捷。有很多档案都是堆积在一起，没有根据不同的科目或者按照一定的类别进行整理，只是粗放的把这些档案资源放在一起。

三、改进高校图书馆档案管理工作应采取的对策

针对高校图书馆档案管理工作中存在的问题，提出了一些改进的方法，通过这些措施希望可以更好地加强图书馆档案管理工作的推进，使这些资源得到应有的利用，发挥他们的作用，为学校的科研工作和教育工作提供便捷。

（1）加强对档案工作的重视程度，要从领导层面给予高度的重视，从上而下重视图书馆档案的管理工作。首先，要从思想上引起领导的高度重视，通过领导的宣贯，普及大家对图书馆档案资源的认识。有了重视的意识才能指导实践工作，才能保证图书馆档案管理工作的顺利进行。第二，要从硬软件设施上提高对图书馆档案的管理工作。可以给图书馆要配备专门的办公室对档案进行管理，有专门的地方放置这些档案资源，另外有条件的要配备管理系统，进行数字化管理，这样师生在使用这些资源时也会大大的便利。

（2）要尽力完善图书馆档案管理制度。建立健全完善的档案管理制度，是搞好档案工作的基础。这些制度要做好管理人员，管理制度，管理权限等方面的规定。有了这些制度，可以更有利于图书馆档案的管理工作的精细化。同时，这些制度也可以规范人员的管理，提高管理人员的素质。

（3）加强对档案信息资源的利用效率。档案的开发利用是档案工作的最终目的，要充分的利用这些资源，才能体现这些资源的价值。可以加强图书馆档案的信息化建设，这样就方便师生进行资料的查询；还有就是要做好宣传工作，提高图书馆档案的认知程度。

（4）对图书馆档案资源要做好科学分类。档案工作并非办公室一个部门所为，需要做好各部门的配合工作。各业务部门也应有自己的业务档案体系，同时要规范提交档案的流程和内容。这样有利于各部门结合自己的业务进行管理和利用，同时也提高了图书馆档案整理工作的效率。

四、结语

要增强档案管理意识，充分管理好高校的图书馆档案，有效地利用这些档案为师生的教学和学习服务。随着高校建设工作的日益发展，高校图书馆档案的建设和管理工作也越来越重要。做好高校图书馆档案工作，对于提高图书馆的管理水平、对于学校的教学和科研都起着十分重要的作用。要通过高校师生的共同努力，使得高校的图书馆档案的建设和管理工作更上一层楼。

参考文献：

[1] 郑耀东，高校图书馆档案建设与管理分析.湖北档案，2010.10.

[2] 曾庆霞，程均涛；高校图书馆档案管理问题的思考[J]；科技情报开发与经济；2005年11期.

[3] 徐益；关于图书、情报、档案一体化管理的新思考[J]；图书情报工作；2001年11期.