浅谈技工学校档案建设与管理

王粉

摘 要：档案的作用从时间上看具有滞后性，因此，在技工学校的日常管理中，档案建设和管理的重要性往往被忽视。但是，档案管理工作又是技工学校重要的基础性工作，它从一个侧面深刻地反映了技工学校管理建设水平。本文试图从正确认识和理解学校档案建设与管理的意义入手，分析目前技校档案管理所存在的一些值得注意的问题，并就这些问题的解决提出一些个人的建议和想法，以期抛砖引玉，给技校管理者提供一些有益的帮助。

关键词：技工学校；档案管理；档案建设

档案管理亦称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。档案工作人员务必认真做好档案收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等各个环节的工作。档案管理工作是单位管理工作的一部分，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件。技工学校档案建设和管理工作，无论是从历史还是现实的角度来看都是不可缺少的，但是大多数学校对档案工作的重要性认识不够，重视程度不高，日常工作中形成的档案资料，没有得到系统的收集整理和归档管理，致使学校在短期的发展过程中看起来似乎没有受到多大影响、但从长远发展来看，没有给学校以后的持续发展，留下一些较为详实和可供借鉴的档案资料，从而使学校后续发展乏力，难以为继。如果能提高档案管理的质量与效率，就可以给技校的决策提供更多可参考和值得借鉴的信息，促使学校逐步做大做强，不断迈上新台阶。由此可见，技校的档案建设与管理已成了学校发展过程中很重要的一部分，必须引起决策层的高度重视和进一步加强[1]。

一、技工学校档案建设与管理的意义

技工学校档案形成于学校的招生、教学、科研等活动过程中，来源于各单位各部门或个人的各项活动之中，随着学校的建立而产生，随着学校的发展而逐步的累积，它是学校发展的真实记录，记录着学校每一步成长的轨迹，不论是学校的成长历程还是教师的教学记录，可以说是学校全体教职员工的德、能、勤、绩等全方面的呈现。在维护学校历史真实面貌方面有十分特殊的功能、对技校教育事业的发展具有很大的促进作用。是保持学校管理建设工作连续性的必要前提，是学校日常党政工作的查考依据，是教学评估工作的基础和前提，是宣传教育的资料，是编史修志的重要素材来源。

档案工作是学校重要的基础性工作，它深刻地反映了学校管理建设水平。我们知道，学校管理建设是指学校为达到培养人才，服务社会的目标而采取的决策、计划、组织、指挥、控制、实施等一切活动。其中心是合理调配人财物，优化资源配置，其目标是培养更多更好的人才，服务于社会。其管理建设是由互相联系的各个环节构成的一个复杂的系统工程，要使各个环节协调高效的运转，必依赖于管理信息的流转，而这些信息最终就是以文件、材料、协议、报告、统计等形式存在的，工作结果和工作成果往往也以文字材料的形式来体现。这些文件材料的处理和流转过程真实的记录了管理建设过程，也反映了工作成果，其中蕴藏着丰富的经验教训和管理信息，有珍贵的保存和利用价值。要使这些材料的重要作用得到充分发挥，必有赖于档案工作，否则，随着时间的推移和人事机构的变迁，这些极其重要的资料就很容易流失。高水平的档案管理工作不仅能为学生、学校和社会提供满意的服务，而且也说明学校的管理建设，工作规范，作风严谨，成效显著。当然，没有高质量的档案工作，学校管理建设水平的高低就无法体现出来。因此，档案工作水平反映了学校的管理建设水平，学校管理建设是档案工作的基础，档案工作是学校管理建设的一面镜子[2]。

规范的档案管理工作，能促进学校管理建设工作的规范化。如果各部门的工作都能按照档案管理办法执行，能促使各部门职工在日常工作习惯中，把办事程序和工作成果等形成具有规范形式的文件材料，并加以收集保管，这样，才能对学校管理建设具有参考价值，起到凭证作用并能提高工作人员的责任意识。因为档案是各项工作的历史记录，一目了然的描绘了事情的来龙去清脉并反映了教学、科研等工作成果。因此，档案工作，不仅能促使学校管理建设工作的规范化，而且对提高学校的综合实力有极其重要的作用。

档案工作做好了，既可以为本单位或部门的长远发展奠定基础。又能为领导及时了解本单位工作开展情况，科学合理决策提供有力依据，必须引起我们的高度重视。

综上所述，技工学校的档案就是这所学校的历史和财富，它记录着学校每一步成长的历程。学校档案反映的是这所学校的发展轨迹、管理水平、办学特色、文化积淀等方面的独特之处；也是评价这所学校的凭证和参考。只有建立健全学校的档案，重视档案的管理，才能获得系统的、全面的学校资料信息。

如果一所学校的档案建设与管理成系统、成规律，则说明了这所学校的管理建设水平高，其工作作风严谨，各方面的工作规范有序，其管理建设成效自然是卓著的。建立健全学校的档案管理工作，能有效提升学校的综合实力，并为学校的评估工作提供有力的材料依据。详实的的档案资料能为单位的科学有续发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。同时也把这所学校的历史的厚重感和浓郁的文化气息展现在人们的面前。使人们对这所学校的丰富内涵和文化底蕴有了更深层次的认识和了解，更愿意把自己的子女送到这里来深造、学习和提高[3]。

一个没有记录的学校是存在缺憾的，一个没有历史的学校是缺乏市场竞争力的。学校的档案建设与管理显示出这所学校对经验的总结态度，也反映出学校工作人员对过往历史的反思。体现的是学校管理者的历史责任感和使命感。档案的建立与管理，不仅是一项工作，更是完善学校建设的一种先进的理念，一种前瞻性的睿智。可见，做好档案管理工作，对提升技工学校的实力，促进其健康持续发展有着极其重要的意义。

二、目前技工学校档案管理存在的问题

目前，虽然很多技工学校已逐步认识到了档案管理建设对学校发展的重要性，并对档案的建立和管理工作陆续重视起来[4]。但是，由于提高档案管理质量不是一朝一夕的工作，其中的复杂和繁琐程序决定了，必须对其高度重视并持续投入大量足够的人力和物力，所以能够长期坚持建立并有条不紊地管理好档案的技工学校并不多。在建立和管理档案的进程中，也出现了一些问题，值得我们重视和思考：

第一，各级管理层面上的档案意识薄弱，对建档和归档的意义重视不够。学校往往将主要精力投放到学科建设和设施建设中，在教学和行政两方面的建设上下功夫。着力打造实际的、短期的效益，而忽视了对长期“财富”的积累和经营。这种观念上的缺乏导致学校在档案管理方面建设力度不够，影响了学校的整体发展。

第二，档案建设和管理人员的意识和素质有待提高。学校缺乏档案管理和档案研究的专业人才，专门从事档案管理工作，学校的档案管理工作一般都由一些非专业的人员来完成的，档案管理专业技能缺乏。这些人对档案管理缺乏创新意识和优化能力。同时，档案管理人员对其他任教老师或行政人员，也没有进行档案收集和管理的专业培训和强制性要求，致使大多数教职工没有收集、积累工作记录的意识和习惯，往往工作做完了就完了，什么文字资料都没有留下，这自然对今后的档案管理工作形成一种潜在障碍。就连从事档案工作者对档案工作的重视程度也不高，只做一些日常的接受、分类、保管等常规性的工作，即使建立起来的档案资料也缺乏系统性和完整性。

第三、技校学生档案管理具有本身的特殊性。一是技校学生和中专、职高、普通高校相比，在招收形式、办学形式、学制、专业设置等方面都有很大差别。二是招生对象主要是初中和高中及以上学历层次的人员，生源不同，学业程度参差不齐。三是技校是为国家经济建设培养各类技能型、应用型、实用性的场所，更注重实践技能的提升，这就决定了其学生档案的内容较之普通学生有很大不一样，不仅包括学生在校期间的学习情况、成绩材料等，还包括学生技术水平、实际操作本领的信息，比如技能鉴定材料、工厂实习材料、社会实践活动材料等。另外，技校学生进入私企、自谋职业的情况较多，加之学生自身和用人单位的档案意识度比较薄弱，很多学生离校后并未及时迁转档案，滞留的档案越积越多。我们说档案管理的根本目的在于档案利用，档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段。滞留的档案既没能发挥档案的作用，又难以清理，给档案管理工作带来了极大的不便。这众多情况使得技校学生档案具有复杂性、实用性、滞留性等特点。

第四，由于现代技术的发展，学校的办公设施日渐先进，先进的办公条件和设备为档案建设与管理打开了一扇方便之门。但是，有些学校却没有很好地利用这些设施，还是以最简单的方式记录学校的信息。很多技校档案管理方法仍很落后，依然停留在曾经的手工管理模式，没有一套完整的学生档案信息化系统，也没有创建相应的学生档案数据库，学生档案内容简单，形式单一，可应用信息少，难以及时提供详细信息。这样既不利于教师对不同志趣、能力的学生因材施教，也不利于用人单位全面了解学生，因才任用。记录煤介的落后不仅增加了档案管理工作的难度，更导致记录信息的短少缺漏，对档案的保存也不利。当前，档案管理部门存在着档案管理滞后于办公自动化的问题，档案人员不能参与到电子文件的编目、录入、计算机扫描等具体工作中去，更谈不上进一步深入地做好档案现代化管理。计算机技术在档案管理上的应用，要求每一个档案管理者都必须及早适应电子信息技术给档案工作带来的影响和变革，否则，难以胜任计算机时代的档案管理工作[5]。

三、对技工学校档案建设与管理问题的几点建议

针对以上问题，通过一下措施努力加以改进。

第一，提高对档案管理重要性的认识。学校领导要重视学校的档案管理工作，将档案管理工作做为学校管理工作的重要组成部分，纳入到学校的整体发展规划中，并对档案管理工作中存在的问题及时进行纠正和总结。同时，档案管理者要充分认识到自己所从事工作的重要性，要热爱档案事业，激发工作热情，加强业务知识的学习，增强责任感和使命感，档案工作不仅是在为学校积累宝贵的资料，而且也是为社会创造不可估量的知识财富[6]。

第二，建立健全档案管理制度。（1）实现档案管理制度化，靠制度建立硬约束，用制度规范管理。建立完善的档案管理制度，制定一套科学、完善、系统的档案管理制度，将档案工作理顺，使之规范化。《中华人民共和国档案法》为我国档案管理工作的良性发展打下了坚实的基础。在此基础上，应建立一整套适应不同单位管理的档案法律法规，学校应完善档案管理制度和档案管理实施细则，明确规定档案的归档范围、保管期限和立卷归档等程序，明确各职能部门形成的文件材料中那些属于立卷归档的范围，并按利用价值规定相应的保管期限；以及对档案管理者的工作范围、职责都做出明确的要求，从制度上保证档案材料的有效收集、保存和查阅，为档案在实际工作中发挥作用奠定坚实的基础[7]。（2）加强宣传力度，使档案的重要作用深入人心。积极开展《档案法》的学习，培养全体师生的档案意识，使每一位工作人员工作做完就能及时整理，收集档案成为一种自觉行为，这样，既是对工作的总结和再认识的过程，也是作为以后升职晋级的资料；每一位学生都重视档案材料的填写，每个人的档案是自己书写的，只有对自己严格要求的人，有自律精神的人，才能书写出精彩人生。学生档案不但应包括政治表现、学籍和学习成绩方面的内容以及反映身体状况的各种体检表等，而且应拓宽学生档案收集渠道，使之多样化，班主任及相关老师要了解观察学生在校期各项活动中的表现，用具体事例客观公正表现学生的个性、能力和成绩，全方面呈现学生德、智、体、美、劳及 心理素质等各方面的信息，及时装入档案，成为学校针对性培养学生，用人单位因才任用人材的有力依据。（3）确保技校学生档案收集的全面性、实用性。技校旨在培养一线实用型技术人才，更注重实践技能的提升，因此，技校生档案还包括技术水平，实际操作能力的信息，学生档案应将操行手册、获奖审批、处分情况，取得的各种技能证书等收集齐全，保证用人单位打开档案就能了解学生在校各个方面的表现。对于品学兼优的学生学校应积极向社会推荐，使其学以致用。招生安置科对每一届毕业生，根据每个学生的特点，应提早多方联系就业单位，做好安置就业工作。档案工作者要明确学生档案收集范围，提出具体要求，确保质量，如学生基本情况一览表、学籍卡等，禁用非耐久的字迹填写等。提醒学生及时迁转档案。另外，还应收集学校历年来优秀毕业生到社会后的发展情况及成功范例，以便教育在校学生，宣传提升学校的自身形象[8]。

四、总结

提高档案管理者的综合素质和业务能力，推进档案管理的现代化，提高档案利用率。档案管理是一门专业性很强的工作，档案管理人员的综合素质决定档案管理的质量，随着社会的发展，档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案管理的必然方向。因此，档案管理者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时更要注重计算机知识，信息文化的学习掌握，努力使自己成为掌握信息知识和网络文化的综合型管理人才。一方面，学校要加强档案管理人员的培养，培养思想过硬，业务能力强，专业过硬并且爱岗敬业的高素质档案工作者，定期进行业务培训，继续教育，知识更新，提供更多进修机会，关心他们的职称晋升，工作业绩，使管理人员的辛勤劳动得到回报，促使档案工作者，在日常工作中，主动多做业务调研，多了解学校发展对档案信息的要求，不断总结档案管理经验，创新工作方法，推动档案管理水平质的飞跃。另一方面，档案管理者要树立有所作为思想，要有担当精神和与时具进思想，力争成为高品位的档案管理者。在工作中要发挥主观能动性，用实际行动实现档案信息化管理，加强馆藏基础建设。技校档案管理工作者应充分发挥计算机在档案管理信息处理上的优势，努力实现档案管理同现代技术的有机结合，将档案文件中的文本、影音材料等进行数字化处理，做出科学规范、高水平的档案材料，方便档案的查阅，提升档案的应用率。

随着网络化进程的日益普及，社会对档案综合利用和需求日益增多，档案馆（室）作为提供信息服务的部门，不仅要保留传统的提供利用方式，而且要在服务内容和方式上进行以利用者需求为目标的变革与创新。在服务方式上，应充分应用现代信息技术，既要利用馆藏文献资料，又要营造现代化的信息传递，交流环境，千方百计拓宽信息渠道与交流渠道，因此档案部门要积极参与到机关办公自动化系统的设计与建设，提出档案管理方面的要求和建议。采用多种形式，主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，为教学科研服务。

技校档案管理工作是一项基础性、服务性的管理工作。技校的档案管理不仅关系到每位教职工的切身利益，也关系到每位学子的合法权益，也是学校教学质量和管理水平的客观反映。在社会信息化，全球经济一体化的今天，档案工作越来越显示出其重要作用与地位。如何科学地管理档案并适应档案信息化的新型管理的需要，成为档案管理者面临的课题。我们只有努力学习新的知识与技术，不断提高自己的综合素质和职业技能，才能实现档案的科学管理，适应社会的发展，立足岗位，为学校的发展贡献自己的力量。

参考文献：

[1] 董宇，安小米，钱澄.信息化视角下国外科技档案管理研究进展与特点[J].环球视野，2014（7）：15-17.

[2] 于彬彬.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].人力资源管理，2015（3）：189-191.

[3] 尤丽.浅谈新形势下事业单位档案管理的改革[J].山西档案，2014（6）：63-65.

[4] 李国兰.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].山东社会科学，2011（1）：174-176.

[5] 昌韬.浅谈高职院校的档案管理[J].学术论坛，2012（6）：205-209.

[6] 张冬青.电子商务档案管理的智能化趋势[J].档案学研究，2011（6）：70-72.

[7] 倪丽娟.公共管理视阈下的档案管理范式研究[J].档案学研究，2012（3）：12-14.

[8] 昌韬.浅谈高校档案管理存在的问题及对策[J].百色学院学报，2011（6）：55-57.