浅谈档案管理信息化

戴媛媛

【摘 要】本文分析当前档案信息化管理面临的问题，提出了实现档案管理信息化的对策，要加强硬件设备的配置，加强标准化、规范化建设，档案信息的安全网络化及加强人才培养，提高管理人员素质等建议。

【关键词】档案管理信息化；面临问题；对策

随着信息技术的在档案管理领域的快速发展，档案管理信息化为档案管理现代化提出了新的机遇与挑战。数字化档案管理在机关、组织和个人社会活动中逐步实施，为档案管理提供了传统管理无法比拟的优势，使档案管理工作水平和管理效率得到了大幅度提高。然而，随着档案存放数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题出现。实现档案管理信息化就是解决这些问题最好的办法。

一、档案管理信息化的内涵

1.档案管理信息化的定义

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。

2.档案信息化建设主要内容

（1）基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。

（2）档案信息资源建设。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。

（3）应用系统建设。应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果。

（4）标准规范建设。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。

（5）人才队伍建设。档案信息化建设，人才是关键。人才是最宝贵的资源。它不仅需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。

二、当前档案信息化管理面临的问题

目前，我们传统的档案管理大多以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研 、统计的整编程序，以提供纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。电子信息化技术的飞越发展给档案信息化管理带来新的机遇，档案管理信息化仍然存在大量未解决的难题。数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代化先进技术的有机整合，进而形成档案信息远程传输和社会共享的完整服务体系。档案信息化管理面临诸多困难和挑战，任重而道远。

1.面临创新的挑战

原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，还包括工作模式、工作方法的改进与加强。如围绕档案信息系统的上线使用及文档管理一体化。加强信息化作业的推广，加强档案室与计算机室的工作协调，使系统逐步优化，数据存储更合理化，科学化，对软件功能的新需求能够及时进行需求分析与功能开发，不断加强档案管理软件的安全性和便捷性，使整套软件系统更加体现以人为本，科学至尚、业务全面，统筹兼顾的特点。对于这类整合，档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，必须用创新思维来处理好各方面的矛盾。

2.面临标准化、法制化的挑战，档案信息化应遵循的规范性原则

由于档案自身的复杂性 ，我国政府的档案管理体系亦 比较复杂，分散管理是其突出特点，由于多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。通过馆藏档案数字化接收电子文件，应该坚持规范性原则，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。

3.人员配备不合理，技术支持不全面

从现在的档案工作人员来看，既掌握信息技术、又懂档案专业的人才很少，多是专业知识单一，普通操作型人才。从年龄结构看，年轻的档案人员极少，40岁以上的占绝大多数，知识和观念老化等问题突显。技术上一是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。二是在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。

三、实现档案管理信息化的对策

1.要加强硬件设备的配置是夯实档案信息化管理的基础

档案部门必须正确认识自身所处的地位，多方面争取领导支持，将档案信息化管理纳入整个单位信息化管理体系当中，才能更好的获得支持，从而改善设备条件。随着档案信息量的剧增，人们需要采用先进的计算机技术实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理。尤其是使用多媒体技术，传统的纸质载体的档案材料转化为全文、全图、全声的光盘储存，并实现全屏幕自动检索。

2.要加强标准化、规范化建设

档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件随着电子政务的推行，电子文件从形成到归档，涉及到的岗位和人员众多，电子公文、电子档案的接收、归档、管理必须按照统一的标准规范进行。

3.要提高档案队伍素质

随着信息化的发展，档案工作迫切需要现代化。电子计算机技术的应用，实现了档案管理的自动化，现代通信技术的采用，实现了档案信息传递网络化，运用现代光学技术，实现了档案的缩微化、光盘化等等，由于档案管理设备和手段现代化的不断采用，需要建设一支具有现代化科学技术知识和业务知识的专业档案队伍，才能适应新世纪档案工作发展的需要，适应未来社会的需要。因此，档案部门必须加大人才培养力度，为提高档案人员工作素质创造良好环境。

4.要加强档案信息的安全网络化的正常运行

对信息利用安全，要建立层次分明、角色明确的信息利用机制，并建立权限设置的流程；对信息保管安全，要建立档案数据的保存、迁移及其校验机制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系统的信息处理工具，利用工具，确保信息的保管安全；在系统安全管理上，通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，确保档案信息资源的安全、有效以及网络系统正常运行安全；同时，要加强对工作流程、文件信息以及信息保密的工作。

以计算机为核心的现代信息技术为信息的广泛应用提供了前所未有的技术基础和条件。档案管理信息化是一种全新的档案管理模式，其依托于现代计算机和网络技术基础之上，并逐渐实现管理工作智能化、技术化、规范化的发展要求。因此，加强档案管理信息化建设已经成为新时期面临和亟待解决的重要问题。