高职院校档案管理工作的思考

马薇

摘 要：我国高等职业技术教育的迅速发展对高职院校档案管理工作提出了新的要求。传统的档案管理模式已不能适应社会的发展和学校的需求。加强档案管理对提升高职院校整体办学管理水平、教育教学和学院的发展，具有十分重要的意义。

关键词：高职院校；档案管理；问题对策;创新服务

中图分类号：G2 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2014）13-0173-02

为适应国家经济建设对各类高级专业技术人才和高素质人才的需要，对高职院校的建设提出了新的要求。随着国家教育行政机关陆续开展的各种教学评估，对档案管理的要求也不断提高，加强高职院校档案管理工作日益引起人们的广泛关注和重视，本文就加强高职院校档案管理工作提出以下思考。

一、高职院校档案管理中存在的问题

（一）对档案管理缺乏足够的认识

各高职院校大多建校时间不长，加之有关领导和负责同志，对档案管理工作认识的不足，认为档案管理工作的好坏，对学校的发展影响不大。因此从机构设置到人员配置，再到经济投入、硬件建设上，都难以满足高职院校档案管理工作发展的需要。而且，随着高职院校大量扩招，国家投入又相对有限的情况下，不少高职院校只好把有限资源用在与办学有关的项目上，而对档案管理难以做到按需足额投入。

（二）档案管理人员综合素质偏低

新建高职院校多为区域办校，有的是成人高校、中职学校直接重组而成。档案管理队伍整体素质参差不齐，很多学校把档案馆视为解决老弱和安排教师家属的栖身之地。真正档案专业的毕业生从事档案管理工作的极少，专职档案管理人员大多是半路出家，不少档案管理人员既缺乏应有的文化素养，又缺乏一定的专业知识，甚至有的对档案材料的收集、整理、归档、装订等业务都不太熟练。就更谈不上思考档案管理如何适应新形势变化。

（三）档案管理工作的制度建设有待加强

部分高职院校档案管理制度不健全，有的也形同虚设。没有严格按法规管理档案，造成档号、案卷标题不规范；很多案卷缺少卷内目录和内容等混乱现象。导致部分档案材料没有及时收集归档；或者临时收集的材料类别混杂，造成用户需要时难以找到。

（四）硬件建设环境设施不全

不少高职院校办学历史较短，又是多校合并，档案的管理分置各处，缺乏统一管理，对档案馆的建设往往又投入不足，馆舍和应有的设备都无法保障，就更谈不上对档案管理必备的条件如防潮、防尘、防虫等的落实。

二、加强高职院校档案管理工作的措施

随着我国高等教育事业的改革和不断深入，档案管理工作在学校的发展壮大过程中显得更加重要。改变目前档案管理工作的状况，提高档案管理的效率，实现档案管理的规范化、科学化、现代化、网络化已成为高职院校档案管理亟待解决的问题。具体来说要从以下几个方面着手。

（一）提高对档案管理工作重要性的认识

高职院校档案是高职院校发展过程的宝贵财富，是高职院校教学和管理的重要依据。档案可以准确反映各高职院校的发展历程。因此，各高职院校领导要提高认识，在思想上加强依法治档、依法管案的意识。加强对档案管理工作的领导和管理，把档案工作纳入工作计划，为其提供必要的条件，确保档案工作的正常开展，彰显档案管理工作重要性。

（二）提高档案管理人员的综合素质和专业技能

提高档案管理人员的综合素质，是提升档案管理工作质量的关键。首先要把好人才入口关，引进招聘一批有综合素质，有专业技能的人才充实档案队伍。其次，要加强现有人员的继续教育，提高其综合素质，掌握档案业务知识和技能，特别要注重学习掌握现代化的管理手段，以适应档案管理工作的现代化需要。同时，注重档案队伍的相对稳定。

（三）加强档案管理的制度化、科学化

建立健全高职院校档案管理制度，必须遵循以下原则：（1）制度化，做到有章可循，有法可依。档案管理部门既是制定档案管理规章制度的主管部门，又是执行部门，因此，在规章制度的执行过程中，要做到一视同仁，充分体现制度的权威性。（2）科学化，规章制度要体现合理性、科学性。明确各类档案收集的范围，以提高档案管理工作的效率和效果。建立的规章制度要符合高职院校的特点和档案管理实际，有利于高职院校档案管理的发展。（3）实用化，制度必须具有可操作性，应以方便实用、简便易行为目标，以方便档案管理人员对档案进行实时控制。

（四）加强档案管理人员的服务意识

档案管理要顺应现代教育发展，最大限度地满足用户需求，要求从传统封闭或半封闭向开放式转变，让档案工作主动、超前服务于学校，服务于社会。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念，以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要树立服务思想，端正服务态度，积极开展用户需求研究，明确服务方向和重点，使档案创造出更丰富的社会效益和经济效益。

（五）采用现代化管理手段

现代化是当今社会发展的一大趋势，同时也是对档案工作提出的新要求。因此，尽可能运用当代科技新成果和管理新手段，努力提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案管理从手工操作向规范化、现代化转变。国外档案管理很多已实现现代化管理，就是在国内使用现代化管理档案的部门也越来越多。

三、提升高职院校档案管理的思路

高职院校档案管理水平要上新台阶，就不能墨守成规,必须探索创新服務的思路。创新是一个国家兴旺发达的动力，是一切事业取得成功的关键所在。高职院校档案管理开展创新服务，就是要通过创新寻求科学的高效的管理思路，结合其自身实际，推动管理工作迈上新台阶。探索创新服务应立足高职院校档案管理工作思维创新、服务方式创新、服务手段创新以及服务效率的提升等方面。

（一）档案管理工作思维创新

思维创新是管理创新的前提，要始终贯穿于管理创新的整个过程。要有创新的意识，才会有创新服务。思维创新就是要立足管理的知识化、网络化、社会化，结合学校的改革与发展和师生员工的不同需求，结合学校教学和科研，建立健全具有超前意识的工作机制和良好的服务意识，找准档案管理工作服务创新的突破口和着力点；同时结合社会人群的不同需求，延伸其服务范围，提升档案服务的社会效益。

（二）档案管理工作服务方式创新

档案管理工作服务方式创新，一是服务内容和范围的创新，二是服务方式的创新。服务内容和范围的创新就是要结合档案管理的特点和服务对象，从教学、科研、学籍等各个方面，从学校延伸至社会。服务方式的创新，就是要从根本上改变过去“重保管、轻利用”的观念，从传统档案服务过渡到知识服务，让档案工作主动、超前服务于学校，服务于社会。要实现服务方式的创新，档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念，以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。

（三）档案管理工作服务手段创新

档案管理工作服务手段的创新就是要将现代化的技术和先进管理手段引入档案管理和档案服务工作中。使档案管理工作现代化、信息化、网络化，实现信息资源的共享。这方面的实践，图书馆界为我们做出了很好的榜样。图书馆现代化管理的方法和开放式的服务方式，值得档案管理工作参考和借鉴。

（四）档案管理工作服务效率创新

档案管理工作服务效率的创新就是加强档案开发开放的力度，优化档案结构，丰富档案内容，加快档案现代化建设进程，从无偿服务向有偿服务与无偿服务并存转变，以最快的速度、最简单的方式、花最少的时间提供优质服务，满足各方面对档案的需求。从而不断提升档案管理工作的社会效益和经济效益，充分体现档案工作的社会价值。

要实现以上创新目标，首先就要解放思想，改变观念，加强档案管理工作的创新意识，变“被动服务”为“主动服务”，不断提高服务质量。其次，建立健全高职院校档案管理工作的服务创新机制，这是开展高职院校档案管理工作服务创新的关键，俗话说没有规矩不成方圆，这就要按照《档案法》及相关规则，结合本校实际建立健全各项规章制度，不断引进竞争、激励、约束、奖惩机制。第三，要实现高职院校档案管理工作的服务创新，必须营造服务创新的工作环境和良好的氛围，这是新时期档案工作对高职院校档案管理工作所提出的新要求。

总之，只有从高职院校办学实际出发，围绕档案工作的特点，进一步加强档案工作管理，提高服务质量，才能保证高职院校档案管理水平的提高，使其更充分地发挥档案在院校办学和事业发展中的积极作用。

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