浅谈干部人事档案管理与利用的创新

2014-05-30 07:30乌妮日
学理论·上 2014年5期
关键词:人事档案干部管理

乌妮日

摘 要:作为国家重要部门当中的关键性工作人员,国家干部应当有相应完善的人事档案制度。只有形成了完善的人事制度,才有助于管理人员准确地弄清楚员工的工作状况,进而建立起完善的员工考核制度。形成完善的人事档案还有助于建立起干部正确的政治思想,对干部整体的专业水平、思想水平、业务水平有一个系统性的认知,进而能帮助管理部门开展对干部的考察活动。主要研究了干部人事档案的管理方法,并对当前管理当中的诸多问题进行了彻底分析,给企业机关的人事档案管理提出了相关建设性的意见与建议,指明了前进的方向。

关键词:人事档案;干部;管理

中图分类号:G271 文献标志码:A 文章编号:1002-2589(2014)13-0171-02

一、干部人事档案的特点

(一)统一相关立档单位

在干部的人事档案管理当中,一般由统一的工作人员进行立卷工作。一个干部的履历一般分成几个不同的方面,主要分成自己的履历、自我鉴定、对自己工作的考核、自我学历等,对自己有一个系统性的简介。

(二)分散的干部材料

由于干部的人事档案需要工作人员进行资料的收集,因此往往会分散人事档案材料。在一个机关当中,一般由人事部门来进行干部人事档案资料的收集。这种资料往往含有大量的内容,不仅包括各个部门对人才的评价,还包括了奖励材料在内的各种资料。并且奖励材料也有较大的区别,不仅有本单位的,还有省级、国家发放的奖励。综上所述,干部的人事档案材料内容较多,涵盖的内容十分复杂,涵盖的材料也是由不同的单位提供,复杂程度也是十分大,都需要人事部门对其进行分辨。

(三)不断流动的实体档案

大部分机关的人员都处于不断变换之中,人员的变动也给干部人事档案带来了变化。不同机关之间的人事变动都会改变干部的配置,进而带来或带走大量的干部人事档案。随着近几年来干部人事制度的改革,使得一个干部在职业生涯中往往会经历多个不同的机关,在多个不同的部门中工作。而经济的全球化也加速了干部的人事档案变动进程,这样的影响已经显现在了各个方面[1]。

二、干部人事档案管理与利用存在的问题

(一)没有形成完善的档案意识

1.对于个人来说,人事档案管理对其形成了一定的制约,对人才的自由流动形成了有效管制。随着社会的进步,在新形势下人才也有了更大的自由。为了追求更大的经济利益以及实现更大的自我价值,人才也越来越乐于接受工作的变迁。

2.对于一个组织来说,机关没有正确地重视人事档案的编制工作。大部分用人单位为了追求更大的经济利益,往往轻视了人事档案的建立。企业的日常运营也要一定的成本,多用人就意味着增加成本,这与企业节省成本的战略不符。所以,企业不仅仅不设立人事档案管理机构,更不为旗下的员工建立人事档案。这种现象在机关事业单位当中也广泛存在。所以,当前情况下大部分机构是不重视人事档案管理工作的,这种现象必须得到纠正。

(二)没有形成规范化的档案管理方式

1.难以从顺畅的渠道获取档案材料。正是由于人事变动较大,因此一个人才的档案变化也是企业无法估计的。一个干部的人事档案材料往往来自于不同的单位与部门,假若不同的单位之间没有形成完善畅通的沟通渠道,就有可能遗漏人才的档案,导致单位收到人才的档案都是不完整的,给单位的后继工作带来了较大的难度。

2.编写虚假的档案材料。一个干部在单位中所获得的成就与贡献与其自身利益直接挂钩,这就出现了大量伪造或是私下修改档案材料的员工。由于当前还没有有效的监管政策,无法对伪造资料的干部形成有效管制,因此上述情况时有发生。有的干部通过增加工龄、党龄,提高学历水平的方式来获取更大的个人利益,严重影响了其他员工的工作积极性,造成了无法挽回的后果,极大地降低了人事档案的真实程度,进而产生了大量官员的贪污腐败行为,给机关单位的形象造成了极大冲击。

3.相互抄袭人事材料的内容。在编写人事档案材料的时候,工作人员只是简单地将别人的工作成果挪过来,导致基本所有的人事档案都以相似的形式书写,给评估人员造成了较大的麻烦。

(三)没有有效利用人事档案

1.由于干部在调职当中的自身疏忽,没有有效利用人事档案,因此使聘用人才的单位无法建立对人才的全方位认识,就无法为其安排合适的工作,人事档案应该起到的作用也完全没有起到。

2.单一的服务对象。一般来说,人事干部档案主要为领导、组织提供有效帮助,对于基层的员工来说,并没有享受到人事档案工作所带来的便利。因此应当建立起完善的人事档案服务机制,确保大量的人事档案资源能够被广大机关单位所运用。

3.老旧的管理机制。经过了大量实地调查之后,发现一般的人事档案工作以原始档案为主,原始的文献一般由纸质文档组成,在运输调用的过程中十分容易出现损坏,并且工作没有主动性,往往需要工作人员主动上传,工作效率十分低下[2]。

三、加强干部人事档案管理与利用的相关对策

(一)制定科学化的干部人事档案管理制度

1.建立起完善的干部人事档案管理基础设施。由于干部人事管理需要一定的员工来完成,所以硬件设施必须要跟上,才能更加规范化地开展干部人事档案管理工作,也就是说要建立起配套的基础设施。人事档案要有一定的防护措施,以防突发状况导致的档案损毁。完善的基础设施能有效减小档案被损坏的几率,让干部的人事档案尽量地保存长久,更好地为社会各界服务。干部的人事档案管理要有一定的规范性,各级领导要充分重视档案管理,在日常工作中加大档案工作的比重。基层员工要实时向领导报告档案工作的进度,确保领导了解到档案工作的实施进度。工作人员要建立起基础设施建设的理念,让领导下发资金来建设基础设施。资金的筹措是多渠道的。档案储存库要有温度控制设备,确保档案在最适合的温度储存。

2.建立规范化的干部人事档案管理制度。在各地机关如火如荼地建立人事档案管理制度的时候,中共中央拟定并下发了有关人事档案建设的草案。该草案有效提升了干部人事档案管理的工作效率,让干部档案的收集整理工作走上了一条有序的道路。机关从事档案管理工作的员工,日常的工作之一就是收集干部的人事档案。这是一个十分烦琐的工作,不仅需要走访员工以前所工作的机构,还要到处搜集员工的档案。尽管烦琐,却不可缺失,是档案工作的基础。假若没有人对员工的档案进行收集,就没有档案工作的后继事项。该项工作对工作人员的要求是十分苛刻的,不仅要有过人的毅力来收集档案,还要耗费大量的精力来对档案进行分类、管理,需要工作人员较高的个人素质。只有有效地对档案进行分类之后,才能开展档案管理工作。员工不仅需要仔细研究中央下发的人事档案工作规章制度,还要定期参加有关工作的培训,确保接触到本行业最新的动向,及时调整自己的工作方式,才能确保工作进行得高效有质量[3]。

(二)开展对干部档案的后继开发

1.加强对干部档案实际效益的理解以创造更大的效益。由于档案的记录是一个长期的过程,因此档案的管理者不仅要详细记录下档案的日常使用方式,还要对档案所有者进行实时的跟踪调查,让档案的效益最大化。一部档案一定有其的使用价值,机构将其妥善地保存下来,就一定有其能起到的作用。而这种作用主要体现在档案对人才的描述方面,能被充分利用的档案才是有利用价值的档案。其次,只有完全理解掌握了档案当中所蕴含的内容,管理者才能利用档案来提高实际效益。结合收集档案的全过程,实际了解到档案工作需要改进的地方,确保档案得到全方位的运用,才能为干部提供更好的工作内容。最后,档案工作能有效体现出一个企业的工作效果。由于干部人事工作往往涵盖了许多内容,不仅会用来记录一个干部的工作,更重要的还被用来提高企业的业务管理工作,实际运用中还能提高员工的工作效率。这也给用户监督干部提供了途径,干部的绩效有了人监督,就能体现其价值。

2.充分利用档案所涵盖的信息,体现其实际效用。在档案管理的过程中,最重要的一点就是要确保每个檔案的借用都有可查的记录。有人要借用档案,就必须要进行登记。登记的内容不仅要包括借阅的原因,还要确保借阅的全过程要有迹可循。档案查询记录不能轻易填写,而是要一步一步填写清楚,才能有效开展跟踪调查。其次要对用户进行跟踪调查,与其建立友好的联系。由于档案的节约一般不会产生效益,其次,直接更加深入地使用档案才会发挥更大的价值,才能准确地体现档案的价值。因此,要建立用户联系制度,同时,定期召开用户座谈会,以加强与用户联系,改进我们的工作和服务方法,更好地为用户服务。三是分发档案信息反馈表。即在用户查阅档案的时候就开始档案的记录工作,并及时收集用户的回馈信息,并系统记录下这些信息。最重要的就是效益这一点,不仅要详细记录,还要对记录的重点进行详细标明。除此之外,还可以采取实地勘探以及网上访问的方式来增加资料的内容。

(三)建立起与时代相符合的档案意识

1.对于档案管理的领导人来说,不仅仅应当改革自己对人事档案管理的观念,重视起人事档案工作,还应当切实优化人事档案工作的员工结构,确保人事档案工作经费充足,保证相关设备的完善,才能切实推动人事档案管理。

2.通过其他途径来确保高素质的员工。定期对员工开展技能培训,为员工构建起全新的档案工作理念[4]。

四、总结

综上所述,我国当前的干部人事管理还有诸多不到位的地方,还需要各个部门、各个机构的工作人员的共同努力,才能胜任这项工作。人事干部档案管理人员应当改革工作方式,在日常工作中加入大量现代性的工作形式,才能确保人事档案管理工作进行得又好又快。

参考文献:

[1]刘韶青,林香青,张琮,等.浅谈干部人事档案管理与利用的创新[J].北京档案,2010(10):27.

[2]孙威.对干部人事档案管理与利用的研究[J].中国科技博览,2012(21):269.

[3]刘俐.浅谈高校干部人事档案管理与利用[J].中国信息化,2012(16):294-295.

[4]王开秀.加强干部人事档案的管理与利用[J].黑龙江科技信息,2013(4):120.

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