浅析如何确保档案安全

徐洁

摘 要：搞好档案安全管理作业，消除作业中具有的不稳定要素，彻底制止各种威胁档案安全的事故形成，确保档案的安全环境，保证其安全性和其寿命能够加长，这是档案馆的职责以及任务。要制定一整套严格的管理方式以及实际可行的管理手段，才可以保障档案安全。

关键词：档案安全；风险评估；理长效机制

引言

档案的安全管理是说建立档案机构、档案馆对馆内储存的档案实物以及资料实质进行有用的保护手段，防止因为自然抑或人为因素，同时使其在安全环境中的管理作业。伴随着档案业的持续前进，档案的安全管理作业已经日益关键，怎样增强档案的安全作业，确保储存档案的安全是现在档案作业中一直处于首位的问题。

最近几年，我馆档案作业关键是提高服务程度以及重视档案内在品质，在创建完善整体规则，提升信息化管理程度，加大对我市城市建筑档案作业的指点、查看等作业，持续加强安全培训，增快档案安全作业的根本建设，整体作业成果明显。通过很多年的作业经验，持续的研究以及概括，我们哈尔滨市城市建设档案馆完成了比较健全完善的档案安全管理系统，获得了较好的成果，档案安全作业每年都符合标准，评测成果都排在前列。

1 形成档案安全风险评估检查体系

为了能够确保档案安全，第一，馆内建立了一支安全风险评价检测组织，是由馆内的主要领导者为组长，每个分馆的馆长是副组长，每个机构的责任人是组员，完成了稳定的作业制度，在按照严格管理、提防为根本、预防治理综合、保证安全作业标准时，拟定能够实施的作业计划，确定职责以及任务。每个机构严格根据相关的标准，每一项的开展自我检查，找到问题同时进行处理。第二，按时举办档案安全讲座，同时听取每个机构的作业报告，为搞好本馆的档案检测作业奠定了坚固的根基。

2 各级领导高度重视，不断构筑档案安全防线

2.1 领导高度重视，确保档案安全工作高水平开展

特别关注档案安全作业，由于城市建设档案是城镇策划、建筑事业前进过程的宝贵记载，是城市乡镇策划、建设管理作业的关键实质，是城市乡镇策划、建设行政领导机构的关键依据。因此，在很长时间内，我馆一直将档案安全作业当做关键的工作摆在首位，放入主管议事程序中，每年在全馆作业关键工作解析中落实档案安全作业的详细需求，将确定职责、实施机制、增强管理、常抓不怠当做档案安全作业的整体准则。馆长总控制，各个机构一起管理，各个组织为职员的档案安全管理系统快速高效率的工作，在持续增强档案安全宣扬学习以及安全能力学习时，将每个科室关键主管当做本机构档案安全作业首要职责人，在关键机构内都建立了档案安全作业职位，布置专门的工作，加强作业者的预防心理，战胜麻痹以及侥幸想法，实现每人都抓安全，每件事都以安全为主，每时每刻保证安全的优良环境。在平时作业中，馆长要时常检查安全作业，充分保证安全在人力以及物力上的需要，确保档案安全作业健康前进。

2.2 完善管理制度，建立档案安全管理长效机制

建立、形成了门类齐全，管理规范，馆藏40多万卷城乡建设档案的专业档案馆。几年来，我们紧紧围绕我馆工作的实际，不断加强包括保障档案安全在内的基础工作建设，健全、完善规章制度，使档案安全工作有法可依，有章可循。针对档案安全工作的具体情况，我馆特别制定了适合城建档案馆的档案安全责任制、借阅保密制度、档案出入库交接制度、定期清点制度、安全保管理度、库房管理和档案数据操作管理制度等相关规定近30个，这些制度规范了档案接收、保管、利用等环节的相关工作，确保了各环节不存在安全漏洞；而且，在重点档案库房配备计算机、打印机、去湿机、加湿器等设备，保证档案在安全环境和状态下保管，并且实现了办公、阅览、库房三分开；库房配有中央集中空调，安装了库房消防报警系统，与属地派出所联网，确保了档案安全；对于历次哈尔滨市总体规划修编的珍贵件和图纸，我馆设立了专门的库房保管，并采取了更为严格的管理措施。在加强规章制度建设的同时，严格责任制度。在每年馆领导都和各部门及全体职工签订相关的责任保证书的基础上，还单独签订了档案安全保证责任书，其目的就是使我馆的档案工安全作责任明确、任务清楚、落实到人，层层负责。这一独有的举措确保了我馆档案安全工作顺利开展。开馆30年来，安全保障制度和长效机制的深入落实使得我馆从未发生过一起档案安全方面的责任事故。

2.3 加强馆房库房安全建设，确保档案安全保管和有效利用

策划建设中有很多部分没有按照现在执行的《档案馆建设标准》、《档案馆建筑设计规划》标准，这是我国现实状况，短时间内改变不了。不过，我们的档案馆在库房革新、扩张以及加强稳固方面有需要。在这个需求执行的程序中，能够对不达标的部分开展慢慢的改革，希望符合国家以及地方的政策，持续加强库房安全建设。在这些手段执行前，我们使用部分增强以及协助安全手段，例如革新以及升级避免火灾等安全装置；按时检查维修空调、除湿、加湿等装置，搞好避免潮、光、尘、高温、有害气体物质等作业；装置专门的防磁装备，增强磁媒介介质档案的管理。为保证安全，馆内还额外实施了档案出入库记载机制，按时检查、审核库存档案文件，对相对关键的档案按时每件的进行清查。并且增强对库房钥匙的管理，安排专人管理，确保库房门锁的安全。

2.4 加强电子档案安全管理和监控，健全电子档案信息系统

成立信息声像室以来，局、馆领导对城建档案馆信息声像事业的发展在财力、物力上给予大力支持，配备了专业声像、信息人员和专业的声像、信息设备，开发建立了哈尔滨市城建档案馆业务管理和行政管理系统，实现网上办公，全部数据存在馆业务办公自动化系统数据库中，现正着手研究全部数据与市规划局、局属各规划区局之间链接，实现信息共享。为了保证电子档案的接收、保存和数据库迁移及维护等的安全性，我馆严格遵守国家有关的法律、行政法规，严格执行各项安全保密制度。根据这些法规，制定了符合我馆工作实际的制度，不仅加强了信息使用的权限管理，而且规定无论业务和行政网都不得随意考入外来软件和文件，不但加强对病毒的防控，而且有效降低了风险发生的几率；对于各界普遍关心的电子档案信息系统网络安全管理，我馆采取了通行的局域网和互联网的物理隔离措施，同时对于公开的信息进行严格的界定和审核，不应公开的档案信息一律不上互联网，保证电子档案信息的安全。

3 认真做好安全检查和整改，消除隐患

经过多年在档案安全管理中查看的工作经验，推动了馆内针对档案安全部分的工作更深入，在归纳经历的程序中我们获得了安全作业的重点，借鉴优异机构的经验进行清楚我们存在的不足。尽管馆内的档案安全作业部分已经布置妥当，不过并不能松懈思想，要时刻堤防。第一，每一年都要对档案安全进行查看，仔细搞好改革作业，主动解除后患；第二，持续对档案仓库进行二十四小时不间断监视，尤其是洪水时期更要增强；第三，尽早创建以及健全特藏仓库，执行两人两锁机制，内外都预防的原则；第四，对主要的电子档案在外地拷贝的工作上进行异质拷贝作业；第五，加强突发事故以及灾害的处理以及应急功能。

参考文献

[1]吴凤玲.重视档案安全管理确保档案安全[J].科技档案，2010.