论档案管理流程的重组

金福钢

[摘 要]无论是作为组织职能部门之一的档案室还是作为整个社会知识系统重要组成部分的档案馆要适应知识经济时代的要求，开展知识服务，就必须改变传统的档案管理模式，运用知识管理思想实现对档案管理流程的重组。

[关键词]档案；流程；重组

[中图分类号]G270 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2014）01 — 0116 — 02

知识管理的实质并不是要运用等级化的组织结构对知识进行控制，而是要求实施知识管理的组织对其机构进行精简，取消各种官僚层次，发展扁平化的组织机构，以有利于知识的共享和创新。这就决定了在实施知识管理的组织内，知识不可能单向线性地流动，知识管理的职能也不可能集中于某一个人或某一个职能部门，而是需要众人分工协作—由各个部门分别执行知识管理的大部分职能，并在各自的领域中找出管理其知识的最佳方法。当然为避免信息孤岛现象的产生，以上管理的实现都要通过制定统一的政策来统筹和协调，在知识整合的基础上进行。

一、变被动服务为主动服务

传统的档案管理侧重于对档案实体的保管，强调保护档案的完整与安全，因此形成了一套单一线性的管理方式，缺乏服务的理念。这种以馆藏决定利用服务的方式有悖于知识经济时代知识共享与创新的要求，所以要充分发挥档案信息资源的优势就必须用“以用户为中心，变被动服务为主动服务”的指导思想对传统的档案管理流程进行重组。具体来说：

第一，计算机网络技术和通讯技术等现代信息技术虽然是档案管理流程重组的技术基础，但档案管理流程重组的实质并不是传统档案管理流程的简单计算机化，而是以现代信息技术为手段对档案管理流程进行的再造。

第二，档案管理流程重组是要改变传统档案管理侧重于实体保管的单一线性的管理方式，加强对档案信息的管理，建立起双向交流的机制，通过用户需求分析和档案部门的知识服务第三章档案部门开展知识服务的条件用户信息反馈机制，使知识的提供符合用户问题解决的需要，满足知识交流和档案利用服务非线性的要求。

第三，档案管理流程重组的核心是档案管理中信息流的重组。

二、档案管理中信息流的重组

在传统档案管理中，每份档案都经历了接收/征集、整理、立卷归档、鉴定、保管等实体管理过程，但这显然不能适应知识经济时代对档案信息进行管理，特别是对电子文档进行有效管理的需要。因为传统的档案管理流程难以保证档案收集的完整与齐全，会影响档案价值的实现，更不利于知识共享和知识创新的实现。可见档案部门要开展知识服务就要在现代信息技术的支持下，对档案管理中的信息流进行整合。而且这种整合既不是对传统手工管理流程的计算机模拟，也不是管理步骤的简单合并，而是对档案信息流进行的再造和重新设计。从总体上说，在此过程中应做到：

1.档案工作者参与信息流程设计，监督文档处理的全过程

在信息流重组前文件管理和档案管理是两个不同的流程，两者之间通过文件实体的交接构成业务衔接。但是由于两者执行各自主管机关制定的制度与标准，因此在鉴定文件价值时常常会出现矛盾。为了保证归档文件的完整、齐全以及归档文件的质量，档案人员不得不长期对文件形成部门进行业务指导，将工作延伸到了文件管理领域。这大大影响了两个部门的工作效率，造成了资源的极大浪费。

在信息流重组后档案工作者监督文档处理的全过程，提高了工作效率。具体来说就是档案工作者要积极参与组织机构整个信息流程的设计，将自己的价值取向在文件生成之前就注入此程序中，并利用他们的专业技能和专门知识来定义流程中档案方面的基本概念，提出鉴定、保存等方面的具体要求，以确保电子环境下档案的真实可信、完整齐全，以及档案信息的可利用和可理解性，从而实现对文档信息流的有效管理。这不仅可以加强部门间的合作，更能简化工作流程，改变文档“分而治之”带来的文档管理条块分割、效率低下的现状，清除传统文档管理中的雷同环节，从而使得信息流更为顺畅，以利于组织内知识的传递和交流。

档案工作者通过参与信息流程设计，将文档管理流程很好地融入组织管理流程之中，保证了信息流的顺畅流动，档案知识库的组建，这既满足了组织机构实施知档案部门的知识服务第三章档案部门开展知识服务的条件识管理的需要，也提高了它们的管理效率。当然在此过程中，由于工作重心逐渐从原先对档案实体的保管转向对电子文档处理全过程的监督，档案工作者将更能有效地运用自身文档管理方面的隐性知识向各业务部门提供档案管理方面的知识服务，逐步实现从单纯的档案保管者向知识审计员、知识提供者的过渡，从而适应电子环境下文档管理的要求，保证知识资源的完整可靠，知识更新的实现。

2.档案鉴定工作前移

在信息流重组前档案工作者对每份档案开展价值鉴定，鉴别其是否具有永久保存的价值。信息流重组后，由于在电子环境下传统的文件概念及其物质形态已不复存在，而且需要鉴定的文件数量过大，所以档案工作者必须参与信息流程的设计，将鉴定工作所涉及的相关要求在文件产生之前即在计算机系统设计阶段就确定下来，而且这种鉴定也将更侧重于对职能、业务和风险的分析。

另外，档案鉴定工作的前移也使得逐份鉴定向“批处理”的转变成为可能，适应了电子环境下文档数量激增和对电子文档科学管理的要求。

3.组建档案知识库

在信息流重组前档案部门通过组织馆藏为其开展服务提供保障，而且馆藏建设也偏重于实体管理和实体信息的有序化。在信息流重组后档案部门通过组建档案知识库为其知识服务的开展提供知识资源的保障，组建档案知识库是档案管理流程重组的重要环节，它侧重于知识的开发与获取、知识的挖掘与整理、知识的检索与更新等方面。

可见，组建档案知识库不仅为档案部门知识服务的开展提供了知识资源的保障，同时也符合创建学习型组织的要求，是显、隐性知识互动的需要，有利于组织知识的积累、学习和知识创新的实现。

4.引入用户需求反馈机制

在信息流重组前档案部门采取单向线性的实体管理方式，以馆藏决定服务的内容，没有考虑到用户的需求。而知识服务是的宗旨是用户问题的解决，所以在流程重组后档案管理流程中必然要引入用户需求反馈机制，只有这样才能保证档案部门动态地了解用户的需求，提供主动服务。

用户需求反馈机制连接着档案部门和知识寻求者，它的设立是档案部门开展知档案部门的知识服务第三章档案部门开展知识服务的条件识服务的必要环节。可以说，档案部门开展的知识服务正是通过对用户反馈信息的不断分析，在逐步解决用户问题的过程中动态实现的。因此离开了用户需求反馈机制的设立，档案部门的知识服务就无从谈起。

三、在档案管理中信息流的重组和实施文档一体化管理的区别和联系

在开始具体讨论档案管理中信息流的重组之前，明确其与文档一体化之间的关系非常有必要。

文档一体化是从文书和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。它包括：文档实体生成一体化，即对公文、档案从生成、流转、归档形成档案直至档案被销毁为止的整个生命周期进行全面管理；文档管理一体化，从管理体制、组织机构、人员配备等方面保证一体化的实现；文档信息一体化，利用时不用考虑信息是文件信息还是档案信息，用一条检索命令即可查到所需的全部文档信息；文档规范一体化，文档一体化是一项要求规范程度很高的工作，国务院办公厅、中共中央办公厅和国家档案局都制定了相应的文档管理规范，这是全国文档管理的规范，也是实现文档一体化的主要依据。由此我们不难看出在档案管理中实施信息流的重组和实施文档一体化管理既有相似性又有区别。

1.档案管理中信息流的重组和实施文档一体化管理的共同点

（1）两者都包含了对整个文档生命周期进行全过程管理的思想

无论是信息流的重组还是文档一体化管理都认同文件生命周期理论中文件与档案只不过是同一事物在不同阶段的不同名称的思想，提倡对整个文档生命周期作系统考虑，进行全面管理。

（2）两者都看到了传统文档“分而管之”的弊端

传统的文件、档案管理分属不同的职能部门，形成了两套独立的管理流程，这两个管理流程执行各自主管机关制定的制度和标准，工作环节时常重复，价值鉴定标准也不统一。这就使得档案工作者为保证归档文件的完整与安全不得不对文件形成者进行业务指导，将工作延伸到文件管理领域；甚至在不少组织中文件形成者和档案工作者是由同一人兼职。其中的弊端显而易见：既不利于信息的流动也会影响管理的效率。

（3）两者都需要现代信息技术的支持、档案工作者素质的提高信息流的重组和文档一体化管理都离不开现代通讯技术，特别是计算机网络技术的支持，同时也都需要档案工作者知识结构的调整、素质的提高。

（4）两者的实施都是为了管理效率的提高

信息流的重组和文档一体化管理的实施都能使信息的产生、传递、存储和利用等形成一个较为全面合理的网络结构，便于对档案信息资源的检索、归纳和提炼，是科学决策和提高行政管理效率的需要。

2.档案管理中信息流的重组和实施文档一体化管理的不同点当然档案管理中信息流的重组与文档一体化从本质上讲是不同的：

（1）两者的指导思想不同

在档案管理中实施信息流的重组体现了知识管理“以人为本”的管理思想，因为知识是与人紧密联系的，所以对知识的管理在很大程度上也是对人的管理。档案管理流程中信息流的重组是文档管理与人的管理的融合，有利于挖掘人脑中的隐性知识，激发人的创造力：而文档一体化管理注重的仍然是对文档信息内容的管理，其中并没有体现对人进行管理的要求。

（2）两者的管理流程不同

档案管理中信息流的重组并非简单的文档管理流程的重组，而是将文档管理流程作为整个组织管理流程的有机组成部分来考虑的，因此档案管理中信息流的重组也要适应组织管理流程重组的要求；而文档一体化仅从文书和档案工作的全局出发，侧重于文档处理过程的整合，并未将其置于整个组织管理的大系统中去考虑。

（3）两者所要实现的具体目标不同

在档案管理中实施信息流的重组是知识管理的要求，所要达到的目标是用户问题的解决，因此它是以用户为中心，在主动服务思想的指导下展开的，在此过程中档案知识库的组建是其重要环节之一；而文档一体化管理所要实现的目标是管理的简化，其着眼点仍是管理，仍然是由管理来决定服务的内容，是一种被动服务，因此在这一过程中无需组建档案知识库。

（4）两者实现的方式不同

在档案管理中实施信息流的重组，是为了实现档案知识库与个性化的用户需求档案部门的知识服务第三章档案部门开展知识服务的条件以及用户需求反馈之间的交互运动。这一交互运动形成了纵横交错的知识共享和创新的知识网；而文档一体化管理中由于缺乏与用户的互动，所以不可能形成真正的知识创新。

可见，认清两者的区别与联系是我们对档案管理中信息流的重组这一问题展开讨论的前提。

〔责任编辑：谭 蕊〕