加强档案管理促进食品药品监管事业发展

朱丽英

[摘 要] 随着人们对于食品、药品安全性的逐渐重视，食品药品监管局也应加大食品药品监督管理的力度。加强食品要监管档案管理工作，能帮助更好地提高食品药品监管工作的有效开展，提高工作效率。本文重点分析了食品药品监管工作对于保障人们日常生活食品、药品安全的重要性，并阐述了加强档案管理工作的几点意见，帮助有效解决档案收集工作、管理工作中出现的各类问题，提高档案管理质量，有效确保档案资料完善、准确、安全。

[关键词] 食品药品监管；档案管理；药品安全

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 22. 062

[中图分类号] G279.27 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）22- 0096- 02

随着食品、药品中化学添加剂的不断增多，食物中毒时间以及用药出现严重不良反应时间的不断发展，使人们对于食品、药品安全性的重视度逐渐提高。因此，食品药品监督局应高度重视食品药品的监督管理，逐渐加强食品、药品监督，检测档案管理工作，帮助促进食品药品监督管理工作的有序开展，进一步确保市民能食用健康绿色食品。档案管理工作作为食品药品监督管理工作的基础工作之一，只有确保档案管理工作良好，才能促进监督管理工作的进一步开展。

1 食品药品监管工作的重要性

食品、药品是人们日常生活所不能缺少的东西，其安全性直接关系着使用者的身心健康。随着社会环境污染不断加剧，很多食品在加工过程中都添加了一定量的化学药剂，帮助延长保质期或者提高鲜味。如果人们长期食用了这些食品，就容易发生食物中毒、药品中毒等不良情况，严重者甚至会出现死亡情况。近些年来，有不少因为服用相关不达标药品而出现中毒极其不良反应的事件发生，使得药品安全也得到了高度重视。在这样的时代背景下，食品药品监管部门更应该发挥其职能，维护食品药品安全，确保广大群众能食用安全的食品及药品。

2 提高档案管理，推动食品药品监管工作有序开展

2.1 确定工作目标，提高档案管理工作效率

首先，要确定好食品药品监督管理局的未来某一时间段的工作目标，明确工作起点。根据实际需要及具体情况，建立食品药品监管档案室，逐渐完善档案管理系统。其次，善于总结以往工作过程中表现出的问题，针对档案升级过程中存在的问题进行分析总结，逐渐帮助解决工作中遇到的各种问题，提高档案管理工作效率、质量及使用效率。可以通过成立相应的监督小组，专门负责档案监督管理工作，对档案管理实行统一管理。

2.2 制定规范的档案管理制度，提高员工档案收集及管理意识

针对食品药品监督相关档案的收集、档案的归类整理、档案的鉴定、档案保密以及查阅 、档案销毁工作都制定相应的规范管理制度，不断规范食品药品监督局的档案管理，确保档案内容完整、档案收集及时、准确。制定好相关食品药品监督档案管理制度之后，可以将其作为书面文件通知，发放到各个部门，要求每个员工都要认真阅读，并养成良好的档案收集、归类整理、保管的良好习惯，真正落实好档案管理制度。良好的档案管理工作离不开全体员工的自觉性，因此，可以通过定期开展档案管理重要性的讲座，帮助提高全体员工的觉悟，使其认识到档案管理工作对于今后开展食品药品监督管理工作的重要性。为了进一步提高档案管理工作的有效性，还可以将档案相关工作列入员工工作考核中，从而促进员工重视食品药品监督档案管理工作。

2.3 加强食品药品监管档案资料服务效能

食品药品监管档案资料收集工作就是为了服务于实际工作而开展，其作用就是为了服务社会，因为必须要确保档案能有效发挥其作用价值。档案管理部门对于相关职能部门查阅相关档案，对于合理的要求都应积极提供良好的服务，并积极协助相关部门进行办案。为了确保相关档案丢失或者泄露，在他人进行档案资料查阅之前都要先进行相应的登记，从而预防发生意外事故时能找到责任人。

2.4 增加资金投入，改善档案管理工作环境

随着社会经济不断进步，社会经济、科技不断发展，很多工作都采用了办公软件、计算机以及相关管理系统来协助工作，提高了工作效率，食品药品监管档案管理室也应该跟上时代步伐，利用计算机及相关办公软件来帮助进行办公。改变纸质档案资料管理，使用电子档案能帮助更方便地进行资料保存、查阅。可以同时采用纸质档案管理和电子档案管理，进一步提高档案资料的保管。根据实际情况，在现有条件情况下，将档案室划分为库房、办公区以及查阅区，防止他人随意翻阅，确保档案资料安全、不丢失。

从安全方面角度看，为了保证室内湿度不会对档案资料造成不良影响，要求在室内放置有效的温度、湿度测量计。并且应配备有效的灭火器、防潮去湿仪器，有条件的还可以安装空调。完善档案管理室的各项设备，提高档案管理条件。对于阅读区域，可以安装数码照相机、清晰的扫描仪。利用档案查阅网络管理系统，提高档案资料的查阅效率。从硬件、软件两个角度逐渐提升档案管理工作质量，使档案资料管理工作能更好地服务于食品、药品监督工作。

3 结 语

食品药品安全直接关系着广大人们群众的生命安全及身心健康，随着有害物质超标食品的层出不穷，人们对于食品、药品安全的重视度也越来越高。这就要求食品药品监督局部门加大食品、药品安全监督、管理力度，为广大民众营造良好的饮食环境。本文通过分析加强档案管理工作的重要性以及相关工作的改善措施，陈述了提高档案管理工作的有效方法，从而帮助有效提高食品药品监督工作的开展，确保食品、药品安全。

主要参考文献

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