浅析应用NoteExpress进行文献资源管理

王艺梦

摘 要 对于学者、科研人员和学生而言，下载阅读大量的学术论文对把握课题的学术动态是非常重要的，但参考文献的管理非常麻烦。介绍如何应用NoteExpress进行文献检索、文献管理、引文标注等，指出NoteExpress提供了一个便捷的平台，是进行科研论文写作的首选辅助工具。

关键词 NoteExpress；文献管理；文献资源

中图分类号：TP319 文献标识码：B

文章编号：1671-489X（2014）10-0065-02

1 引言

NoteExpress（简称NE）是北京爱琴海软件公司开发的，是一款涵盖“知识采集、管理、应用、挖掘”的国内专业级的文献检索与管理系统，内置1600多种国内外学术期刊、学位论文的输出样式，我们可以快捷地应用在线检索、批量导入题录、批量链接附件等功能获取并管理文献资源[1]。

利用NoteExpress进行文献管理，先通过【文件】→【新建数据库】在安装目录下建一个自己的数据库，该数据库组织包括题录、笔记、检索、组织、回收站，包含了文献管理的所有功能。NoteExpress的核心内容是嵌入MS Word，实现在Word中自动引文标注，输出各种格式化的参考文献信息。安装好NoteExpress后，在Word中会增加一排工具。本文详细介绍了应用NoteExpress进行文献管理和辅助论文写作的过程。

2 功能介绍

题录 文献的标题、作者、中文摘要、期刊、关键词等信息在NoteExpress中称为题录，存储在数据库节点下的题录（Reference）文件夹。

右击题录表头栏，选择【自定义】，可以自定义题录显示的字段；单击主菜单【题录】，或在题录表中右击鼠标，可以进行“新建题录”“编辑题录”等操作。此时新建题录是手工录入的方式，还可以通过从各大文献数据库检索结果批量导入（比如万方、维普、CNKI、PubMed等电子数据库），或从在线数据库检索后直接导入。

题录详细信息列表包括：细节、预览、综述、附件、笔记、文件夹。预览为我们呈现的是在word中插入参考文献时的输出格式；综述提供了文献的标题、作者、来源、摘要，为写文献综述带来便捷；笔记是记录我们在阅读文献过程中的思想火花。

右击题录下的某个文件夹，选择【文件夹信息统计】，按“题录类型”“年份”“期刊”等字段内容进行统计，使科研工作者对某一课题有全面宏观的把握，特别是对课题研究的总体情况进行统计分析。

NoteExpress通过给题录添加附件的方式管理文献原文，点击【附件】按钮，右击空白区，选择【添加】，给题录加上相应的文献文件。在个人数据库文件（*.ned）所在文件夹下手工建立一个附件文件夹，或选择【工具】→【选项】的“常规”部分指定文件附件的存放位置，后勾选“添加附件时将文件复制到指定文件夹”，就会自动存放附件到目标文件夹。将来用户若要转移到其它电脑上使用自己的文献资源，就可以直接拷贝数据库文件（*.ned）和附件文件夹，保持附件文件夹与数据库文件相对路径不变，这样我们就拥有了自己的个人电子图书馆。

笔记 NoteExpress的笔记功能用来记录科研心得、论文草稿等瞬间产生的隐性知识，并与某条题录建立链接，在阅读题录时可以方便的查看以前对于该文献题录的心得体会。

右击笔记对应的题录，进行“新建笔记”“编辑笔记”“删除笔记”“链接到题录”等操作；双击题录，同样可以编辑笔记，窗口中有一个“插入到word”按钮，可以方便地把笔记插入到word中。

自动引文标注 通过笔记的链接找到并选中题录，利用word插件做参考文献索引。单击笔记详细信息列表中的【题录】按钮，双击笔记链接的题录，打开编辑题录窗口，单击窗口右侧的【文件夹】按钮，双击题录所在的文件夹，即选中了笔记对应的题录，然后切换到word，单击【插入引文】按钮，再单击【格式化参考文献】按钮，选择输出样式。

选中数据库目录树下的“笔记”，单击主菜单的【文件】->【导入笔记】，将导入的笔记保存到该文件夹。NoteExpress支持三种格式文件的导入：TXT（含unicode），RTF，HTML。再者，与当前笔记相关的全文、题录、网址甚至影像资料等，都可以通过添加附件的方式来组织和管理。

文献入库 检索功能是NoteExpress获取、管理文献资源的重要途径，面对题录中保存的大量文献信息及笔记中保存的众多科研心得，利用检索功能可以快速获得。

选中数据库目录树下的“题录”或者“笔记”，在工具栏的检索栏中输入关键词，敲回车键开始检索；还可以选择主菜单【检索】，点击下一级子菜单【检索】，填写搜索条件，点击搜索界面上的“增加条件”按钮，可组合多个检索条件。

检索结果会保存在数据库目录树的“检索”->“最近检索”文件夹下，并自动形成以关键词命名的文件夹（如image）。如果要永久保存检索结果，就用鼠标将文件夹拖到“保存的检索”下。

“保存的检索”文件夹下的内容可以自动更新，未来获得的文献题录中有符合检索条件（如image）的会自动在该文件夹下显示。此功能使科研人员在以后查阅某一专题时只关注“保存的检索”就可以了，这也体现了NoteExpress文献管理的强大功能。[2]

主菜单的【检索】->【高级检索】，在增加了多个检索条件后，会在“条件组合”框下显示“条件_1与条件_2与条件_3”，点击“与”会出现一个列表框，选择逻辑词“与”、“或”。按下鼠标左键，选中“条件_1与条件_2”，松开鼠标左键会自动弹出一个括号，点击该括号将括号添加上去，即实现了用复杂的逻辑关系将检索条件更精确地表示出来。在窗口的左下角有【保存到检索历史】按钮，点击此按钮将检索结果保存到“最近检索”中。

过滤器 对每个来源的数据，按照它的自身格式制定的规则，是过滤器。针对不同的数据库，NoteExpress都有对应的过滤器。

通过维普、万方、CNKI、PubMed、ProQuest等数据库检索到文献，保存题录文件（*.net），再使用过滤器批量导入题录数据。在“导入题录”对话框选中“来自文件”，添加上题录文件（*.net），在“当前过滤器”栏选择NoteExpress过滤器，完成导入，否则，会出现“没有找到匹配记录，请确认您选择了正确的过滤器！”的提示。

如果不保存题录文件，而直接从检索结果导入题录数据，在“导入题录”对话框中自动选中“来自剪贴板”，“当前过滤器”栏必须选择和文献数据库对应的过滤器，完成导入。

其它文献数据库的导入方法可参考NE支持论坛中“各大数据库导入NoteExpress教程汇集”[3]。当没有找到匹配的过滤器时，可以自建过滤器或者从网上下载并导入，也可以通过NoteExpress@163.com从开发商获得技术支持。

3 小结

NoteExpress作为一款文献管理软件，除了上述数据库中题录、笔记、检索、过滤器等功能，还包括很多人性化的设计功能，比如，主菜单【工具】->【查找重复题录】，查找重复题录并快速删除，以避免浪费数据库物理空间及给文献管理带来不便；另外，不同文献对科研工作的重要程度是不同的，利用NoteExpress的“标识”功能，选中题录右击，选择【标记】，标识文献题录的不同。

NoteExpress在应用中得到了广泛的好评，有效实现了文献资源的管理，辅助word进行论文参考文献的插入，促进了科研成果的交流。相信它将不断完善文献管理功能，在未来的科研、教学、学习中发挥越来越重要的作用。

参考文献

[1]谢奇，李立立，关中玉，等.NoteExpress：中文科技文献管理的绝佳助手[J].科技文献信息管理，2007（3）：18-21.

[2]刘爱原.建立个人的参考文献数据库[J].现代情报，2007（3）：134-136.

[3]各大数据库导入NoteExpress教程汇集[EB/OL].http：//www1scinote1.com/supportcn/cgi-bin/topic_show1cgi？id=390&h=1&bpg=1&age=01