关于完善房产档案信息查询的研究

李萍

摘 要：房地产档案信息是进行房地产权属登记、房地征税和房产交易等工作的必要信息依据，是整个房地产管理的基础。因此，提高房地产档案管理水平，完善档案信息查询制度，是档案工作者必须面对的课题。通过介绍房地产权属档案信息的重要性，提出了完善档案信息查询的具体措施。

关键词：房产档案信息；产权信息；信息查询；制度完善

中图分类号：F293.33 文献标识码：A 文章编号：2095-6835（2014）03-0096-02

1 概述

随着社会经济的不断发展和城市化建设的不断加快，房地产产业经济活动越来越活跃，为此，关于房地产权档案信息的资讯也就频繁出现在大众的视野中。房地产档案是除房地产权属证书外法律认可的、确认房地产权利归属、鉴证房地产权属处置的唯一有效证明，是重要的法律依据。现对完善房地产档案信息查询进行分析研究，提出相关查询问题的解决方案，以满足公众对档案利用的需求。

2 房产档案信息在社会生活中的作用

房地产档案关系到人民群众的切身利益，特别是近几年来，国家为了确保房地产市场可以健康有序发展，实行了一系列宏观调控政策和惠民政策，涉及房贷、税收、享受保障性住房资格、孩子入学、户籍管理等各个方面，档案信息查询量倍增，房地产档案的社会作用受到广泛的关注。

2.1 是解决民事纠纷的原始依据

随着社会经济的发展，因房产问题引发的民事纠纷日益增多，并且由于房产所有权性质的多样化，导致了产权结构的多元化，房地产纠纷呈逐年上升的趋势。近年来，在解决因房产问题引发的民事纠纷过程中，房产档案管理部门主动为公安、司法和检察等部门提供查询服务，为国家和个人挽回了大量财产损失，切实维护了集体和个人的权益。

2.2 是推进城市建设的重要依据

近些年来，许多城市都开展了大规模的城市改造，特别是一些老城市的老城区，急需拆除低矮破旧的旧楼房和平房，这不仅是为了改善市民的居住条件，更是为了改变城市容貌。在这项工作中，政府的投资力度并不是很大，往往是由房地产开发企业进行商业运作。开发商在运作每一个项目时，都会进行调查，摸清拆迁范围内的房产底数，以便进行成本核算，然后再进行方案设计。这时候，开发商就必须要到房产档案管理部门进行调查，同时办理拆迁冻结手续，确保拆迁工作顺利完成，为政府和有关部门进行拆迁安置、物业管理和房地产开发等提供依据，也为推进城建重点工程建设扫清障碍。

2.3 息是推动民生工程建设的直接依据

在国家宏观经济政策调控中，房产档案管理部门可为群众享受购房补助、廉租住房补贴、取得经济适用房购房资格和减免税费等出具查询结果，复印房改房协议书和上手税票等资料；为群众解决家庭房产纠纷、遗失补办房产证、顺利开展各类经营、子女入学报名、异地购房等现实问题出具权属证明，满足群众的各项需求，解决群众的燃眉之急，保障权利人的合法权益，切实发挥民生档案的作用。

3 提高房产档案信息查询能力的必要性

随着社会公众对档案利用需求的不断扩大，房产档案查询的内容和方式也随之发生着变化，不可避免地会出现种种问题，亟需解决。

3.1 查询出证环节易出现的问题

近年来，房产档案部门利用馆藏档案出具证明，这在广大群众解决户口、工龄、工资、土地纠纷、减免税费、贷款和申请保障房等问题中发挥了不可替代的凭据作用。但是，其中一部分人看中了档案证明的这种独特作用，想方设法骗取证明，造成了非常恶劣的社会影响。这种现象充分说明现行的出证制度并不健全，特别是出证审核程序很不完善。这就提醒我们，应当不断完善档案馆出证程序，以规范出证行为，保证档案证明的真实性。

3.2 查询工作带来的法律责任问题

随着物权法的出台，对个人财产的保护摆在了房产档案人的面前。近几年来，国家先后出台的《城市房地产权属档案管理办法》《房屋权属登记信息查询暂行办法》《物权法》和《房屋登记簿管理试行办法》等都对档案查询进行了明确的规定。它们都规定，登记部门有对外提供房屋登记信息的责任和义务。但是，不容忽视的是，房屋登记信息里面的很多内容都属于以上法规规定的范畴：身份信息和房产拥有数量属于个人隐私，军产属于国家秘密，很多企业房产属于商业秘密，此类信息一旦从房屋登记部门泄漏出去，那么，房屋登记部门就要承担法律责任，严重者可能会被刑责。

3.3 可查询房产信息存在担负法律责任的风险

例如，权属登记部门的工作人员受人之托，随意查阅他人的房产档案，并向社会透露；个别机关执法人员，以公事、保密为由，不出具单位公函，随意调阅；律师以代理为由，在未取得法院立案文书时，要求取证；不提供具体座落，只提供产权人姓名，大海捞针式的摸查；企事业单位在福利分房时，要求提供本单位职工房产状况等。

4 建立房产档案查询制度的设想

房屋登记信息是允许有条件地进行查询的，并且对于公、检、法等国家权力机构也允许以姓名索引的模式进行查询。实际上，这就是档案查询的分级——等级不同，需要提供的内容也不同。这个制度目前在房屋登记部门基本能够执行，但在内部管理方面却存在漏洞，容易形成信息泄密。因此，笔者认为，房屋登记信息内部管理应该和对外查询一致，在完善管理措施的基础上，应建立分级管理制度。

4.1 完善管理制度

完善管理制度主要包括以下几个方面：①要加强对档案管理人员的教育培训，使其具有强烈的责任心，明确岗位职责；增强档案管理人员的保密意识，要让工作人员认识到泄漏信息造成的后果和可能会产生的危害；建立登记资料内部利用管理制度，明确利用登记资料的条件和申请程序，严格按照规章制度进行档案工作的管理和查询。②出台内部资料查询操作手册，对涉及身份信息、用姓名索引等查询的要严格操作程序，从思想上加强重视，在制度上加强管理。③在证明出具等环节，要实行双人审核制度，保证档案管理工作的规范化。

4.2 树立风险意识

房产档案管理部门应主动与税务、银行等部门密切联系，根据利用者的要求和档案利用的特点，规范查询程序和流程，健全、完善档案查阅制度。有针对性地制订档案风险防范措施，对档案工作人员开展思想政治教育和职业道德教育，杜绝因人情关系带来的对档案工作的不良影响，切实保障档案利用者的合法权益。

4.3 强化管理措施

要确定馆藏档案的可利用范围和利用程度的划分，使属于可利用范围内的档案确实能够被利用。对于司法、纪检等部门办案必须调阅不可利用档案的，必须经上级主管部门审批同意后才可调阅；对于必须提供实物档案的，档案馆要派专人调阅并陪同查阅。在归还档案时，还要逐页逐字地与电子档案进行认真核对。加强查阅室建设，例如可以安装摄像头，防止涂改、损毁档案原件的情况发生。档案证明资料出具应按专人调档、手工填写、经办签字、印鉴归口和领导审核的程序进行，做到有据可查，确保从根本上消除管理漏洞。

4.4 设置查询权限

房产信息系统的建设，让不同人员拥有了不同的权限，数字签名等模式终将会走上历史的舞台。登记部门可以依托数字信息系统的优势，对权限进行限制分级，例如明确规定能够利用姓名进行索引或是能进行模糊检索的必须是档案管理人员，并且要明确范围，将权限责任落实到具体的操作者，做到权责一致；对于非档案管理人员，要求其必须提供身份证件、座落或产权证号等内容，否则不允许进行模糊检索。

4.5 建立利用“痕迹”

对于登记资料的泄漏，如果仅仅从制度和查询人员自身约控上入手，是无法从根本上解决问题的，所以，必须要有严格的监督手段。在业务系统中形成资料利用日志就成为了重要的环节。在什么时间点、哪些人员对哪些内容进行了读取，就成为必须留存的关键。档案证明的出具，建议选用自动生成的模板，因为这样出具证明的时间点就可以精准到分，可以首先解决人为因素的影响，另外就是可以利用留下的“痕迹”追责。

5 结束语

综上所述，我们必须要高度重视房地产档案的管理，提高房地产档案的信息化查询能力，加强专业人才的培养和培训工作，为百姓提供更加便捷、高效的档案服务，以此促进经济社会的快速、健康发展。

参考文献

[1]郭大明.房产档案查询、利用收费问题探讨[J].黑龙江档案，2011（01）.

[2]智璐璐.房屋产权档案分类法之比较研究[J].档案管理，2012（05）.

〔编辑：曹月〕