每日会议筹备工作推进

□北京迪智成企业管理咨询有限公司 杨勇

会务组成立后，每天要召开一次碰头会，检验工作进度、完善工作细节。为了使会议筹备工作推进一目了然，需做一份《会议筹备工作推进表》，并按每项工作完成时间先后进行排序。

每日碰头会的工作要点：

首先，明确工作进度。明确工作进度的意义在于，让会务组人员清楚了解第二天的工作重点是什么，由谁来负责，以方便组长调配人力物力。根据经验，贯穿始终的有客户邀请名单、人员分工表、制作物料等，如需要邀请政府官员参会的话，官员的邀请名单的确定也需要会务组反复讨论确定。

其次，处理筹备过程中存在的问题和异议。针对会议筹备过程中存在的问题及时提出并解决，如会场费用调整、会场对宣传物料摆放有特殊要求等等，不要把问题拖到最后希望一起解决。

再其次，对相关文案进行“头脑风暴”。会务组人员对已经完成初稿的演讲类文案各抒己见，力求演讲稿内容更简洁、更贴近会议、更易打动客户。

最后，客户邀请话术演练。凡是参与客户邀请的所有人员必须登台演练。话术的演练课采用情景模拟来实现，上台演练前，先将业务人员按照两个人一组进行分组，分别模拟业务人员及客户。本组人员上台演练时，市场部经理及其他业务代表作为观众，从意思表达、体态语言、流利程度等方面衡量话术是否合格。合格者当天不再上台演练，不合格者，待其他业务人员演练完毕后再次上台。

一般来说，经过4到5次上台演练之后，可做到脱稿流畅。对营销人员而言，演练话术不仅仅是简单的对话表演，在增加登台经验、提高个人演讲水平上也有很大的帮助。

如果需要制作会议视频资料，还需编制《视频资料制作脚本》，会务组人员安排分工，将营销人员拍摄的视频片段进行整理分类，最后依据脚本制作。