论高校教学秘书的多重角色共融和胜任能力构建

福建华南女子职业学院 陈蓓荔



论高校教学秘书的多重角色共融和胜任能力构建

福建华南女子职业学院 陈蓓荔

高校教学秘书作为院系教学管理人员，在贯彻执行学校和院系的教学计划，组织安排教学活动，连接学校教务工作与院系教学工作中发挥着重要作用。教学秘书队伍业务能力与工作效率的高低，不仅直接影响学校的教学运行和教学质量，还关系着学校的办学效益和可持续发展。因此，必须选拔有事业心责任感、业务能力强、踏实肯干的管理人员充实高校教学秘书队伍。教学秘书也应当勤勤恳恳，兢兢业业，努力提高教学管理水平和服务质量。该文阐述了高校教学秘书的工作特点、职能作用、角色定位，分析了教学秘书队伍的现状及其存在问题，提出了努力构建教学秘书胜任能力的对策。

教学秘书 管理服务 角色共融 能力构建

在知识经济时代，随着我国高校办学规模迅速扩大，专业方向不断拓宽，学生人数成倍增多，高等教育已由精英教育向大众教育转变；同时高校教学管理事务更加繁重复杂，教学秘书工作也向管理与服务并重转变。教学秘书管理能力和服务水平的高低，不仅直接影响学校的教学运行和教学质量，还关系着学校的办学效益和可持续发展。如何建立健全一支素质高、能力强的教学秘书队伍,改进完善教学秘书的管理模式与服务方法，是高校必须认真研究的重要课题。

1 教学秘书的工作特点

高校教学管理兼有学术管理和行政管理双重职能[1]，教学秘书只有明确岗位工作特点，才能得心应手地开展工作，顺利完成教学管理的各项任务。

1.1 教学管理的繁杂性

教学秘书工作涉及面广，涉及院系教学管理的各个方面，包括修订教学计划、预订教材书籍，编排教学课表、管理学籍档案等。工作内容繁杂、琐碎，工作量大，包括整理资料、处理公文、传递信息、提供设备等。教学秘书工作必须认真细致，严谨周密，面面俱到，有条不紊，每项工作才能顺畅进行。如果工作稍有不慎和疏忽，就会出现遗漏或失误，影响正常的教学秩序。

1.2 教学管理的时效性

教学秘书工作繁忙，责任重大，应当分清每项工作的轻重缓急，有计划、有条理、有步骤地进行。各项工作如收发文件、调整课程、通知开会，都要按部就班，环环相扣。教学秘书的工作性质决定了教学管理的高时效性。为了及时完成工作，有时需要加班加点，超负荷运转。如果工作稍有拖拉和延误，就会影响教学运行的连续性，甚至造成教学事故。

1.3 教学管理的原则性

教学秘书置身于繁忙的工作环境，总是难免遇到各种各样的矛盾。在处理疑难的问题和复杂的纠纷时，“既要维护学校的权威和规章制度的严肃性，又不失公开、公平、公正的处理方式。”[2]所以，教学秘书的责任心与教学管理的原则性必须统一，自始至终都要严格按照学校规章制度办事，实事求是，公正、妥善地解决难题，做到有章必依，令行禁止。

2 教学秘书的职能作用

2.1 教学秘书首先是管理者

教学秘书最基本的角色是教学管理。教学秘书负责处理院系教学事务，实施教学常规管理，包括教学计划管理、教学运行管理、教学质量管理和教学档案管理等，其主要职责是保证学校教学运行井然有序。教学秘书应当优化配置教学资源，精心安排教学活动，严格管理教学质量，通过合理的组织形式、科学的管理方法，使教学计划达到预定目标。因此，教学秘书首先是以科学管理者的角色来定位的。

2.2 教学秘书又是服务者

教学秘书必须奉行“为教学服务，为师生服务”的宗旨，扎扎实实做好后勤保障工作，为教师授课和学生学习提供全方位的支持。教学秘书只有将服务寓于管理之中，才能使教学管理工作有的放矢，落到实处。因为管理的最终归属就是服务,而且服务体现得更具体、更直接[3]。所以，教学秘书应当任劳任怨，将管理工作建立在全心全意为教学服务的基础上，为广大师生排忧解难。

2.3 教学秘书还是联络者

教学秘书是连接学校教务工作与院系教学工作的桥梁和纽带。高校院系上联学校的各个职能部门，下接基层的教学单位教研室。教学秘书联系对象广泛，要在学校与院系之间、领导与教师之间、教师与学生之间，做好各类具体事务的沟通协调工作，既将学校政策制度规章和教学活动信息传达给全体师生，又将教师、学生对教学工作的意见和建议反馈给院系领导，才能全局疏通，上下一致。

教学秘书的工作性质特点决定了自身应具备三重角色:管理者、服务者和联络者,而这三种角色必须有机统一、融为一体。

3 教学秘书队伍建设存在的问题

3.1 高层次人才偏少，专业知识结构不合理

教学秘书是高校各项教学政策、制度的具体执行者。要保质保量完成各项工作任务，教学秘书应当具备专业知识技能和良好的职业素养。目前，高校教学秘书多为本科学历，高学历人才较少，整体队伍素质不高；在知识结构方面，大部分教学秘书没有学过教育管理学，所学专业与工作岗位不对口。

3.2 队伍不稳定，转岗离职多

目前，高校教学秘书队伍不稳定，主要表现在教学秘书对本职工作满意度较低和流失率较大两个方面。由于工作繁重、待遇偏低、提升空间不大，多数教学秘书不愿意继续从事教学管理工作，有转岗或离职倾向，教学管理人才流失较为严重。

3.3 缺少业务培训，知识难以更新

从高校实际情况看，大部分教学秘书由于工作繁忙，参加业务培训的机会很少。有些教学秘书虽然接受过培训，但多为短期单一的知识培训，培训内容缺乏系统性，专业知识结构难以更新。其主要原因在于学校教学秘书培训制度缺失，没有制定完整的培训计划。

3.4 科研、创新能力不强

科研创新能力强弱是衡量教学秘书管理工作效率高低的标志。目前，高校教学秘书队伍的整体科研创新能力薄弱，大部分教学秘书没有科研成果。少数教学秘书虽然参加过科研项目，但研究课题层次低，创新形式单一，科研成果水平不高。教学秘书缺少科研时间，申请科研课题和经费难，严重削弱了教学管理队伍的科研创新能力。

4 教学秘书的能力构建

教学秘书只有不断提升综合素质、业务水平与创新能力，才能掌握教育教学规律，适应高校教学管理的新变化和多样性，圆满完成教学管理的各项工作。

4.1 强化综合素质

教学秘书的综合素质要求是多方面的，既包括政治觉悟和道德修养，还包括教育学、心理学、高校管理学、秘书学等基本理论知识。其他则包括：与管理工作相匹配，具备组织协调能力，善于沟通，协调好各个部门单位的关系；具备综合分析能力，利用各种信息,反馈相关问题,提出应对措施；具备统筹兼顾能力，顾全大局，统筹规划，合理安排。

4.2 提升管理水平

教学秘书既不能习惯于办公室文件、信息的“上传下达”,也不能沉溺于诸多行政事务和会议之中难以自拔，而要深入教学第一线,积极开展调查研究，认真听取教师和学生对教学管理工作的意见和建议，切实做好教与学的衔接工作。教学秘书应当结合院系的教学管理工作实际,有目的、有重点地探索教学活动多个点面具有共性的问题,总结经验，扬长避短，从而提高管理水平和工作效率。

4.3 培养创新能力

教学秘书工作既要有主动性、又要有开拓性、创造性[4]。教学秘书的创新能力主要有三个方面：一是工作制度创新，从管理体制和运行机制上进行改革，使教学管理工作制度化、规范化和科学化。二是工作方法创新，因地制宜，因势利导，创新行之有效的科学方法，提供智商性服务。三是工作手段创新，掌握办公自动化技能，实现网络化办公，促进教学管理工作的信息化，提升教学管理工作的高效率。

4.4 当好参谋助手

教学秘书接受高校教务处和院系主任双重领导，担任院系教学管理日常工作，是高校教务处和院系主任的参谋助手。教学秘书应当领会院系领导决策意图，积极协助领导处理教学管理事务。在院务会决定颁发实施后，教学秘书就有办理、检查、督促、落实的责任和义务，按时完成各项任务。教学秘书还要深思熟虑，多谋善断，将对教学工作有用的、可行的、急需的信息或建议及时提供给院系领导，为领导正确决策提供真实可靠的依据，并在自己力所能及的范围内为领导出谋划策。

5 结束语

综上所述，高校教学秘书工作在学校教学管理中发挥着不可或缺、不可替代的重要作用。在高等教育制度全面深化改革的今天，高校教学秘书管理工作面临崭新的机遇和系列的挑战。教学秘书应该顺应社会巨大变化和高校飞速发展的形势，强化服务教学和师生的意识，不断提高综合素质能力，具备求实作风和创新精神，以积极探索教学管理新路为主线，以全面提高教育教学质量为目标，健全专业、有序、高效的教学管理体系，真正实现高校教学管理的科学化、规范化、制度化，为促进我国高等教育事业的可持续发展作出新的贡献。

[1] 张海庆.高校教学管理业务流程再造与优化研究[D].济南:山东大学, 2010.

[2] 郑啸虹.论高校教学秘书的角色定位和素质[J].现代经济信息, 2012(3):321.

[3] 周鉴.新时期高校教学秘书工作初探[J]. 人力资源管理, 2010(3):66.

[4] 杨春艳.浅析高校院系教学秘书的角色定位及素质要求[J]. 教育教学论坛, 2012(35).