论秘书工作的悟性

李 霞

（中国重汽集团大同齿轮有限公司，山西 大同 037305）

当今社会分工越来越细，生活节奏也越来越快。在科技含量和管理水平越来越高的环境中，秘书要有效地做好工作，单凭良好的职业技能和熟练的工作技巧是不够的，还必须讲究工作艺术和管理方法。因此，秘书在工作中显示出的悟性越来越决定工作的成败，如何提高秘书的悟性已经成为许多组织急需解决的问题。

1 秘书悟性的内涵

悟性是一种能力。根据秘书的工作性质和特点，秘书工作的悟性指秘书在“办文”“办公”“办会”过程中，表现出来的充分领会工作事理的能力，能充分发挥自己的才能，既把工作做得遵章守法，又使领导满意、大家认同的一种良好的内在素质。

通俗来讲，秘书工作的悟性是建立在一定工作经验的基础上积累而成的较强的沟通和执行能力、解决突发事件的能力、优秀的外联和公关能力，以及高度的团队合作精神和责任感。

2 秘书悟性的具体体现

良好的悟性是秘书能力的综合体现，具体体现在秘书的观察能力、认知能力、表达能力、应变能力、办事能力等方面。这些都需要秘书在工作实践中加以培养和提高。

2.1 观察能力

观察能力，是指秘书在工作中有意识地进行信息捕捉的能力，具体表现为观察的目的、观察的对象、观察的重点、观察的敏锐性和观察力的升华。秘书部门的特定地位和工作性质决定了秘书人员应具有较强观察能力的重要性和特殊性。良好的观察能力包括明确的目的、宽阔的视野、敏锐的思想和深刻的认识。

2.2 认知能力

认知能力，是指秘书听懂、理解和记忆他人说话的能力。秘书要接受领导的指示，要记录会议的发言，要接听联系工作的电话等，这些都需要具有较强的认知能力。良好的认知能力包括听懂、理解和记忆3个环节。听懂是理解和记忆的基础，要听懂和掌握言谈的基本思想和重点。核心是理解，要理解谈话的实质和明确谈话的目的。重点是记忆，只有通过记忆，才能将谈话的内容在自己的头脑中保留下来，以便开展下一步工作。

2.3 表达能力

表达能力分为口头表达能力和文字表达能力，这都是秘书需要具有的基本功。口头表达能力表现为口齿清楚、语言简洁、条理清晰、含意明确以及正确敏锐的语感。它是一种用口头语言来表达自己的思想、情感，以达到与人交流的目的的能力。口头语言比书面语言起着更直接的、更广泛的交际作用。文字表达能力也就是文字水平的能力。运用语言文字阐明自己的观点、意见或抒发思想、感情的能力，是将自己的实践经验和决策思想，运用文字表达方式，使其系统化、科学化、条理化的一种能力。文字表达能力的提高，不是一蹴而就，只有下决心、有毅力、勤读书、坚持不懈、不断努力，才会达到成效。

2.4 应变能力

应变能力，指自然人或法人在外界事物发生改变时所作出的反应，可能是本能的，也可能是经过大量思考过程后作出的决策。应变能力是当代人应当具有的基本能力之一。在当今社会中，我们每个人每天都要面对比过去成倍增长的信息，如何迅速地分析这些信息，是人们把握时代脉搏、跟上时代潮流的关键，这都需要具有良好的应变能力。

2.5 办事能力

办公室集事务和政务于一身，工作的综合性、专业性很强，如何应对突变情况、处理复杂矛盾、解决困难问题，全靠办公室的集体智慧和个人才智。我们要善于在具体事务中挖掘规律，在特殊事务中增长经验，在重大事务中提升水平，要强化政务、办好事务、做好服务。

3 如何提高秘书工作的悟性

随着社会竞争的加剧和组织职能的加强，秘书工作所面临的变化和压力与日俱增，努力提高自己的悟性，将有助于工作效率的提高和组织目标的顺利实现。

3.1 勤于学习，善于改变自己的思维定势

通常情况下，经验和习惯都很容易在人们的思维活动中造成一种定势，产生妨碍思维活跃的惰性。面对纷繁复杂的办公室事务，应该勤于学习，接触和了解办公室管理各方面的知识和业务，能够用理论支撑实践，在学习中改变陈旧观念，接受新事物，一件事情求多种解决方法，改变自己固有的思维习惯，许多棘手问题就能迎刃而解。

3.2 扎实工作，综合考虑工作安排

设身处地地从宏观角度思考全局工作，从大的方面理解领导的意图，这就要求能够做到局部利益服从全局利益，兼顾公平与效率，实事求是地研究问题，以人文精神渗透到辅助管理的过程中。

3.3 积极主动，提高随机应变的能力

办公室工作的最大特点就是突发性事件很多，许多事情不到最后一刻随时都在发生变化，这就要求工作人员积极主动地应对突发事件，根据新问题，采取新对策。此外，随着工作阅历和工作经验的增多，要根据客观因素灵活机动、不慌不忙地采取相应对策。

3.4 加强修养，提升意志和品位

秘书的悟性主要表现在秘书对领导工作的难处、痛处的认识和理解。秘书在处理事情时，要有高度的原则性和灵活性。一个优秀的秘书，在原则问题上，要有坚强的意志、执着的追求、百折不挠的勇气和不达目的不罢休的毅力。在达到目标的过程中，要有高超的工作艺术和工作策略，既追求目的，也讲求方法和手段。

4 现代职业秘书的新要求

21世纪已经进入了网络时代，瞬息万变的社会充满着挑战，这都对秘书人员的工作技能提出了新的要求。概括起来，新的历史条件下的秘书人员需要从以下几个方面来提高自己的职业技能。

4.1 多元化才能

现代社会对于秘书人员的要求是全方位的。首先应懂得英语，熟悉一国甚至多国语言，具有一定的语言处理能力和计算机技能。其次，还要具备所从事的特定行业的专业技术知识。因此，平时注意知识的积累和储备就显得非常重要。

4.2 出色的组织能力和控制能力

秘书应当是一个组织者，要在各种会议和活动中作出计划，并做好督查落实。同时，需要应付一大堆的工作日记、计划表、文件和电子档案，需要能够把握和控制各种复杂的局面。

4.3 完美的沟通能力

要做一个21世纪合格的秘书，应该具有出众的沟通能力。秘书需要和领导、同事以及客户打交道，要协调企业内外部的关系，这些都依赖于良好的沟通能力作保证。

4.4 获取新知识的能力

现代社会知识更新的速度超过了以往任何一个时代，要想做好自己的工作，在激烈的竞争中赢得主动，就必须通过继续深造来不断增长知识和提高技能。特别是在办公技术方面，需要跟得上计算机和现代通信技术应用的发展步伐。

4.5 团队合作的能力

团队合作能力也是21世纪秘书人员需要重点强调的。在当今社会，没有一个人能够完全脱离群体取得成功，而秘书人员是社会组织中处于特殊位置的一个角色，他们需要通过自己的努力，帮助领导为组织构建起一个强有力的团队，同时要督促团队努力工作，最大限度地发挥团队的潜力。

5 结束语

随着信息技术的发展和组织内部领导职能的进一步加强，办公室秘书所担负的工作日趋繁重，这就对秘书工作的悟性提出了更新的要求，要求他们具备较高的职业道德修养、足够的知识技能储备、健康和谐的心理素质。工作中主动领悟领导的意图，设身处地地从宏观思考遇到的问题，从而成为领导的得力助手。

[1]王来兴.有效提高办事能力[M].北京：地震出版社，2007.

[2]刘玉明.新形势下如何做好办公室工作[J].现代企业教育，2009（4）：134-135.